2018年10月17日(水) 更新

イベント出展で断りを入れる際の上手いメールの書き方と例文

断りメールは長々と書かずに簡潔に

イベント出展となるとたくさんの企業が出展します。そのたくさんの企業と主催する側は連絡を取り合っているため、たくさんのメールのやりとりをしています。そのため、長々としたメールは迷惑となることが多々あります。断り以外にお伝えすることがない場合は、例文を参考にして、できるだけメールを簡潔に作成しましょう。長いメールはできるだけ送らないほうがいいです。

内容ははじめの方に書くことですぐ断りのメールと分かるよう

通常のビジネスメールでもそうですが、例文を参考に、まず結論を書く癖をつけましょう。そのあとに、理由を書きましょう。今回は、断りのメールですが、断りを伝えることが最も重要ですので、先に書きます。その後、理由が付け加えるといいでしょう。例としては、「ご依頼頂いたイベント出展の件については、誠に残念ではございますが、辞退させて頂きたく存じます。」や「○○イベント出展の件につきましては、大変申し訳ございませんが不参加でお願い致します」などがあります。例を参考に自分の文章を作成しましょう。

断りを入れる場合は相手のことを思いやることが重要

イベント出展の主催者は、場所の確保、各企業の出展の調整、スケジュール管理、催しの段取りなどなど、準備に追われています。そのため、出展していただけるであろうと思っていたところ、急に不参加になると大変困ります。そのため、例文を参考に速やかにメールを作制し、断りをお伝えするのは早い方がいいでしょう。ただし、依頼を受けて数日後に回答だと、早すぎても検討すらしていないと思われてしまいますので、依頼がきてから何度か検討すると、1〜2週間はかかるでしょうから、それぐらいは間をあけましょう。

例を参考にイベント出展主催者への配慮を見せる内容を盛り込もう

上記のように主催者の方は忙しいのでそれに配慮した文言をメールにいれましょう。全くない場合と、ある場合では、全然違います。例としては「イベント出展準備でお忙しいところ恐れ入りますが〜」、「ご希望に添えず、恐縮でございますが〜」、「弊社用にイベント出展スペースをご用意頂き心よりお礼申し上げます」など含めるといいでしょう。例文を参考に相手への配慮を盛り込んだメールで、次の取引に繋がる断りにしましょう。

参加できないとしてもイベントの成功を祈ろう

自社が参加できないからと言って、イベント自体がなくなるわけではありません。主催者は準備の真っ只中であるので、イベントの成功を祈る一文を入れることは社会人として最低限のマナーでしょう。では実際にどのようなメールを送るべきか、例文で見てみましょう。

例文を参考に最後にはイベントが成功するよう祈っていることを付け加えよう

『○○様
日頃はお世話になっております。△△です。
この度メールしましたのは、先日お誘い頂いた□□イベントのことです。スケジュールを調整しましたが、今回は参加することができません。
折角○○様から□□イベントへお誘い頂いておきながらとても心苦しいのですが、その日がちょうど別の案件と重なってしまいまして、やむなくお断りさせていただく運びとなりました。
誠に申し訳ございませんがどうかご理解ください。
今回はご一緒できませんが、今後ともご交誼を賜りますようお願い申し上げます。
□□イベントが大成功に終わることを、かげながらお祈りいたしております。
では、用件のみにはなりますが、取り急ぎお断りのお詫びまで申し上げます。』
この例文のようにメールの冒頭で内容が分かり、後半に残念な気持ちや、イベント主催者への配慮のある文を盛り込みましょう。こうすることで、今後の取引にも繋がり、別の機会でまた参加することができるかもしれません。

イベント出展で断りを入れるメールは例文を参考に簡潔に且つ相手への配慮を忘れずに書こう

イベント出展の主催者などから、せっかくお声をかけて頂いたにもかかわらず、断りを入れるのは今後関係を続けていくうえでマイナスになりえることではありますが、上手に断りメールを送ることで、逆に関係がよくなることもあります。できるだけ簡潔に、相手に配慮したメールの文章を考えましょう。自分ではなかなか書けない方は、ネットで検索すると例はたくさんあります。例をもとに自分の言葉で纏めればいいかと思います。また、誤字脱字などメールではよくありますので、送信前には何回も見直すことも大事です。イベント出展の主催者などに気分よくメールを読んで頂けるようにメールを作成していただければと思います。

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