2016年12月06日(火) 更新

納期に間に合わない時のメールでの上手な謝り方と例文

納期に間に合わないと思ったらまず誠意を持って謝る

仕事での納期や締め切りは先方との約束です。まずはその納期に間に合わない、締め切りに遅れる点に対して、誠意を持ってしっかりと謝りましょう。

納期に間に合わない時の上手な謝り方

納期に間に合わない、締め切りに遅れるときは言い訳せずに「誠に申し訳ございません」

納期や締め切りに間に合わない、何かミスをして謝る、上司や先輩の誘いを断る時の話し方は重要です。言い訳はできるだけ止めた方がいいでしょう。致し方ない事情であっても、言い訳を強調した話し方では、いい印象を与えません。

直接出向くのが難しい場合は電話やメールでの謝り方が良い

納期遅れの際、直接出向いて謝るといった事が難しい場合は、まず電話やメールで謝罪しましょう。その後には必ず直接出向いての謝り方が良いでしょう。

直接出向くのが難しい場合でも、電話やメールでの謝罪の後に直接出向く事で対応にも誠意を感じられ、良い印象となります。しかし、できれば電話やメールではなく直接出向いて謝罪した方がより印象はよくなります。

納期に間に合わないときは代案を出し相手を納得させ謝る

経理部◯◯様

おつかれさまです、◯◯部の◯◯です。

◯月◯日の12時までに本社へ郵送必要な清算書についてですが、
誠に申し訳ないのですが、処理が遅れておりまして、
予定時刻までに郵送することが難しい状況です。

その代わりに、当日、本社までわたくしが直接書類を
お渡しに参りたいと考えております。

お忙しい中大変恐縮なのですが、◯月◯日の午前中に、本社で
書類を回収、確認していただける方はいらっしゃいますでしょうか。

お時間をいただくことになってしまい大変申し訳ないのですが、
どうぞよろしくお願いいたします。

納期に間に合わないと思った際の謝り方の手順

納期に間に合わない、締め切りに遅れるといった時の謝り方における手順をまとめてみました。上記の通り誠意を持って謝り、そこから代替案を提案していきます。

まずは状況を把握する

■相手の怒りの原因を把握し、その事について謝る。わからなければ、「恐れ入りますが」「差し支えなければ」と率直に聞いた方がよい 。

■改善策を提示する時に、改めて謝る。「お返事をお待ち申し上げております」「ご了承いただけませんでしょうか」などの言葉も添える

自分の非を認めてスムーズな連絡をする

▪︎スムーズではないダメなやりとりの例…

「精一杯頑張りましたが間に合いませんでした、申し訳ございません」
→「どれくらい時間が掛かりそうですか」
→「分かりません。今急いでやっています」→「いつなら出来ますか」
→「えっと・・・」

こんなやり取りをすると何回もメールをしなければならず、取引先に手間も迷惑もかかります。メールをする際には、自分の非を認めてなおかつスムーズな連絡を心がけましょう。

▪︎スムーズな例…

「精一杯頑張りましたが間に合いませんでした、申し訳ございません。現在の進捗はこのような状況ですので、⚪️日⚪️時を目安に⚪️⚪️の状態に仕上げ納品させて頂けます」

謝罪が自己弁護になっていないか確認

謝罪を一切受け入れてもらえないのは、メールや電話だからといった理由ではなく、謝罪の仕方が間違っているせいというのも少なくありません。問題は要するに、ほとんどの人が自己弁護に終始してしまう事です。

次のようなセリフで、自分の意図や考えや気持ちばかりを説明していませんか?

「○○するつもりはなかった」
「○○しようと思ったから」
「○○だなんて気がつかなかった」
「これには理由があって」

納期遅れの状況を把握してからの謝り方が怒りを和らげる

納期に間に合わない、締め切りに遅れるといった時の謝罪の仕方における手順をまとめてみました。上記の通り誠意を持って謝り、そこから代替案を提案していきます。場合など、状況は様々だと思います。

しかし謝罪は、一度すれば終わりという事は、ほとんどありません。大抵は、手順を踏む必要があります。社内の複数の部署などで謝罪する際には、ばらつきが出ないよう、対応を統一しておいてください。

謝罪ではまず状況を把握し率直に謝る

納期遅れや仕事の取引などで、自分たちに責任があるトラブルが起きたときは、相手に謝罪をしなければなりません。企業や担当者とのコミュニケーションを良好にする謝罪の基本を説明します。

最初に、先方の怒りを和らげるため、相手が特に何について怒っているのか、状況を把握し、その事について率直に謝ります。

納期遅れの改善策を提案する謝り方

例えば、納期が遅れた場合、遅れた事実について怒っているなら「納期が遅れて申し訳ありません」などと謝罪します。遅れが予想されたのに、それを伝えなかった事に怒っている場合は、「連絡を怠り申し訳ありません」といった謝り方になります。

当面の怒りを和らげた後は、改善策を提案します。その際にも、改めて謝罪の言葉を述べます。納期が遅れた場合なら「遅れた分の代金は割り引かせていただきます。本当に申し訳ありませんでした」といった具合です。「これで、ご了承いただけませんでしょうか」といった言葉を添えてもいいでしょう。

納期遅れに対するメールでの謝り方:具体例

納期に間に合わない、締め切りに遅れる場合に最近ではまずメールで謝る方法もあります。そのメール文例を紹介します。

メールの文例①:想定を誤った納期遅延

件名:「〇〇」納期遅延のお詫び
○○○株式会社 商品仕入部
〇〇様

いつもご利用いただき、ありがとうございます。
株式会社〇〇、営業部の〇〇です。

さて、 10日付のメールにてお問い合わせいただきました
「〇〇」についてですが、
納期が遅れておりまして誠に申し訳ございません。
御社に多大なご迷惑をおかけしておりますことを、
心よりお詫び申し上げます。

今回の納期が遅れました原因は、
注文数の想定を誤った結果と深く反省しております。

現在、弊社ではフル稼働で
生産にあたっている次第でございます。

御社には遅くとも
1月10日(火)までにお届けできる予定です。
確実な配送スケジュールがわかり次第、
改めてご連絡申し上げます。

メールにて恐縮ですが、
取り急ぎお詫び申し上げます。

メールの文例②:予想以上の売れ行きによる納期遅延

件名:「○○○○○」納期遅延のお詫び
○○○株式会社 営業部
〇〇様

平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
株式会社〇〇、営業部の〇〇でございます。

ご連絡いただいた「○○○○○」納期遅延の件、たいへんご迷惑をおかけし、
誠に申し訳なく深くお詫び申し上げます。

じつは、メーカーからの入荷がたいへん遅れており、ご指定の期日にお届けする
事が出来ない状態です。
発売後予想以上の売れ行きと、一部海外工場のストによる部品製造中止状態に
よるものとのことです。

現在は、国内外の工場をフル稼働で生産しており、貴社には○月初旬には
納品できる予定です。

本日までご連絡が遅くなり、大変申し訳ございません。
メールにて恐縮ですが、お詫びとご連絡を申し上げます。

納期に間に合わないときは遅れることに率直に謝り代案を出す

納期に間に合わない、締め切りに遅れる思った際のメールでの謝り方をみていきましたが、いかがでしたでしょうか?本来であるならば、納期遅れという事態は招いてはいけない事です。そのようになる前にいくつかの手段はあるのです。

しかし、納期遅れを招いてしまったのならば、遅れたことに対し誠心誠意謝るしかありません。いざという時のために、紹介した謝り方を覚えておきましょう。

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