2016年11月29日(火) 更新

退職の挨拶メールを送る適切なタイミングと例文【社内・社外別】

退職が決まったら必ず社内・社外に挨拶メールを送るのがマナー!

退職が決まったら、できるだけ早く、かつ適切なタイミングで退職メールを送るのがビジネスマナーです。もちろん、退職の挨拶メールは盛り込むべき内容もあるので、文面を考えるのも大事です。
お世話になった社内・社外の人達に、きちんとお礼をしなければなりませんからね。「退職する際はメールを送る」、これは社会人ならできて当たり前なのです。そのための正しい書き方・送り方でスッキリと次のステップに進めるように努めましょう。

「退職メール」の一筆だけでビジネスでの関係を継続できる!

世間では、「退職の挨拶をメールで送るのは…」「退職メールは失礼にならないか?」という意見もまだまだあるはずです。しかし、例えばメールがないよりも、例えタイミングが悪かったとしても何も連絡がないよりはマシ、という意見の方が多いのです。
それに、最近のビジネスパーソンの間では、メールそのものでやりとりをするのが主流になっています。それは退職メールも同じで、挨拶として送るのもかなり一般的になってきているといえます。
中には失礼だと感じる人もいるでしょうが、何もないよりかは一筆メールを書くだけで、ビジネスでの良好な関係を保てるのだと理解しておけば、その重要性が分かるはずです。

ただし社内の人間に対しては「メール」だけでなく「直接挨拶」が礼儀

いくらお世話になったとはいえ、社外の方の全員に対して挨拶にうかがうのは、中々難しいものがあります。
しかし、社内でお世話になった方には、全体への連絡事項としてメールを送るだけでなく、面と向かって退職の挨拶をする方が良いでしょう。その方が、人間心理として退職する側も残る側の双方にとって、気持ちよくお別れできるというもの。
社内でお世話になった方というのは、自ずと何かしらの形で関係が続く可能性が高いのです。そういった意味でも、退職メールだけではなく、できるだけっ退職の挨拶にも赴き、円満退社を心がけましょう。

退職の挨拶メールを送る適切なタイミングとは?

「退職する」という事実だけが決まっても、実際の退職日を迎えるまでには、少し時間があるのが一般的です。では、その間のどのタイミングで退職の挨拶メールを送れば良いのでしょうか?
会社の人事発表を待ってからのメールにすべきなのか?それとも退職が決まった段階で、すぐに退職メールで挨拶をした方が良いのか?あるいは退職する最後の出社日に挨拶メールとして送るのか?
そのタイミングによっては、相手に失礼にあたる場合もありますから、メールを送る際は気を付けましょう。

社外・社内ともに人事発表の後に退職の挨拶メールをすぐ送ろう!

会社の発表がない段階で退職の連絡を受け取ったら、社外は当然ながら何も知らない社内の方も驚くはず。それは会社に対して失礼に当たりますから、あまり早い段階で退職メールを送るのは好ましくありません。
人事の発表があった後に、社外・社内ともにおすぁになった方全員に、退職の挨拶メールを送るのが良いでしょう。そうすれば、例えば社内向けは「先日も発表がありました通り・・・」とメールで切り出す事ができます。
とはいえ、発表をしないといわれた時は要注意。その場合は、退職日から逆算して大体1ヶ月前~2週間前には、挨拶メールを送ると覚えておきましょう。

挨拶メールの書き方は?まずは社外向けの文面を例文でご紹介

メールを送る最適のタイミングが分かったところで、具体的な退職の挨拶メールの書き方・文面についてみていきましょう。まずは社外の人宛てに送るメールを例文でご紹介します。
社外の方に退職の挨拶をするときでも、基本的には会って挨拶をするのが好ましいですが、それが無理な場合はメールでも問題ありません。もちろん、クライアントとは、自身の後任との引き継ぎの内容も、しっかりとメールの文面に盛り込んでおくべきです。
それだけでなく、自分自身も退職してから、何かしらのお付き合いが続く可能性も考慮して、丁寧さを意識した書き方で退職の挨拶メールとしましょう。

メール例文:社外向けの退職の挨拶

以下が、好ましい社外向けの退職メールの例文です。

私事で恐縮ですが ○月○日付けで退職することになりました。
突然のご連絡となるご無礼をお詫びするとともに、在職中は大変お世話になりましたことを御礼申し上げます。
本来でしたら直接ご挨拶へうかがうべきところですが、略儀ながら書中をもってお礼かたがたご挨拶とさせていただきます。
なお、今後は○○が担当させていただくことになりました。
何卒よろしくお願いいたします。

このように、社外向けの退職メールは、固すぎるぐらいの印象で丁度良いのです。何よりも、丁寧な書き方を心がけましょう。

社内向けの挨拶メールの書き方も例文でご紹介!

続いては社内の方へ退職の挨拶メールを送る場合の書き方を、例文でご紹介します。社内へは前述の通り、できればメールだけでなく実際に出向いて挨拶も行うと、より丁寧で好印象を与えられるでしょう。
その方が感謝の気持ちも伝わりやすいものですが、社内に向けてはメールの文面だけでも、感謝の想いが感じられる内容にしましょう。それでは例文を見ていきます。

メール例文:社内向けの退職の挨拶

先ほども述べましたが、社内向けに送る退職の挨拶メールは、感謝の気持ちを具体的に込めるのがポイントです。

○○部の皆様

お疲れ様です。○○部の○○です。

この度、一身上の都合により11月末で退社することになり、本日が最終出社日でした。
本来ならば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。

在職中はたくさんの方々にお世話になり、本当にありがとうございました。
多くの方々に叱咤激励のお言葉をかけていただき本当に感謝しております。
この会社で学んだ事や経験を、今後の社会人生活でも活かしていきたいと思います。

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。

社交辞令として退職の旨を伝える挨拶メールの内容もチェック

ここまで見てきたように、退職メールは社内・社外の2パターンに分けて送れば、ビジネスマナー上は問題ありません。
とはいえ、ビジネスの付き合いとして大きな取引先などに社交辞令として挨拶状や挨拶メールを送る必要がある人もいるでしょう。最後に、その際に使える退職の挨拶メールの参考文例をご紹介しましょう。

退職するときに使える「汎用性のある挨拶メール」の文例

拝啓 ○○の候 皆様には益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。
このたび○○○○○○を退職することとなりました。○○年の長きにわたり勤めさせていただくことができましたのも、皆様方のご厚誼とご指導の賜物と只々感謝の気持ちで一杯でございます。心から厚く御礼申し上げます。
いたらぬ私ではございましたが皆様方のおかげで気持ちよく勤めさせていただき大変喜んでおります。今後とも何とぞ変わらぬご厚誼をお願い申し上げます。
まずは書中をもってお礼かたがたご挨拶申しあげます。

敬具

○○年○○月

社内・社外で文面を使い分けて人事発表の後に退職の挨拶メールを送ろう!

今回は、退職の挨拶メールを送る適切なタイミングと例文【社内・社外別】と題してご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。
退職の挨拶メールを送るタイミングは、企業によって若干の違いはありますが、基本的には人事発表があった後に、速やかに社外・社内ともに送信するのが好ましいでしょう。
そして、その書き方も例文を参考に、退職の旨を既に伝えている上司と細かい部分の最終確認をした上で、挨拶のメールとして送るのがベストです。ビジネスマナーを弁えた書き方とタイミングの退職メールを送り、スッキリと次のステップに進みましょう。

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