2016年11月29日(火) 更新

議事録の意味と会議で果たす3つの役割とは

議事録とは会議の内容・経過を記す文書

まず、議事録とは何か、一般的に知られている議事録の意味について知る必要がありますね。簡潔にいうと、議事録とは会議の打ち合わせ内容や経過や結論などを記録する文書です。単なるメモと議事録とは、その重要性が変わります。議事録とは会社、企業間、顧客との間において重要な役割を果たすものだ、という認識から始めましょう。

議事録の意味・役割①:責任の所在を決める

会議で議事録をとる意味として一番大きいのは、責任の所在をはっきりとさせるためです。ある会議で決定したことが失敗した場合には、誰が悪いんだという話になります。そのような際には、議事録を見返して判断を下します。議事録とは、責任の所在をはっきりさせる意味があるのです。

議事録とは水掛け論を解決するための証拠になる記録

ほとんどの場合でそのようなことはありませんが、たまに会議の中で言った言葉で、言った言わないの水掛け論が始まってしまうことがあります。そのような際にも議事録の意味は明白で重宝します。そのため、議事録は一語一句を漏らさず、記載しておかなければなりません。そうしておかないと、無用なトラブルを引き起こしてしまう可能性もありますよね。議事録とは、それだけ重要な役割を果たすのです。

議事録の意味・役割②:非参加者への周知

会議における議事録とは、会議に参加していない人間に対する周知のためという意味もあります。会議に参加していない、もしくはできなかった人間のなかには、その会議の中で出た情報を共有しておかなければ仕事に支障がでるメンバーもいるはずです。そのような人たちは議事録を見返すことで、情報を共有するのです。

会議に出席できなかった上司への周知になる

また、会議に出席できなかった上司に議事録を通して周知させる意味もあります。上司は様々な仕事を管理しているため、全ての会議に顔を出すことができません。そのため、議事録によって情報を確認し、仕事の指示をするのです。そのような点を考えれば、議事録とはいかに重要な意味を担うものなのか、がわかるでしょう。

議事録の意味・役割③:もしもの時に備えた保険

議事録の意味としては、保険のためという要素もかなり大きいです。何かがあったときのため、何かのトラブル時に確認するため、といったように、何か明確な理由がわけではなく、もしもの時のための保険として、議事録を取っているのです。

出席者確認などに議事録を使うと◎

保険のための意味とは、具体的には、先ほど言った水掛け論の解決策としての使い道であったり、その会議に誰が出席していたかを確認するためのもの、上司が会議の中身が正しく行われているかをチェックするためであったりと、様々な用途があります。だからこそ、議事録は正確につけておかなければならないのです。 議事録の意味には色々あるのが分かりますね。

議事録の意味は会議における「責任の所在の決定」や「情報共有」や「保険」の3つ!

議事録とは何か、議事録の意味について見てきましたが、いかがでしたか?議事録とは、文字通り会議の記録文書ですが、雑に扱うと後々トラブルになるかもしれません。議事録の意味をしっかりと理解しておけば、そのようなトラブルも回避できます。

会議における議事録の意味は大まかに会議の「責任の所在」を決定したり「情報共有」したり「保険」の3つがあります。どうせ通例として議事録をとっているだけだろうと決め付け、適当に記載してしまうと、後でこっぴどく怒られてしまう可能性もありますので、議事録だからと油断せずに、しっかりとつけておくようにしましょう。結果的に会議の仕組みを理解できますので、自分のためにもなります。議事録とは、単なる地味な文書ではなく、大きな役割を担ったものなのです。

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