2016年12月20日(火) 更新

退職証明書の記入時に押さえておくべき書き方

退職証明書の書き方①:記入する項目は退職者の希望箇所

退職証明書とは、企業を退職したことを証明する書類です。退職者に依頼された場合、企業は退職証明書を発行することになります。記入する項目は、退職者が選ぶことになります。明記する項目には、どういったものがあるのでしょうか。

業務種類・地位・賃金・勤続年数があるが全て記入しなくてもよい

退職証明書に記入する項目では、「業務の種類、地位、賃金、勤続年数」などです。全てを記入する必要はありません。なので、退職証明書を請求されたら、記入する項目を、退職者本人によく確認しましょう。

また、退職証明書を作成したら、会社の印鑑を押す前に、退職者本人に記入項目や記載内容に誤りがないかを確認しましょう。

退職証明書の書き方②:各項目について

退職証明書に書く項目は、どのような書き方をするのでしょうか。退職証明書を発行する場合は、退職者に証明を要求された項目についてだけ証明することになっています。何らかの事情がある場合は項目を削ることができますが、退職証明書にはすべての項目を載せたほうが良いでしょう。

賃金は月収もしくは年収で勤続年数は勤続○年と書く

退職証明書に記載する賃金は、「月収〇〇万円」または「年収〇〇万円」という書き方をします。相手の希望を聞いて、どちらか適切な方を記載するようにします。退職証明書は私的文書ですので、年収と月収のどちらを記載しても構いません。
勤続年数は入社から退職するまでの期間を「勤続〇年」と記載しましょう。

役職と業務内容を書く際はどんな権限があったか書く

退職証明書は、退職者の役職や持っていた権限を記載することがあります。退職者はどういった役職に付いていたのか、また、何か権限を持っていたか明確に書く必要があります。職種については、求人誌に掲載する際のような書き方で問題ないでしょう。

退職証明書の書き方③:退職理由に注意する

退職証明書の記入項目のうちで最も注意が必要なのが、退職理由です。
退職理由は、退職者と会社に認識のずれがある場合が多いのです。

自己都合による退職であれば問題はありません。
解雇やリストラなどの会社都合退職であれば、書きたくなくても会社にはその旨を退職証明書に書く義務があります。

退職理由を書く前によく話し合う

問題となるのが、希望退職や早期退職などです。
会社都合退職にしてほしい退職者と、そうとは書きたくない会社とで、退職理由の書き方をめぐっての争いが起きるのです。

このときには、退職証明書を書く前に、退職者とよく話し合い、双方が納得する退職理由を決めましょう。場合によっては、退職証明書と離職票の退職理由が違うということになるかもしれませんが、それは全く問題ありません。

退職証明書の記入する際はトラブルにつながる場合があるので書き方に注意

以上が退職証明書の記入時に抑えておくべき書き方です。
退職証明書は、基本的に退職者が希望する項目のみを記入し、余計なことは付け加えないように注意しましょう。

また、退職理由など、会社と退職する本人の認識にずれが生じやすい項目については、特に注意し、よく話し合ってから記入しましょう。

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