2016年12月06日(火) 更新

反省文や始末書の誠意が伝わる書き方と例文【遅刻編】

そもそも、反省文と始末書ってどう違うの?

反省文と始末書。この2つのどちらかを使うかは、会社によって違いがあります。
遅刻であれば、一般的には反省文を用いるケースが多いいですが、会社によっては、始末書を提出するように求められる場合もあるでしょう。ですが一体、ニュアンスとして、同じように聞こえる反省文と、始末書の具体的な違いはどこにあるのでしょうか?

反省文は「直属の上司までで共有は留められる戒めのための文章」

反省文は、直属の上司までで、共有を留められる可能性が高い、戒めのための文章を指します。あくまでも個人の意識を引き締めるためのものですが、部署内の規律を今一度正すとという認識の書類だと、考えれば問題ありません。
とはいえ、自分への戒めというニュアンスで、反省文を提出させる上司が多いので、あくまでも個人を叱咤激励するものを反省文と呼ぶのです。

始末書は「上層部に提出される会社に対する謝罪文」

反省文に対して始末書とは、会社に対する謝罪文を指します。
業務にまつわる失敗や過失、規則違反を犯した事実に対し文字で謝罪を残す文書で、謝罪をする事となった理由や原因などについて書き、さらに今後の再発防止についての誓約も込められた内容となります。

この内容からも分かるように、基本的に始末書は直属の上司が目を通したあと、会社の上層部(社長や役員)や本社にまで提出され、ほとんどのお偉いさんが目を通す可能性が高い書類だと考えた方が良いでしょう。

ビジネスシーンでは「反省文」より「始末書」の方が謝罪レベルが高い

始末書と反省文の違いをまとめると、一番大きな違いは2つの謝罪内容に大きなレベル差がある点だと分かりました。始末書は反省文と違い、ビジネス文書の意味合いが強く、度重なる失敗や重大なミスでときには重いペナルティに繋がるケースもあります。

そのため、会社に対しての誠意の謝罪が必要とされるのが始末書なのです。
反省文は、それよりも影響の少ない失敗やミスのときに提出する文書で、同僚や上司など自分の周りの人たちに迷惑をかけてしまった事実への謝罪に使われるのです。この違いをしっかりと頭に入れて、始末書の書き方と反省文の書き方は求められる内容を入れ込むように工夫しなければなりません。

反省文は「謝罪のみで済む」が始末書は「減給の可能性」も

反省文の提出理由として多いのは、遅刻や提出期限の書類が遅れた、社内の備品の破損などが多いので、先ほども述べたように「あくまでも注意喚起の意味合いが強い」という認識で問題ありません。
その点から、自社内あるいは自部署でおさまる場合は反省文で、全社内や社外にまで影響が出てしまった場合は始末書という考え方が妥当です。つまり、反省文と違い始末書を書くという事は、何らかの形で自社に不利益をもたらせたという意味になり、給料の査定に影響してくる場合が多くなる、と覚えておかねばなりません。

上司に反省文ではなく、始末書の提出を求められた時点で、今期の昇進は難しいかもしれませんね。なぜなら、反省文や始末書は、基本的に社会人として基礎である「本人の勤怠の問題」だからです。

遅刻でも「始末書」の提出を求められたら従うのがルール

一般的に始末書と言うと、「会社の物を紛失した」「事故を起こしてしまった」「取引先に迷惑や損害を与えてしまった」場合などに提出を求められるケースが多いようです。ですが逆に言うと、遅刻で始末書まで求められるというのは、それだけ重い処分なのだと言えるかもしれません。

「何も遅刻一回で・・・」と感じるかも知れませんが、そこは会社の考え方とルールに則るしかありません。遅刻であっても反省文ではなく始末書の提出を求められた時は、後ほど紹介する始末書の書き方や反省文の書き方、そして例文(文例)を参考に、正しい内容のものを提出しましょう。

遅刻したときに「反省文」を求められた際の書き方

「朝の時間に起きれずに遅刻をしてしまう」「電車遅延で遅刻してしまう」「渋滞にはまって遅刻してしまう」。遅刻の理由は人それぞれですが、どうしても遅刻してしまうケースはどこの会社でもどんな人にもありえるものです。
ですが、いつも遅刻ギリギリの出社時間になる人はいませんか? そんなときの遅刻もたまにであれば許されるでしょうが、同じような遅刻が月に何度も続くとなれば、上司の立場としても見過ごす訳にはいかなくなります。

そして、遅刻というミスが重なった際に、経緯と対策を述べ謝罪をするために、反省文を書くように求められたとしましょう。社会人として恥ずかしい事ですが、同じミスを繰り返さないためにも、きちんと反省文を提出して自分を改める必要がありますよね?

では、そのために反省文の書き方として、どのような点に注意をして作成すれば良いのでしょうか?

反省文は「原因・反省・対策」という構成で書こう

繰り返しになりますが、反省文とは「反省の意を表して謝罪するため」の書類です。どちらかというと、会社にというより周りの人へ迷惑を掛けた時に書く書類ですので、書き方としては以下の点に配慮をしましょう。

■どんな失敗をして、なぜそうなってしまったのかという「事実・原因」
■それに対して、どういう考えがあるのかという「反省・謝罪」
■今後どう気を付けていくかの「対策」

相手に謝罪の気持ちが伝わりやすい反省文は、これらのポイントを盛り込んだ構成にする必要があります。その他にも、反省文の書き方では注意すべきポイントがいくつかあります。この後にご紹介する例文(文例)も参考にしっかりとおさるべき点を把握しましょう。

反省文の書き方は「謝罪の気持ちを盛り込んで誠意を見せる」のが大事

遅刻してしまった際の、反省文の書き方としては、「謝罪の気持ち」をしっかりと盛り込み、「今後の決意を断言した文面」にしましょう。反省文は同じ失敗を繰り返さないための戒めが第一の目的ですから、内容としても当然ながら誠実さが求められます。
遅刻してしまった事実を論理的に考えて、改善策を述べるのも大事ですが、まず何より反省の気持ちを全面に押し出す事を意識した書き方にする必要があるのです。
そして、反省文の書き方として、内容はただ長い文章を盛り込むだけでは意味がありません。読み手の手間を考えてなるべく簡潔にして、反省文の内容を先ほど述べたように『なぜ遅刻したかの理由と反省の気持ち、そして今後の対策』にする。必要なのはこれだけなので、こういった書き方も誠実さに繋がります。

今後の決意を示す際は「思います」ではなく「します」と断言した文面」に!

また反省文では、自分がした過ちや不正の事実を正直に記した上で、注意された点を改め今後二度と同じ過ちや不正をくり返さないことを約束しなければなりません。
ですので、「~したいと思います」・「~しないように気を付けます」という希望的な表現ではなく、「~します」・「~しません」と断言する書き方でなければ、反省文の中にある気持ちや改善の意志が相手に伝わらないのです。
こういった反省文の書き方と構成を忘れずに、次にご紹介する例文(文例)を参考にしてください。

遅刻が理由で反省文を書く際に使える例文(文例)をチェック!

では次に、遅刻が理由で反省文を書く際に使える例文(文例)をチェックしておきましょう。基本的に言い訳は必要ありませんから、客観的な事実だけを述べ、次回からの遅刻を防ぐ対策を文章に盛り込むのが大切です。
また、反省文は文章量にするならば便箋1枚程度に留めるのが理想です。

例文(文例)①寝坊で遅刻をした際の反省文

○○部
○○(役職) △△ △△殿
◯◯部○○課 △△ △△ 印

反省文

私は、平成○○年○月自らの不注意により、始業時間に遅刻をいたしました。

これは私の不注意が原因で弁明の余地はまったくございません。社会人として恥ずべき行為であると深く反省しております。
また、会社ならびに関係者各位に対して多大なるご迷惑をお掛けいたしましたことを重ねてお詫び申しあげます。
今後は、自己管理を徹底し二度とこのようなことのないよう、姿勢を正し信頼回復に向けて職務に邁進して参ります。

例文(文例)②電車遅延で遅刻した際の反省文

○○部
○○(役職) △△ △△殿
◯◯部○○課 △△ △△ 印

反省文

私は、本日早朝に発生した□□□電鉄・□□□線の人身事故による遅延により、出社時間が始業時間より約○分遅れてしまいました。そのため朝のミーティングに遅れ、他の社員の方々にご迷惑をお掛けしたことを大変申し訳なく思っております。
私は、通常、始業時間の○分前には出社するようにしておりますが、今回の鉄道事故では約○分の遅延でした。このような遅刻を繰り返さないために、今後は出社時間を○分以上繰り上げ、○時○分までに出社するよう心掛ける所存です。

遅刻したときに「始末書」を求められた際の書き方と例文

では次に、遅刻したときに反省文ではなく「始末書」の提出を求められた際の、始末書の書き方と例文(文例)も見ていきましょう。
最初にも述べましたが、反省文と違い始末書は「謝罪レベルが高い謝罪文」です。その分、書き方でも反省文と注意すべき点は違うので注意が必要です。

始末書の書き方は「対策の提案」を盛り込んだ内容に

始末書も反省文と同じで状況説明だけではなく、謝罪、そしてそれを今後どう活かしていくかという書き方は必要です。ですが、始末書の書き方で反省文の書き方と違うのは、「対策の提案」をしなければならないという点です。
始末書の書き方として、なぜその点が重要なのでしょうか?

始末書における「対策の提案」が「会社への約束」となる

始末書の書き方として、なぜ「対策の提言」を重要視するかというと、「今後繰り返さないための再発防止の対策」を明記することが、「会社への約束」に繋がるからです。
受け取る側が、始末書を書くあなたに何を求めているのか、その点をしっかりと理解して、始末書を書かされた原因とともに会社との約束を決める。こういったことが、始末書の書き方では大切なのです。
では、遅刻が理由で始末書を書かされる場合の例文(文例)も見ておきましょう。

遅刻が理由で「始末書」を書かされる場合の例文(文例)

平成○○年○○月○○日

○○部長
○○○○殿
○○○○部 ○○○○

始末書

私こと、○○○○は、平成〇〇年〇〇月〇〇日より本日に至るまで、計○○回にわたり、正当な理由のない遅刻を繰り返し、会社ならびに職場の皆様に対して多大なるご迷惑をおかけいたしました。これは、ひとえに社会人としての自覚と責任に欠けるためであり、深く反省しております。まことに申し訳なく、心から深くお詫び申し上げます。
今後は、二度とこのような不始末のないよう心がけますことをお誓い申し上げ、ここに始末書を提出いたします。

以上

始末書や反省文の提出方法も確認!

遅刻した事に対しての反省文や始末書を書き上げたなら、最後にそれを上司に提出しなければなりません。
その際の反省文や始末書の提出方法ですが、当然ながらメールなどではなく、封筒に入れて提出をするのが常識です。かといって、書面をそのまま渡すのも非常識になりますよ。まして内容が遅刻であれば尚更です。

便箋の大きさに合った封筒に入れて提出しましょう。きちんとした反省文の書き方や始末書の書き方をしても、ビジネスマナーを守った渡し方をしなければ全てが台無しなので注意しましょう。

書類は封筒に入れ表に『反省文・始末書』と記載! 裏面には自分の名前を

先ほども述べましたが、反省文であっても始末書であっても上司に提出する書類な訳ですから、メールの添付などではなく封筒にきちんと入れて提出しなければなりません。その際、封筒をのりづけしたり、宛先を書いたりする必要はありませんし、便箋であれば折っても問題はありません。

ただし、封筒の表の中央に『始末書』あるいは『反省文』と記載して提出するのを忘れないようにしましょう。
また、封筒の裏面の中央左側に、自分の所属している部署名と名前を書いて、誰からの書類なのかを明確にするのも大事ですよ。

例文(文例)を参考に遅刻した場合における反省文・始末書の書き方を覚えて正しく提出を!

今回は、反省文や始末書の書き方と例文【遅刻編】と題して見てきましたが、参考になりましたでしょうか?
遅刻は社会人として恥ずかしい事ではありますが、犯してしまったミスは仕方ありません。その事で反省文や始末書の提出を求められたときは、例文(文例)を参考に反省文の書き方・始末書の書き方を守って正しく書き上げ提出しましょう。
反省文は書かないに越した事はありません。しかし、改めて反省文という文章に残すだけで、自分自身も遅刻を振り返ることができ、次回への対策に進むためにときには必要なのです。

信頼回復のためにも、求められた時に限らずミスを犯した際は誠意を持って、遅刻反省文や遅刻始末書を提出しましょう。

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