2018年05月09日(水) 更新

引き継ぎの挨拶メールの作成ポイントと例文3つ

引き継ぎを行う際にメールを活用する利点とは

担当が自分に変わった事を他会社のお客さまへ引き継ぎを伝える際は、メールで行うのが主流となっています。以前では手紙で他会社のお客様へ引き継ぎを伝えるという方法もありましたが、コストも時間もメールの方が優れています。

手紙のようなスペース制限がなく自由に書けるのが利点

ビジネスメールは、自由に内容を書きたいだけ書くことができて、手紙のスペースのような制限がありません。メールだからと言って、記載する引き継ぎについての内容が変わるわけではないのです。

引き継ぎのメールでは、自己紹介をしてビジネスセンスをアピールしましょう。ビジネスマナーを踏まえた引き継ぎメールでの自己紹介の書き方例を紹介しますので、参考にしてください。

人の出入りが多くて担当引継ぎが頻繁に起こると嫌になることも

会社の環境や業界によっては、人の出入りが多くなることがあります。人の出入りが多くなると、業務や担当の引継ぎなどが頻繁に行われます。その引継ぎの多さに嫌気がさした場合は、転職を考えてみてはいかがでしょうか?

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挨拶メールは初めての場合でも「お世話になっています」が基本

ビジネス上のやり取りとして、引き継ぎの挨拶が他会社のお客様へ初めて送るメールであったとしても、相手とは個人でのお付き合いではありません。そのため、初めてのメールだとしても、「お世話になっています」という言い回しがビジネスマナーとして一般的。

引き継ぎなので、担当が変わっても変わらないお付き合い、もしくは、ますます深いお付き合いを願うはずです。言葉のニュアンスで、損をしないようにしましょう。

初めての相手でも要望や意見をしっかりと聞くのが大事

他会社のお客様へ、ビジネス上のやり取りとして引き継ぎの挨拶メールを送る際には、社交辞令的に書く場合と、具体的に相手へリアクションを求める場合があります。そして、引き継ぎの挨拶の際は、相手に要望や意見を聞くチャンスだといえるでしょう。

社交辞令的に書くと、担当が変わったとしても印象に残りません。具体的に加えて要望や意見を聞くと、相手もリアクションをしやすくなります。その際は、もちろん言葉のニュアンスに気を付けましょう。

引き継ぎメールを送ったら基本的には直接訪問をしよう(会社の方針が訪問型では無い場合は例外)

他会社のお客様へ行う引き継ぎの挨拶は、アポイントを取って伺う前にまずメールでお知らせしましょう。先方に不安感を与えないような対応をするのがビジネスでは必須になります。

ビジネスは時間との勝負でもありますので、引き継ぎでもたもたしている場合ではありません。引き継ぎの挨拶は、一度ビジネスメールをしてから、電話などで直接訪問につなげていきましょう。

先方と予定が合わない場合は「とりいそぎメール」をする

何度電話しても、なかなか先方と予定が合わない場合があります。そんな時は、ビジネスメールで、「とりいそぎ」連絡してしまいましょう。必ずしも予定通りに、引き継ぎの挨拶ができるとは限りません。いそがしい先方にとっては「とりいそぎ」でメール報告しておくと、一安心です。

ビジネスマナーを守った引き継ぎメールの例文

では、ビジネスマナーをまもった、引き継ぎメールの例文を紹介します。
引き継ぎメールを先方に送る際は、例文を参考にしてください。

引き継ぎメールの例文

引き継ぎメールの例文①

タイトル:担当者変更のお知らせ

平素より大変お世話になりまして厚く御礼申し上げます。
△△株式会社の福山と申します。
この度、貴社のご担当を□□より引き継がせて頂くこととなりました。
今後ともよろしくお引き立てのほど、お願い申し上げます。
後日あらためまして、ご挨拶させて頂く所存ではおりますが、まずは書面にて挨拶とご連絡をさせて頂きました。
上記につきまして、何卒よろしくお願い申し上げます。
■新担当者 事業開発部 MM
■旧担当者 事業開発部 SS

△△株式会社 事業開発部 MM KK
〒xxx-xxxx
東京都○○区△△ 2F
TEL:03-xxxx-xxxx(直通) 03-xxxx-xxxx (代表)
FAX:03-xxxx-xxxx

引き継ぎメールの例文②

引き継ぎメールの例文②

タイトル:担当者変更のお知らせ

○○○株式会社 営業部 玉木様
日頃大変お世話になっております。
△△株式会社、事業開発部の有村でございます。
さて、貴社を担当させて頂いておりますが、 来月○月○日付で○○○支社に異動となり、 新任として、福山が担当させて頂くこととなりました。 これまで貴社にご指導をいただいておりました担当者の交代で 貴社にご不便、ご迷惑をおかけしないよう、 万全の引き継ぎを行う所存でございます。
何かと至らぬ点も多いと存じますが、 お引き立てを賜わりますようお願い申し上げます。
とり急ぎのご報告、メールにて失礼いたします。
■新担当者 事業開発部 福山
■旧担当者 事業開発部 有村

△△株式会社 事業開発部 有村 蟹身(アリムラ カニミ)
〒xxx-xxxx 東京都○○区△△ 2F
TEL:03-xxxx-xxxx(直通) 03-xxxx-xxxx (代表)
FAX:03-xxxx-xxxx

引き継ぎメールの例文③

引き継ぎメールの例文③

タイトル:担当者変更のごあいさつ

○○○株式会社 営業部 藤原様 △△株式会社、事業開発部の有村です。
平素は格別のお力添えをいただき、厚くお礼申し上げます。
貴社担当者の移動についてご連絡いたします。
これまで貴社を担当させていただいた○○は、○月○日付で 円満退社いたすことになりました。 長年のご厚情に対し、○○ともどもご深謝申し上げます。
同日付で後任といたしまして、弊社事業開発部の福山が、 あたらせていただくことになりました。
前任の○○同様、よろしくご指導ご鞭撻を賜りますよう、 お願い申し上げます。
近日中に本人ともどもご挨拶に伺う予定であります。
その節はよろしくお願い申し上げます。 まずは、取り急ぎお知らせまで。

有村 蟹身(アリムラ カニミ)
〒xxx-xxxx 東京都○○区△△ 2F
TEL:03-xxxx-xxxx(直通) 03-xxxx-xxxx (代表)
FAX:03-xxxx-xxxx

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引き継ぎの挨拶メールは例文を参考にビジネスマナーに気を付けよう

引き継ぎの挨拶メールを送る際に気をつけたいビジネスマナーと例文を紹介しました。転勤や異動になった際は、必ずお客さまに対して引き継ぎの挨拶をするのが、ビジネスマナーです。その際は、初めに挨拶メールを送り、そのあとお客さまの会社へ直接訪問するのがいいでしょう。
そして、先方となかなか連絡が取れない場合は、とりいそぎメールするといいですので、今回紹介した例文を参考にしてください。

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