2016年11月25日(金) 更新

忘年会後のお礼メールを送るタイミングと心がけること

社外の方が参加する接待忘年会におけるお礼メールは大切なもの

年末の忘年会は、社内の忘年会だけではなく社外の方や取引先を招待して、接待としての忘年会をすることも多いでしょう。
そういった場合は、場所の手配から、案内、そして手土産と、幹事は大変です。でも、忘れてはいけないのが、お礼のメールです。

お礼のメールは忘年会の翌日午前中に送る

“忘年会に参加していただいた”という事に対して、きちんとお礼の気持ちを伝える事が大切です。したがって忘年会の翌日、できるだけ早く午前中にはお礼のメールを送るようにしましょう。何かと忙しい年の瀬に、わざわざ時間を割いて参加してもらえたことへの感謝を、メールでも構わないのでまず伝えることが一番大切です。

忘年会のお礼のメールは率直に感謝の気持ちを伝える

社外の方へのお礼メールというのは、なかなか書き慣れていないと筆も進まないものです。しかし時間をかけるよりも、できるだけ早くお礼の気持ちを伝えたいものです。感謝の気持ちを率直にあらわせるよう、以下の文例を参考にしてみてください。

忘年会のお礼のメール文例

いつも大変お世話になっております。
本日はご多忙の中にもかかわらず、私どもの忘年会にお越し下さり
誠に有難うございました。
○○部長(役職)にお越し頂けて、とても楽しい忘年会となりました。弊社のメンバー一同、○○部長のカラオケでの歌声には、聞き惚れてしまいました。
メールで恐縮ですが、取り急ぎお礼申し上げます。
寒さが一段と厳しくなって参りますので
お体どうかご自愛くださいませ。

お礼メールは文面が堅苦しくならないよう自分らしく

お礼メールといっても、特に堅苦しく考える必要はありません。はがきや書面で出すようなかしこまったテンプレートを使用する人もいますが、それだと不自然に見えてしまう場合もあるでしょう。そうではなく、自分らしいメールにすることが、むしろよいといえます。

忘年会での具体的なエピソードを添える

特にお礼メールを書く場合には、具体的な内容を添えるとよいでしょう。その方がきてくれて楽しかった、ということを具体的に伝えられるようなエピソードなどを載せるとよいでしょう。文例のようにカラオケなどの歌を褒めるのでもよいですし、もし会話をしたのであればその話題に触れてもよいでしょう。また会社のメンバーがこういった感想を申しておりました、というような形での褒め言葉でもよいといえます。

忘年会後のお礼メールは “すぐ”に “素直”に送ること

忘年会のお礼のメールのポイントは、ふたつです。まずは、すぐに書く事。忘年会の次の日の朝には、必ず用意して送れるようにしましょう。そしてもうひとつは、素直に書く事です。参加していただけてよかった、という感謝の気持ちを持ってメールを書くようにしましょう。そうすれば、おのずと文章も書けて気持ちが伝わるはずです。

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