2017年07月06日(木) 更新

送別会の案内を本人に出す際の注意点と例文

送別会の案内を送る際の注意点

まずはじめに、送別会の案内を送る際の注意点を3つ紹介しますので、しっかりとおさえておきましょう。一般的な注意点ともいえますので、こちらができていないとマナーができていない人と思われる可能性もあります。

注意点① 本人の名前は間違えない

気をつけているつもりでも意外とよくあるのが、名前の間違えです。たとえば「渡辺」さんを「渡部」さんと記載してしまったり。案内状を作成するまえに、事前チェックをしっかりと行ってください。送別会の主役である本人の名前は絶対に間違えてはいけません。

注意点② 主賓であることを自覚させる内容に

送別会の費用もそうですが、本人へ送る案内状には、全員喜んで主賓を祝うために送別会に出席することを伝えて、主賓である事を自覚してもらうのが大切です。送り出す立場としては、主賓に失礼があってはいけません。

注意点③ 送別会は退職日に合わせる

送別会の案内を送る際、送別会の日時は、本人の退職日に合わせるようにしましょう。また、参加者が少なくなり過ぎないように調整するのも必要です。

注意点④ 早めに案内を送り知らせる

送別会の案内は早めに出すのがマナー。あまり送別会当日ギリギリとなって案内するのは相手に対して失礼になりますので気をつけましょう。また、参加者が集まらない原因ともなります。できれば送別会の1カ月前には知らせてください。

案内を作成する際は送別会の趣旨が伝わるよう記載しよう

本人に送る送別会の案内状には、送別会の趣旨をしっかりと記載しましょう。本人へ送別会の案内を送ったときに、質問されないことをこころがけて作成してください。

案内状の内容は簡潔に

案内状は、あくまでも送別会の案内ですので、お別れの言葉などは案内状では不要です。挨拶と労いの言葉を一文程度記載して、それに続いて送別会を開催する場所の詳細を添付しましょう。

本番は、送別会当日ですので、案内状は下記で紹介する例文を参考に、5行程度で簡潔に済ませてください。

本人への案内を作成する際は送別会の費用に関して書かない

本人へ送る送別会の案内状には、絶対に費用に関しては書いてはいけません。主賓は費用を支払わずに、参加者で金額を割るのがマナーです。

本人から費用について聞かれたら「費用は頂きません」と返答

一般的な例では、主賓は寸志として参加費と同額程度を幹事に渡しますが、それは一切計算に入れないでおきましょう。本人から送別会の費用について質問があった際の返答の例は、「主賓ですので、費用は頂きません。」と返答してください。

送別会の案内

それでは、送別会の案内を送る際の例文について見ておきましょう。どのように案内内容をまとめればいいかと悩まれる方は、ぜひ例文を参考として作成してください。

例文① 定年退職される方へ

【件名】○○次長 歓送会のご案内

○○次長 この度は役職を全うされてのご退職、心からお疲れさまでした。 部下一同、次長には熱心にご指導いただき、まことに感謝しております。 つきましては、○○次長の人生第二のスタートにあたり、感謝の気持ちで歓送会の準備をさせていただいております。 お忙しい中を大変恐縮ではございますが、ぜひご出席くださいますよう、お願い申し上げます。 日時、場所は次のとおりとなっております。 末筆ながら、一同、○○次長の今後のご活躍をお祈りしております。
日時:○月○日 場所:〜〜〜〜
※場所の詳細は、下記URLよりご確認ください。

http://www.xxxxxx.#####/

例文② 栄転される方へ

【件名】○○部長 歓送会のご案内

○○部長 この度は○○部長にご栄転とのこと、まことにおめでとうございます。 ひとえに○○様のご活躍と努力の賜物と、敬服いたします。 これからもいっそうのご活躍とご発展を、心よりお祈り申し上げます。 つきましては、○○様への感謝の気持ちで歓送会の準備をさせていただいております。 お時間をいただきまして恐縮ですが、ぜひご出席をお願いいたします。 日時、場所は次のとおりでございます。
日時:○月○日 場所:〜〜〜〜
※場所の詳細は、下記URLよりご確認ください。

http://www.xxxxxx.#####/

例文③ 送別会参加予定者の方へ

【件名】○○さん 送別会のご案内

○○事業部 各位
このたび、○○さんがめでたくご結婚されることになり、 ○月○日をもちまして寿退職をされることになりました。 つきましては、これまでお世話になった○○○○さんに感謝の意を表わすとともに、 ご結婚を祝し、末永いお幸せを祈る気持ちを込めまして下記のとおり送別会を 開きたいと思います。 皆様、日程をお繰り合わせの上、ぜひご出席下さい。
日時:○月○日
場所:〜〜〜〜
会費 男性 6,000円、女性 3,000円
なお出欠は○月○日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。会費は後日集金します。よろしくお願いします。
【出欠連絡欄】 あてはまるほうに○をつけてください
( )出席・( )欠席
[お名前         ]

送別会の案内を本人に出す際は趣旨を簡潔に!例文を参考に費用は記載なく作成しよう

送別会の案内を本人へ出す際の注意点と、例文についてここまでで紹介してきました。今回の内容をしっかりとおさえられていれば、きっとうまく案内状が作成できます。案内を作成する際の方針としては本人から質問されないように作成するという事です。簡潔にかつ趣旨がわかる案内状を例文を基に作成し、主賓本人へ送りましょう。よくやってしまうのが、本人の名前の間違いです。こちらは当たり前ですが大変失礼となりますので、事前にしっかりとチェックをしてください。

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