2016年12月06日(火) 更新

会食・接待のお誘いメールを送るときのマナー【例文あり】

はじめに~お客様や取引先との会食について~

会食や接待は、お客様や取引先との会食は良好な関係を築くための、一つの有効な手段と言えます。会食や接待を通じて、より取引を発展させるためにもこの会食の取り仕切りの段取りや仕方。そして接待で好印象を与えるための最初の大事な段階である会食のお誘いメール・会食のご案内メールのマナーは、しっかりとおさえておきましょう。

会食のご案内・お誘いメールを送る際のマナーとは

会食のご案内やお誘いメールを相手に送る時は、何よりもしっかりとした気遣いが必要です。会食に案内するのは友達ではなく、あくまでも取引先やビジネスでの大事なお客様ですから、マナーを守ったメールの作成はできて当たり前なのです。
では早速、会食のご案内・お誘いメールを送る際のマナーから確認しましょう。

案内やお誘いメールには「接待・会食先の地図」を必ず添付

当たり前ですが、会食や接待を案内する方、つまりもてなす側が会食先も決めますよね。ですので、会食のご案内やお誘いメールを作成する際は、必ずお店の地図を添付しておくのがマナーです。
また、地図だけでは分かりにくい場合は、駅からのルートを「○○駅○○改札を出たところで」といった風に説明すると、より丁寧な印象を与えられるでしょう。

お誘いメールには、万が一の際のフォロー(連絡先)も盛り込むのを忘れずに

接待や会食のご案内・お誘いメールには地図を添付しておくのは鉄則ですが、もし道が分からなかった際など、万が一の場合にも即座に対応できるよう、担当者の電話番号も記載しておきましょう。
「もし場所が分からない場合は、お電話ください」とひと言つけ加えておけば、何かあった時に連絡を入れてくれますから、これも接待や会食の場で失礼のないように振る舞うためには、おさておきたいマナーといえますね。

会食場所の設定にあたっては相手の意見を聞いておくのもマナー!

また、接待や会食の案内・お誘いメールを送る際のマナーと同時に覚えておきたいのが、会食の場所はこちらの好みだけで決めるのはマナー違反だという点です。
そもそも、その会食はお得意様や顧客を接待するのですから、もてなされる側ができるだけ喜んでもらえるお店選びをするのも、いわば当たり前なのです。

会食場所は「取引先の好みに合わせる」のが接待の基本!

会食や接待をする際の場所を、お得意様や取引先の好みにあわせるのは接待マナーの1つです。そして、せっかく設定した会食で嫌いなものばかりを出してしまうことのないように、事前に食べ物やお店の好みについて聞いておく、ここまで下準備をして初めて出迎えるための最低限の準備が整った、ともいえるのです。そして、センスのいい会食に案内することで、徐々にお客さんとの仲も深まっていくのです。

会食のお誘い・ご案内メールで使える例文

会食のご案内・会食のお誘いメールのマナーについてはご理解いただけたでしょうか。
では最後に、会食のお誘い・ご案内をする際に使えるメール例文をまとめてみました。最低限のマナーはしっかりと弁えた文面になっていますので、会食のお誘いメールを送る際は、是非参考にしてみてください。

会食のお誘いメール例①日程が決まっていない場合

件名:【会食の日程の件】○○商事との会食について

株式会社 ○○
専務取締役 ○○様
(秘書担当 ○○様)

拝啓 ○○の候、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
○○商事 ○○部 ○○と申します。
弊社、事業部長 ○○より申し付かりまして、日程伺い方、
会食のお誘いの連絡をさせていただきました。

恐れ入りますが、来週○月○日以降でご都合の良い日程を教えていただきたいと思います。
2,3候補日を頂けますと幸いです。
ご予定はこのメールに返信くださいますよう、お願いいたします。

お忙しいところ恐縮ですが、日程調整どうぞよろしくお願いいたします。

敬具

会食のお誘いメール例②日程やお店が決定しているときの案内文

○○株式会社
○部
部長○○○様

拝啓
時下ますますご清祥の事とお慶び申し上げます。
平素は格別のお引立てを賜り厚くお礼申し上げます。

さて、この度日頃の感謝を込めまして
下記の日程にて、お食事へご招待いたしたく存じます。

ご多用とは存じますが、○○様のご出席をお待ちしております。

何卒今後ともよろしくお願い申し上げます。

敬具

──────記──────
日時:

場所:

連絡先:

─────────────以上

お客様・取引先に送る会食のお誘いメールは「日程・地図・緊急連絡先」を必ず盛り込もう!

会食や接待のお誘いメールや、ご案内メールを送る際のマナーと例文を見てきました。
昔は電話や郵便で案内を送ることが多かったものの、近年はお客様・取引先との接待や会食の際は、会食のお誘いメールや会食のご案内メール、という形を取る場合が多くなってきています。
ですが、メールは手軽で訂正も簡単な反面、ついつい基本的なマナーを何度も確認する事が少なくなっています。お客様・取引先へ会食のお誘いをする際は、しっかりとビジネスマナーを守ったうえで、お客様・取引先を最大限もてなす気持ちを込めた会食のお誘い・ご案内メールを作成しましょう。
また、会食の店を決める時は、相手の食の好みなども把握し、会食が成功できるようにアンテナをはって進めていく必要もあります。お客様・取引先との会食はできる限り、お客様に楽しく気持ちよくなってもらえるように、案内メールから店決めといった、細かいところまで気を遣ってようやく準備が整えるのだと心得てください。

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