2017年07月06日(木) 更新

欠勤届を提出する際の欠勤理由の適切な書き方

【欠勤届の書き方】有給休暇は一般的に「私用」でOK

欠勤届の欠勤理由の書き方ですが、一般的には有給休暇の場合、「私用」で問題ないはずです。年次有給休暇における休暇の利用目的を開示する必要はなく、労働者の自由であることが労基法でも定められているためです。しかし、会社にっては、欠勤届の欠勤理由を「私用」とする書き方では、受理してもらえない場合もあるようです。

会社によっては具体的な欠勤理由を求められる場合も

これは、会社の風習によるものと言わざるを得ないかもしれませんが、有給休暇の取得であっても、欠勤届の欠勤理由が「私用」では認められず、「冠婚葬祭」や「通院」など、具体的な欠勤理由を求められる会社もあるようです。そういった場合は、労基法に関わらず、会社の指示に従った欠勤届の書き方で提出するしかないでしょう。このように具体的な欠勤理由を必要とする書き方を命じるのは、周りへの配慮や、なにかトラブルがあったときに欠勤理由を把握しておきたいという意図があるようです。

【欠勤届の書き方】無給休暇は具体的な理由を記載しよう

では、有給ではなく無給休暇の場合、欠勤届の欠勤理由の書き方はどうするべきでしょうか?給料を受けとらない休暇であるとはいえ、元々出勤日として設定されていた日のはずです。周りに迷惑をかけて休暇をもらう以上、具体的な欠勤理由を書いておくべきでしょう。

会社によっては欠勤理由が「私用」で問題ない場合も

ただ、無給休暇の場合でも、会社によっては、欠勤届の欠勤理由は「私用」という書き方で問題ないこともあるようです。つまり欠勤届の欠勤理由の書き方は、会社にゆだねられていると言えます。とくに指示がないようなら、具体的な欠勤理由を書いておけば、欠勤届は受理してもらえるのではないでしょうか。

欠勤届の書き方・文例

欠勤届を提出する際は会社のフォーマットに沿って書きましょう。会社によってフォーマットは異なりますが、上述したように欠勤理由をしっかり書く必要があります。欠勤届には休みをもらう日付、理由、備考を書く欄があります。欠勤届の書き方を確認して提出しましょう。

事前に届ける欠勤届の例文

○○部
○○殿

所属
氏名:

下記の通り欠勤いたしますので、ここにお届けします。

1.欠勤日
平成○年○月○日
○時~○時

2.欠勤区分
私傷病・労働災害・通勤途上災害・家事都合・自己都合
3.理由・備考

欠勤届の欠勤理由の書き方は状況や会社により異なる

欠勤届の欠勤理由の書き方は、状況や会社により異なるのが現状のようです。有給休暇の場合、労基法で目的を開示する必要はなく労働者の自由と認められているものの、会社によっては「私用」という書き方では受理されないこともあります。欠勤届の欠勤理由の書き方は、まず会社に確認するのが、もっとも賢い方法でしょう。無給休暇は別としても有給休暇は本来、目的は自由でいいはず。どうしても会社に伝えたくない欠勤理由の開示を求められた場合、「家族の看病」や「冠婚葬祭」など、臨機応変な欠勤届の書き方をするのもひとつの方法かもしれません。

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