2016年11月29日(火) 更新

歓送迎会の主賓へ案内メールを送る際の注意点と例文

歓送迎会は主賓の都合がよい日に開く

歓送迎会の日程を確認するとき、主賓に出すメールはどんな内容にすべきでしょうか。確認する相手が歓送迎会の主役であるだけに、聞き方には注意しましょう。
歓送迎会を開くことが決まったら、主賓の都合のよい日程の候補を出してもらって、それから大体の予定を立てます。

日程や場所が決まったら出席者の前に主賓に確認のメールを送る

歓送迎会に主賓が出席できないのでは、歓送迎会を開く意味がありません。まず主賓の方が出席できそうな日程を口頭で確認し、それからその上司の日程を確認します。関係者全員の都合が合う日にするのは無理があるので、主賓の方優先で日程を組みます。
ある程度日程や場所などが決まったら、出席者に案内メールを出す前に主賓にその予定で大丈夫か、確認のメールをします。

主賓に送る歓送迎会の案内メールに会費の記載をすべき?

歓送迎会では、主賓からは会費をもらわないのが一般的です。
「主賓は会費無料です」という書き方は稚拙な感じがしますね。だからと言って何も書かず、何も伝えずでは相手に「会費はどうするの?」と余計な心配をされてしまう場合も。
特に今まで学生で割り勘が多かった新入社員は、歓迎される側であっても会費は払うかどうか迷うでしょう。では、案内メールには何と書けば良いのでしょうか。

主賓宛ての案内メールに会費は記載しない

歓送迎会の主賓が会費無料になるのはごく一般的です。特に「主賓は無料」と記載する必要はありません。
もしどうしても気になるようでしたら、主賓宛てのメールにだけ会費の欄に「ご招待」としておけば良いのです。または、聞かれた場合には口頭で案内するようにします。
相手が新入社員の場合は会費の徴収の場でも構いませんし「新入社員は無料」と但し書きを付け加えるだけでも大丈夫です。
会費の徴収が必要な人に送信するメールは、当然ながら歓送迎会の会費については記載すべきです。

歓送迎会の案内メール例文

歓送迎会の日時や会場が決まったら、出欠を集めたり会費を徴収したりと、色々な連絡を回さなければなりません。
主賓にはどんな文面のメールを出したらよいでしょうか。他の出席者と同じ文面では、なんとなく失礼に感じてしまう人もいるかも知れませんが、他の人にどんな文が回っているのかは案外気になるものです。ですから基本は同じ文面で大丈夫です。

主賓への歓送迎会の案内メールは他の出席者と同じ文面でOK

例えば歓送迎会の主賓が何人もいた場合、それぞれに文面を変えていたのでは幹事の仕事が大変になってしまいます。それに主賓の方もどんな内容でメールが回っているのかは、案外気になるものですので、全員一律で問題ありません。
とはいえ、大変お世話になった方であったり、役職が幹事の人よりも随分上の人の場合は、ある程度文面を分ける必要があるでしょう。

主賓に送信する歓送迎会の案内メールの例文

【例文】
○○(名前と役職)

役職を全うされてのご退職、まことにお疲れ様でございます。
部員一同、部長のご指導、豊富な知識に大変ありがたく存じております。
つきましては、○○(名前と役職)の第2のご出発にあたり、部員一同で感謝と慰安の意を込めまして、歓送会を催したく準備させていただいております。
お休みのところ、貴重なお時間を頂戴いたしますが、ぜひご出席いただきますようお願い申し上げます。

日時、場所は以下の通りでございます。

○○○○(詳細を記載)

よろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、部長のますますのご清栄をお祈り申し上げて、ご案内いたします。

歓送迎会の主賓に送る案内メールは例文を参考に注意点をおさえた文面を作成しよう

歓送迎会の主賓へ案内メールを送る際の注意点と例文について説明しました。
注意すべき点としては、最初は主賓から口頭で日程を聞き、ある程度案を作ってから、「この期間で都合のいい日を何日か出してもらえますか」というようにメールして返事をもらいましょう。日程が決まったら主賓をもてなす歓送迎会の場所と会費を決定。そして、最後は文面に注意してご招待のメールを出す。この一連の流れをしっかりと把握しておきましょう。

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