2017年08月04日(金) 更新

退職の挨拶メール作成のポイントと受け取った際の返信の書き方【例文あり・ケース別】

退職メールへの返信を書く際の注意点

退職する際の挨拶メールの書き方の基本

退社が決まってから退職する日までにこれまでのお礼の気持ちを込めた退職メールを送りましょう。そのときは、どのような点を意識すればいいのでしょうか。

お礼の気持ちと社員の活躍を願う内容をメインにする

退職の挨拶メールは、これまでのお礼と今まで一緒に仕事をしてきた、同僚などの活躍を願う内容にします。退職理由については多くを語る必要はありません。簡単に一言で済ますか、退職理由を書きたくなければ、一身上の都合と書いておけば問題ありません。

退社するとなると、これまでの思い出なども浮かぶでしょう。そういった共感を呼ぶエピソードなども込めながら、これまでのお礼の気持ちを伝えると、温かみのある退職メールとなります。

メールの件名はわかりやすいものにする

退職の挨拶メールを送るときは件名で退社を知らせるものだとわかるようにしましょう。シンプルに「退職のご挨拶」といった感じが良いでしょう。
これまでの社内メールのように、「お疲れ様です」とすると、メールチェックを先延ばしにしてしまい、知っていれば返事をしたかったのに、気づいた時には手遅れだったとなってしまう同僚もいるかもしれません。

退職の挨拶メールを送るのは退職日当日が基本

退社が決まってもすぐに退職を知らせる、挨拶メールを送っていいわけではありません。退職における挨拶メールは、自分の退職が開示された日から退職日当日までに送ります。そして多くの方が、退職の挨拶メールは、退職日当日に送っているようです。

また、退職当日のなかでも、定時に近い時間に退職の挨拶メールを送る場合が多いようです。返事をくれたのに未読になってしまうと申し訳ないですからね。

ただし、中には退職の挨拶メールは業務ではなく、私用に近いものと感じる方もおり、勤務時間内にメールをされるのを嫌だと感じるケースもあるようです。以前の退職者の前例を参考にしたり、気になるようなら上司や先輩にそれとなく確認するといいでしょう。

取引先への退職挨拶のメールはできるだけ早く送る

社内に向けた退職の挨拶メールは退職日当日に送信する方が多いようですが、自分が担当する取引先への挨拶は社内で開示されたあと、できるだけ早めに送信するようにしましょう。

取引先への退職メールには退職日と後任を明記します。本来であれば、仕事での付き合いですから、引き継ぎをスムーズにするためにも、後任とともに直接出向いて退職と引き継ぎの挨拶をしたいところです。しかし、諸事情でできないケースもあるでしょうから、在籍中に必要に応じて連絡ができるように、退職日を明記しましょう。もし後任が決まっていない場合は、担当部署などの連絡先を明記します。

なお、取引先に転職理由や転職先、個人の連絡先などはコンプライアンスの問題がありますので、メールにのせてはいけません。

退職メール作成よりも先に転職求人探しを行うのがベスト

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退職の挨拶メールの例文【社外向け・社内向け】

では、社内向けと社外向けの退職の挨拶メール例文を紹介します。例文を参考に、自分なりの要素を加えてメールを作成しましょう。

社内向けの退職挨拶

件名:退職のご挨拶

本文:

各位

お疲れ様です。○○です。

このたび、一身上の都合により7月末で退社することになり、
本日が最終出社日となりました。

本来なら直接皆様にご挨拶をすべきところ、
メールでのご挨拶にて失礼いたします。

在職中は大変お世話になりました。
仕事で失敗したり悩んだりするたび、皆様から愛情のこもった
叱咤激励のお言葉をかけていただき、本当に感謝しています。

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。

今まで、本当にありがとうございました。

社外向けの退職挨拶

件名:退職のご挨拶 株式会社▲▲ ○○

本文:

株式会社■■
営業部 □□様

いつもお世話になっております。
株式会社▲▲の○○です。

私事ですが、一身上の都合により、9月30日をもって退社することとなりました。
在職中はお世話になり、心より御礼申し上げます。

後任は、同じ部署の▼▼が務めさせていただきます。
後日改めて神林がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程
よろしくお願い申し上げます。

本来であれば、直接ご挨拶すべきところですが
メールでのご連絡となりますことをお詫びいたします。

末筆ながら、貴社のご発展と□□様のますますのご活躍を
心よりお祈り申し上げます。

退職挨拶メール作成と同じくらい転職活動に不安がある

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退社する方から退職の挨拶メールが届いたら

退社する退職者への挨拶メールの返信は、書き慣れることはありません。
退職者への返信は、気をつかったり難しく感じたりと、悩むところが多いもの。退職者からの挨拶メールの返信をするにあたって絶対に盛り込むべき内容とはなんでしょうか。

退職者の挨拶メールの返信で書きたい内容と、退職挨拶への返信メールを書く場合の注意点を見ていきましょう。例文を参考に、気持ち良い退職者への返信挨拶を作成し、元気に送り出してあげたいものです。

退職者へのメール返信で伝えておきたい事は3つ!

退社する方からの退職挨拶メールへの返信で伝えるべき内容は、

①今までお世話になったことに対するお礼
②退職されることに対して残念だという気持ち
③退職後の活躍や健闘を祈る言葉

の3つです。仕事やプライベートを含め、いろいろな形でお世話になってきたのですから、まずはお礼の気持ちは伝えておくべきでしょう。そして会う機会が極端に減ってしまうのが残念であること、退職者が気持よく退社できるようなエールを盛り込みましょう。

退職者が退職に罪悪感をもたせないような内容を心がける!

退職は悪いことでもネガティブなことでもありません。退職者からの挨拶メールに対する返信には、暗い内容にならないようにポジティブな事を書き、返事には今後の健闘を祈る言葉をかならずいれるようにしましょう。

退職の挨拶メールへの返信は必須ではない

退職者の挨拶メールの返信に何を書こうか、そもそも退職者に返信すべきなのか迷う人もいるのではないでしょうか
それほど親しくない相手からの退職の挨拶メールには、「必ずしも返信する必要はない」はありません。
退職する人は、おそらく大勢の人方に挨拶メールを出していますから、全員から返信が返ってきたら、かえって処理に困るかもしれません。

退社する方と親しかった場合や、個人的に伝えたいことがある場合だけ返信すれば、ビジネスマナー的にもOKです。

退職者からの挨拶メールへの返信例 定年退職編

退社する理由は様々です。退職者へのメールの返事は、退職の理由によって内容も変えないといけません。ここでは定年退職による退職の挨拶メールへの返信例をみていきます。
定年退職の場合は、返事の中で長年の労をねぎらう気持ちと、お世話になったことへのお礼を述べるようにしましょう。

定年で退社する方からの退職挨拶のメール返信例①

ご丁寧にご挨拶のメールをいただき、ありがとうございました。
定年で退職されるというお話は、以前よりお伺いしておりました。

最初に話を聞いた時は、大変寂しくなりました。
その寂しさは今も変わりませんし、挨拶を頂戴した今、なんとも切ない気持ちです。

本当に長い間、お疲れ様でした。
短い期間ではありましたが、○○さんとご一緒に仕事をさせていただけましたこと、
大きな誇りと感じております。

充実した第二の人生を送られますことを、心よりお祈り申し上げます。

定年で退社する方からの退職挨拶のメール返信例②

ご丁寧なご挨拶をいただき、ありがとうございます。
○○部長が定年退職される事は以前から小耳に挟んでおりましたが、
とうとう退職されてしまうのかと思うと寂しい気持ちになります。

○○部長に丁寧なご指導を受けた事を鮮明に覚えております。
今日まで私が仕事を勤めてこれた事も◯◯部長のご指導が
あったからこそだと実感しております。

定年退職されても場所を変えこれまでと同じように活躍され
セカンドライフを楽しまれるよう心よりお祈り致しております。

退職されてもお身体には十分お気を付け下さい。
これまで本当にありがどうございました。

退職者からの挨拶メールへの返信例 転職編

転職のために退社する退職者への返事はとくにポジティブな内容をこころがけましょう。
ここでは転職による退職者への返信メールを紹介します。返事で新天地での活躍を祈願する意を述べましょう。

転職により退社する方からの退職挨拶メールの返信例①

ご退社されると伺い、驚きました。寂しい気持ちでいっぱいです。
△△さんには長期にわたり、本当にお世話になりました。

△△さんと仕事をさせて頂いた経験は、私にとって大きな財産となりました。
そのご恩返しもできていないまま、お見送りしなければならないのは、心苦しい限りです。
△△さんが新天地でいっそう御活躍なさいますことを、お祈りするばかりです。

本当にありがとうございました。

転職により退社する方からの退職挨拶メールの返信例②

突然のご連絡、たいへん驚きました。
まさか△△さんが退職されるとは思ってもいませんでした。

△△さんにはいつもお世話になるばかりで、なんのお返しもできず
今更ながらに深く後悔しております。

ご退職されることによって、会社には大きな損失となってしまうことは
間違いありませんが、△△さんのことですから、次のステージでも
輝かしい実績を多々残されることかと存じます。

最後になりますが、△△さんのご多幸とご健勝を心よりお祈り申し上げております。

退職の挨拶メールとその返信どちらもお礼の気持を伝えるのが大事!

以上が、退職するときの挨拶メールの基本と例文、そして退職者から退社の挨拶メールを受け取った側が返信をする際のポイントと例文でした。返事の内容などに迷った際には、ここで紹介した事を参考にしてください。
退職者されたあとも取引先、社内共に新天地でも仕事をご一緒するケースもありますので暖かみのあるメールを意識しましょう。

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