2016年11月29日(火) 更新

診断書のみはNG?郵送マナーと添え状の書き方【例文あり】

長期療養期間による休職は診断書を郵送するのが基本

病気やけがの治療のために、会社を長期でお休みするケースがあります。うつなどの病気や、入院が必要なけがなど、治療が数ヶ月に渡る場合もあるでしょう。その際には、休職制度というかたちを取るのが一般的です。
病気やけがの治療のために休職する場合には、診断書を会社に郵送するのが基本です。

診断書には添え状をつけて郵送するのがマナー

休職制度を利用する場合は、診断書など、休職のために必要な書類を会社に提出しなければなりません。病気やけがの治療中に、それらの必要書類を会社へ持参するのは困難だと思います。
このような場合は、郵送による提出でも問題ありません。ただし、診断書などを会社に郵送する際には、添え状をつけるのがマナーです。

診断書の添え状の例文

診断書を郵送する時の添え状の例文をご紹介します。添え状を書く際には参考にしてください。
会社に手当に関する手続き等を依頼する際には、依頼する文面を添え状に記載してもよいでしょう。例文を参考に、丁寧な書き方を心がけましょう。

診断書を郵送する際の添え状の例文

【例文】

---------------------------日付
○○会社
○○課
ご担当 ○○様
---------------------------名前

送付状

拝啓 貴社益々ご清栄のことと申し上げます。
診断書を同封させていただきます。
私も引き続き回復に努力しておりますので、ご迷惑をおかけいたしますが、宜しくお願い申し上げます。
敬具

診断書○通

診断書の書類送付と手続きを依頼する添え状の例文

【例文】
---------------------------日付
○○会社
○○課
ご担当 ○○様
---------------------------名前

送付状

拝啓 この度は大変ご迷惑をかけしており申し訳ございません。
更にお手数を煩わせるようになり恐縮ですが、傷病手当の申請書を同封させていただいます。
ご査収の上、ご手配下さいますよう、どうぞ宜しくお願い申し上げます。

敬具

傷病手当申請書○通

添え状はかしこまった書き方でなくてよい

添え状の書き方をご説明しましょう。診断書を郵送する際の添え状は、特に難しい内容や、かしこまった内容である必要はありません。
添え状の書き方は、挨拶文を省略して「拝啓」のみでも問題ありません。休職期間中には、このような書類の送付や手続きが、何度かあるでしょう。その度に送付状の書き方や内容に悩むのも大変です。シンプルな定型文を用意しておきましょう。

診断書の添え状の宛先は分かる範囲で書いて問題ない

添え状の宛先ですが、基本的に左揃えにします。初めて郵送する時、担当者名などが分からない場合には、宛先は分かる範囲でも大丈夫です。担当部署までしかわからないような場合には、「御中」とつければ問題ありません。
次回以降、担当者名で送付がされてきたものに対し、返信をする場合には、担当者名まで添え状に記載するようにしましょう。

診断書の添え状は形式的な書き方でなくてもよいが丁寧な文面を心がける

診断書を郵送する時の添え状の例文と書き方をご紹介しましたが、いかがでしたか?
添え状の書き方は、難しく考えず、シンプルな書き方で問題ありません。例文を参考にしてください。
宛先も細かく調べて書く必要はなく、分かる範囲で記載すれば構いません。添え状の内容はシンプルでも、丁寧な文面を心がけましょう。
休職期間中は、何度か会社に書類を郵送することもあると思います。その度に添え状の書き方や内容で悩むのも大変ですから、定型文をあらかじめ用意しておくとよいでしょう。

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