2016年11月29日(火) 更新

年末調整の案内文を社内に送る際のポイントと文例

年末調整の社内案内文の作成について

年末調整の時期が近づいてくると、社員に書類の記入・提出のお願いとして社内案内文を作る会社も多いかと思います。ただ、この社内案内文を考えるのもめんどうですよね。何が必要なのか、いつまでに提出してほしいのかなど、文書を作るだけでもそれなりに時間がかかります。

社内案内文はテンプレートを使用してOK

もし今まで、そういった社内案内文を作ったことがなく、イチから考えなければいけない場合はさらに時間がかかってしまいます。そこで活用したいのが年末調整お知らせのテンプレートです。年末調整に必要な書類がすでに書かれているので、入力漏れも防げて確実ですよ。

年末調整のお知らせ文例を探すにはインターネットを活用!

年末調整のお知らせを社内案内文で作るための文例は、ネットを使って検索をすればたくさんヒットします。さまざまな様式のものがあるので、自分の納得のいく文例を見つけたらしっかりと保存しておきましょう。
来年以降もずっと使えるので、年末調整の時期にバタバタとお知らせの文書を作る必要もなくなりますよ。

見本を一部作成することで不備を防げる

書類の不備を少しでも減らしたいと思うなら、書類の記入が必要な箇所を分かりやすいように示したものや、書き方の見本を付けると良いでしょう。
もし見本を作る場合は、扶養家族がいて保険にも入っていて、家も持っていて、火災保険や地震保険にも入っていて…という、全てにおいて記入が必要な人を想定して作ると、質問をされて時間が取られるということも少なくなりますよ。
そういった見本を1枚作って保存しておけば、その後の年末調整でも使い回しが利くので、年末調整のバタバタする時期が来る前に作っておくと良いでしょう。

年末調整のお知らせをする社内案内文:文例

~~年度 年末調整必要書類・控除証明等準備のお願い【社員各位】

年の瀬が近づき、いよいよ年末になって来ました。
年末調整をするに当たり書類、控除証明書、納付書等の準備をお願いしたく、お知らせさせていただきます。

・生命保険料控除 生命保険料控除証明書(一般用)  最高5万円
・生命保険料控除証明書(個人年金用)      最高5万円
・地震保険料控除 地震保険料控除証明書  1.地震保険料:最高5万円 2.旧長期損害保険料:最高1万5千円       
1+2:最高5万円
(注:各保険会社より控除証明が郵便で送られて来る頃です)

■社会保険料控除(生計を一にする親族の分を含む)・・・・支払金全額
本人が1月1日から12月31日にまで支払った、国民健康保険や国民年金の金額(証明書類の添付)
■~年から国民年金(国民年基金)に関して証明書、支払った旨を証するものを提示

住宅を取得し借入金がある場合
■給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書
■住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書

途中入社された方
■前職がある場合  給与所得の源泉徴収票 ・・・前職の会社様より貰って下さい

以上の書類をご準備お願いいたします。

提出期限   年   月   日

年末調整の書類の記載ミスを防ぐ方法

年末調整の書類に、不備が合った場合などは非常に面倒ですよね。そういった状況を防ぐためには、どうしたらよいのでしょうか?

チェックリストを利用してミスを防ごう

文例とは少し離れますが、ネット上には年末調整の担当者向けのチェックリストもあります。これは、受け取った書類をチェックして回収漏れを防ぐというものです。年末調整の時期はバタバタしているので小さなミスがちょこちょこ出てくる可能性もありますよね。
チェックリストを使用することで二度手間を防ぎ、効率よく仕事を進めることができますよ。年末調整の処理はまだ慣れていないという人はぜひ使ってみてください。年末調整を出す際には数回確認をして、ミスがないようにしましょう。

年末調整のお知らせを社内案内文で出す際はテンプレートを使うと良い!

イチから掲示板などに掲載する文章を作るのは、手間がかかります。その際に利用すると便利なのが、インターネットなどの文例テンプレート集です。
最近は専門のサイトから無料でダウンロードできますし、「ご自由に内容を変更して文章を利用して下さい」と書かれているものも多いですよ。年末調整の時期が来たら社内案内文でお知らせをして、確実に回収していきましょう。

関連コラム