2017年07月04日(火) 更新

電車遅延による遅刻の会社への適切な報告方法【例文あり】

電車遅延による遅刻の報告は「電話」が基本

出勤する際に交通機関のトラブルで遅刻してしまうこともあるでしょう。電車の遅延で遅刻が確定してしまった場合、ビジネスマナーとして電話で会社に遅刻を報告するのが連絡の基本です。もし連絡して電話が繋がらなかった場合においても、先に会社にメールをして、後程、会社に電話で連絡し直すようにしましょう。このように、電車の遅延による遅刻の報告にもビジネスマナーはあるのです。

会社への遅刻連絡は必須

特に東京や大阪などの大都市では、電車遅延による遅刻をしそうになるのは良くある事でしょう。電車遅延による遅刻の場合、その時自分が置かれている状況にあわせて、連絡方法を電話にするのかメールにするか使い分けるのが好ましいです。

もしも普段使っている路線が動かず、乗換えをして新しい切符を購入して勤務先へ向かうのならば、だいたい何時着になるのかをあらかじめ調べた上で、今置かれている状況を簡潔かつ明確に話し、その後の予定についても相談するようにしましょう。電車遅延による遅刻でも、連絡を入れないのはタブーです。

遅刻がわかった時点で速やかに会社に電話で連絡する

電車が遅延し、遅刻がわかった時点で速やかに会社に電話で連絡します。できれば会社の始業時間前に連絡しておくのが望ましいでしょう。電車の遅延による遅刻を連絡する前に、会社の上司が通勤途中だとわかっていれば、会社に電話して電車の遅延で遅刻する旨を連絡して伝えておきます。ただ、細かい報告方法は会社によって違いますので、職場のルールに合わせて遅刻の連絡の対応しましょう。

連絡手段は状況に応じて、適切な方法を選ぶと◎

電車遅延による遅刻をしそうな場合、会社への連絡は基本的に電話連絡が好ましいとされています。その際、だいたい何時くらいに出社できるか伝えるのがワンポイントですが、万が一それよりも更に遅れる場合には、再度電話連絡を入れる必要があります。

ただし、例外もあります。
車内にいる場合はメール連絡でも問題ないケースが多いです。電車内で通話するのがマナー違反というのと、そもそも朝の通勤ラッシュでとても通話ができるスペースがないというのが、大きな理由でしょう。なので、状況を見て電話にするかメールにするか決めれば大丈夫ですね。また、時刻を見て上司も通勤途中で電話がとれないとわかっているときは、会社(オフィス)には電話、上司にはメールなど、臨機応変に対応するスキルも必須です。そうやって使い分けるなどにすれば、ビジネスマナーを弁えた連絡方法といえます。あとは、それぞれの職場で決められたルールに合わせて連絡手段を使い分けましょう。

電車遅延による遅刻を報告する時は、出社時間の目安も連絡しておく

会社は一人で回っているのではありません。10分、15分の遅刻でも会社の周りに迷惑をかけてしまう点は忘れてはいけません。電車が遅延して遅刻が決まったら、会社に電話で報告しますが、その時に必ず「○○時頃着きそうです」などの見込み時間を会社に連絡するようにしましょう。

「今△△におります。○○時には出社できると思います。もしこの時間をすぎてしまうようであれば再度ご連絡いたします」
「○○分ほど遅れます。」

だけでも構わないので、予想できる時間を必ず伝えるのが社会人として守るべきマナーです。寝坊でも交通機関の遅延で遅刻しそうでも、電話連絡やメール連絡をする際に必ず出社時間の目安は伝えなければなりません。

遅延が原因でも、ただ「遅刻します」と伝えるだけではNG

電車遅延による遅刻をしそうで電話・メール連絡する際の注意点についてしっかり覚えておいてください。遅刻の連絡をする際は、ただ「遅刻しそうです」とだけ伝えるのはビジネスマナーとしてNGです。またその他にも、電話連絡でもメール連絡でも、いずれにしても忘れてはならない伝える項目があるのですが、とにかく一方的に伝えるのではなく、相手の事を思いやる気持ちを大切にしましょう。

お客様から電話があった時などにフォローしやすい

電車遅延で遅刻する際、何時ころに出社するかを連絡しておくことで周囲も把握でき、仮にお客様からあなた宛に電話があったときも、会社にいる周りの人は「○○時頃出社する予定です」と伝えられるので、会社でもフォローしやすくなります。そのため、会社に遅刻の旨を連絡する際には出社時間も連絡するようにしましょう。また、無事出社したら、遅刻したお詫びとフォローへのお礼を忘れずにしてください。

もしもメールでしか連絡できない事態に陥った場合

電車遅延による遅刻の場合も、電話での連絡が一般的ですが、ときとしてメールでしか連絡できないケースもあるでしょう。そのような場合には、どのような点に気をつけてメールを送ればいいのでしょうか。メールの書き方・例文を見てみましょう。

メールには「現在地」と「トラブル内容」を簡潔に明記

電車遅延による遅刻の連絡メールのポイントは、必ず「現在地」と「トラブルの内容」を簡潔に伝えるという事です。電車遅延に代表される交通機関のトラブルに限らず、万が一事件や事故に巻き込まれてしまったような場合にも、身の安全を会社へ知らせることが第一ですよ。こういった場合もで、遅刻する事に対する謝罪と出社予定時刻を可能な限り明記してください。なお、電車遅延による遅刻については、必ず「遅延届け」をもらうようにしましょう。そして出社したらすぐ、上司や直属の先輩、周りの同僚に謝罪するのが一般的なマナーです。たとえ遅刻が自分の責任でなくても謝るのが、ビジネスの世界ではしきたりです。

遅延の際に送るメールの例文

件名:電車遅延のため遅れます/(自分の名前)
(以下、テキスト)

△△さん

おはようございます。(自分の名前)です。
現在、出勤途中なのですが、
△△線△△駅近くで起きた列車事故の影響で、
全線不通により出社が遅れそうです。
申し訳ございません。

本日予定の○○社への提案資料ですが、
社内××にて保管しておりますのでご確認ください。

なお、~~時頃開通見込みとのことですので、
直接○○社へ出向く予定です。
ご迷惑おかけ致しますが、ご対応何卒よろしくお願い致します。

(署名)

電車の遅延による遅刻なら必ず「遅延証明書」をもらう

会社によって決まりは違うようですが、遅延証明をもらわなければ電車の遅延による遅刻として認めてもらえない場合も会社によってはあります。あらかじめ会社に確認の連絡を取り、必要なら遅延証明書はしっかりもらっておきましょう。遅延証明書によって遅刻控除を免れる可能性もあります。

電車遅延として遅延証明書を出せば遅刻にされないケースも

電車遅延の際に遅延証明書を会社に提出する、もしくは見せれば、遅刻にならないという会社もあります。ただ、遅延証明書があれば遅刻にしてはいけないという法律があるわけではないので、あくまで会社の取り決めによります。けど少なくとも、遅延証明書があるときの取扱いとして遅刻控除の対象にはしないという会社は多いです。

電車遅延による遅刻をしてしまった際の会社への連絡は、メールよりも「電話で早急に」がマナー

以上、万が一電車遅延による遅刻をしてしまいそうなときに、会社への連絡方法・正しいマナーをご紹介しました。上記でも記載しましたが、いくら電車など公共交通機関の遅れによる遅延でも、遅刻は遅刻です。ただ、突発的な電車遅延による遅刻なら仕方がありませんが、それでもなるべく避けたいもの。電車遅延による遅刻を避けるには、遅延しやすい電車だとわかっているなら、遅刻の連絡をする前に早め早めの行動を心がけ、なるべく会社に遅刻しない努力も必要です。
電車遅延による遅刻をすると分かった時点で、会社には電話で早急に遅刻する旨を連絡することも必要ですし、会社へ電話が繋がらないようであれば会社のメール連絡先に連絡をして、そのあとに電話で連絡をするなり周囲へのフォローも必要です。電車遅延による遅刻であっても、会社に遅刻することは、周囲に迷惑をかけてしまうのだと念頭においておきましょう。

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