2016年11月29日(火) 更新

新入社員歓迎会の案内メール・案内状を送るときのポイントと例文

案内状を出す前に「新入社員歓迎会」の役割を理解しよう!

早速、新入社員歓迎会の案内メール・案内状を送る際のポイントを見ていきたいところですが、歓迎会の案内を出す前にまずは、「新入社員歓迎会」の役割、開催意義などを知っておきましょう。
仕事をする上で、何事も「目的」というものが大切になってきます。それは歓迎会など社内行事でも同じ。相手が新入社員とは言え、ホスト側として開催の意図を理解し、案内を進めていくべきなのです。

歓迎会は「会社が新入社員を快く受け入れるため」のイベント

新入社員歓迎会は新入社員が先輩社員や上司に自分を知ってもらうための機会といった認識が強いですが、本来は読んで字のごとく会社が新入社員を歓迎するための会です。

つまり、新入社員はゲストなのです。新入社員が一番下っ端だからと歓迎会でも働かせるケースがありますが、本当はもてなしてあげなければならないのが、新入社員歓迎会だと考えていいでしょう。

新入社員が会社に馴染むための大切なチャンスでもある

会社としては入社してガチガチに緊張している新入社員が職場に馴染めるような配慮をしてあげなければいけません。そのためのチャンスが歓迎会なのです。

歓迎会によって、新入社員が更に緊張してしまうようでは意味がありません。そういった場にならない雰囲気づくりが、ホスト側として求められると覚えておきましょう。

新入社員歓迎会の案内メール・案内状を作成する際のポイントとは

では、新入社員歓迎会の意図がわかったところで、新入社員歓迎会の案内状の作成に移りましょう。新入社員歓迎会の案内はメールで送る事が主流になりつつあるものの、案内状を送付するケースも少なくありません。そこで、社内メール・案内状のどちらを送る際も気を付けたいポイントをご紹介します。

歓迎会の案内メールはできるだけ早く作成して送るのが鉄則!

新入社員歓迎会は会社全体なら社長、もしくは部署単位であっても部長まで出席する社内のビッグイベントです。役職が高い人たちはスケジュールを早めに入れておかないとすぐに埋まってしまいます。

また、参加人数も多いので出欠確認に時間を要する可能性も高いでしょう。そのため、早め早めの対応を心がけるのが何よりも大切です。

メール・案内状ともに必要最低限の情報で読みやすくする!

新入社員歓迎会の案内メールは全員が読むメールです。そのため、余計な内容は書かずに、「いつ」「どこで」「何が行われるのか」といった必要最低限の情報を読みやすくまとめるのも、大事なポイントです。
また、参加可否の返事の締切などもきちんと明記するようにするのも、忘れてはいけません。

新入社員歓迎会の案内状・メールで使える例文をご紹介!

では最後に、最後に新入社員歓迎会の案内メールで気をつけるべきポイントを含んだ、新入社員歓迎会の案内の例文をご紹介します。この例文をテンプレートにして、社内のだれもが気持ちよく参加したくなる新入社員歓迎会の案内状・案内メールを作成してください。

案内状・メールで使える例文

件名:新入社員歓迎会のご案内

関係者各位

お疲れ様です。○○事業部の△△です。
今年もやってきました、新入社員歓迎会のご案内です。

今年は○○事業部に●名の新入社員が入社しました。
つきましては、部署を超えた親睦を深めるべく、下記の通り、歓迎会を開催します。
お忙しい時期ではありますが、ぜひご出席くださいますようお願いいたします。
尚、会場準備の都合上、出欠のお返事を□月□日(□)までにご返信ください。よろしくお願いします。

■日時:×月×日 ×時開始
■会場:○○(現地集合)
■会場までのアクセス:http://
■参加費:○○ 円(新入社員は無料)

新入社員歓迎会の案内メール・案内状は「シンプルなものを早め」に送付しよう

新入社員歓迎会の役割や、案内状・メールの作成にあたってのポイント、そして例文を紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。

歓迎会は新入社員のためのイベントですから、彼らの立場を第一に考えて企画するようにしましょう。案内状・メールの作成は早めを心がけ、例文の内容を参考に効果的な新入社員歓迎会の案内をしてください。

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