2016年11月29日(火) 更新

歓送迎会で招待状を送る際のポイントと文例

歓送迎会の招待状や案内状を送るときのポイントとは?

まずは歓迎会や送別会といった、歓送迎会の招待状や案内状を送るときのポイントを紹介します。歓送迎会の招待状案内状を出す相手は主賓と、ご招待で来ていただく方です。

日時や誰の歓送迎会か、誰が主催か、どこでやるかなどがはっきりわかるようにします。招待状・案内状は開催日直前ではなく、十分日時に余裕を持って出しましょう。メールや手紙で送ることが考えられます。メール・手紙どちらの場合も、マナーをしっかり守っていきましょう。

送迎会を開催する理由は簡素に書く!個人的な理由の場合は書かない方が良い

歓迎会や送別会といった、歓送迎会を開催する理由は「異動になります」「定年を迎えられて退社になりました」というように簡単に記載します。
ただ、「妊娠」「親の介護」といった理由は個人的すぎるので書かないように気をつけましょう。

歓送迎会の招待状や案内状タイトルの付け方とは?

会社内の歓迎会や送別会といった歓送迎会であれば、メールでも手紙でもビジネス文書の形式を踏むのが一番ですから、やはり招待状のタイトルが重要です。

案内状であれば、「ご案内」とすればいいとして、招待状はどんなタイトルにすればいいか迷うところですよね。堅苦しい依頼にするか、フランクな会へのお誘いか、出す相手にもよりますし、色々なパターンが考えられます。

「~へのご招待」「~ご出席のお願い」が一般的

歓送迎会への招待状のタイトルとして、一番シンプルなのは「歓送迎会へのご招待」になるかと思いますが、それ以外にも「社内歓送迎会へご出席のお願い」なども使えます。

相手が社外の人でしたら、「XX部主催新人歓迎会のお誘い」や「○○関連部署 人事異動に伴う歓送迎会へのご招待」というように、どうしてその人が招待されるのか分かるようにするのも良いでしょう。

書き込む内容によって「招待状」と「案内状」を使い分ける

歓送迎会への招待状のタイトルに「ご案内」という言葉を使ってもかまいませんが、ひとつ覚えておいてほしい事があります。

それは、案内状と招待状では書き込む内容が異なるという点です。招待状を出す場合、招待するわけですから、相手からお金をとりません。ですから、招待状には費用の欄がありません。しかし、案内状の場合は、参加者から参加費を受け取るので費用の欄があります。

会社によってはあまり招待状や案内状の差を気にしないところもありますが、目上の人を招待する場合にはできるだけ、案内状やご案内という言葉は使わない方が無難です。

歓送迎会の招待状や案内状の文例を紹介!

では、歓送迎会の招待状や案内状のポイントや、タイトルの付け方、案内状との違いを確認したところで、実際の歓送迎会の招待状や案内状の文例を見ていきましょう。
招待状・案内状の作成が終わったらしっかり見直しをするようにしてください。

歓迎会の招待状の文例

新入社員歓迎会のお知らせ

新年度を迎え、当社では〇〇美和さん、〇〇雄介さんを
新入社員として迎えることになりました。

つきましては、新入社員の前途を祝し、心からの歓迎の意を込めまして、
下記の通り歓迎会を執り行います。

公私ご多忙中のこととは存じますが、各自予定を調整して、
可能な限りご参加くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。

なお、出欠につきましては、別途用紙に所属部署とお名前をご記入の上、
○月○日までに○○までご提出くださいますようご協力をお願いいたします。

日時
場所

歓送迎会の案内状の文例

歓送迎会のご案内

毎日お仕事お疲れ様です。
さて、このたび、〇〇部長がめでたく定年を迎えられ、◯月◯日をもちまして退職されます。また、◯◯支店の△△支店長が、同日付けで当部の部長として着任なさいます。
つきましては、〇〇部長のこれまでのご功労に敬意を表し、感謝申し上げると共に、新しく着任される〇〇新部長への歓迎の意を込めまして下記の通り歓送迎会をとり行ないます。

皆様万障お繰り合わせの上、ぜひご参加下さい。
出欠につきましては、別紙に書き込んで頂き、課内で回覧の上、課ごとにまとめて◯月◯日までに幹事あてご提出ください。ご協力よろしくお願い申し上げます。

1. 日時:◯◯月◯◯日(◯曜日) ◯◯時〜
2. 場所:◎◎
(電話00-0000-0000) 下記地図参照
3. 会費: 男性:□,□□□円
女性:□,□□□円

地図

恐れ入りますが、◯月◯日までに別紙にて出欠をお知らせください。
(なお、会費は後日集金します。よろしくお願いします)
幹事
■■ (内線□□□)
■■ (内線□□□)

歓迎会・送別会などの歓送迎会では招待状や案内状を書く内容によって使い分けて作成しよう

歓迎会や送別会といった、歓送迎会の招待・案内状を送る際のポイントやタイトルの付け方や文例、招待状と案内状の相違点などを見てきましたが、いかがでしたでしょうか。

歓迎会や送別会は主賓にとって忘れられない日になるものです。その招待状や・案内状を作成する際はポイントやマナーを守って作成する事が必須ですので、文例を参考にしながら慎重に作成しましょう。

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