2017年07月04日(火) 更新

電話の出方で注意したい基本的なビジネスマナー【会社員の常識】

電話に出る際に気をつけたいマナー①:3コール以内に受話器を取る

電話の出方のビジネスマナーを紹介します。まず初めに紹介するのは、受話器を取るまでのビジネスマナーからです。会社の電話はコール音がなってから「3コール」以内に取るのがビジネスマナーとなります。

3コールより遅れた場合は「お待たせいたしました」とお詫びをする

電話の出方で「3コール」以内に受話器を取るのがビジネスマナーと紹介しました。この3コールより遅れた場合は、受話器を取った際に「お待たせいたしました」とお詫びの言葉をつけましょう。

誰よりも先に電話を取る

会社に電話がかかってきた場合、社内にいる誰よりも先に電話をとる習慣をつけましょう。誰よりも先に電話を取るという習慣が身につけば必然と3コール以内に出られるようにもなります。

電話に出る際に気をつけたいマナー②:始めに会社名を名乗る

電話を3コール以内に取ったら、必ず会社名を名乗りましょう。ビジネスマナーを守った電話の出方は「はい、XX会社でございます。」や、「お電話ありがとうございます。XX会社です。」などです。

ワンクッションを入れて名乗るのがポイント

最初に会社名を名乗ってはいけません。必ずその前に「はい」、「おはようございます」、「お電話ありがとうございます」などのワンクッションいれましょう。 その理由は、電話口では一番最初の声は聞き取りにくいという特性があります。そのため、「株式会社XXでございます」と電話にでると、最初のXXの部分が相手に聞こえないという問題があるからです。

電話に出る際に気をつけたいマナー③:大きな声で明るくハキハキと!

自身の声が相手にとって聞き取りやすいように声を発するのが、電話の出方のビジネスマナーです。緊張しても会社にかかってくる電話は明るくハキハキと出ましょう。電話の出方によって会社の印象が変わります。明るい会社の方が相手も話しやすいですよね。

自信がなくてもトーンと音量は変えない

仮にクレームやわからないことを聞かれて自信がなくなっても、トーンと音量は変えないようにしましょう。最後までトーンと音量は変えないのがビジネスマナーです。

電話に出る際に気をつけたいマナー④:企業名と担当者名を聞き逃さない

せっかく電話を頂いたのに、担当者が不在の場合や電話対応が出来ない場合もあります。その際にスムーズに折り返しができるよう、企業名と担当者名は必ずメモします。一度で上手く聞き取れなかった場合も「企業名とお名前を改めて伺ってもよろしいでしょうか?」と一言伝えます。

電話に出る際に気をつけたいマナー⑤:電話に出る際は明るい声で話すよう意識

あなたが企業に電話をかけた時のことを思い出してみてください。この人元気がないな、機嫌が悪いのかなと感じたことはないでしょうか。電話では相手の顔が見えないため、声色だけで印象を決められてしまいがちです。そのような誤解を避けるためにも出来るだけ明るい声ではなすよう心がけましょう。

電話の出方のビジネスマナーは「3コール以内に」「会社名を名乗る」「大きな声でハキハキと」

本ページでは、電話の出方のビジネスマナーを紹介してきました。電話は会社の顔です。しっかりと電話の出方のビジネスマナーを守って、業務を行いましょう。初めは緊張するかもしれません。それも数をこなすことで徐々に緊張しなくなります。自信がなくても堂々としたトーンと音量で社内のだれよりも早く電話に出ましょう。

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