2016年12月09日(金) 更新

BCC?TO?退職の挨拶メールを一斉送信する場合の注意点

退職の挨拶メールを一斉送信する時はなぜBCCが良いのか?

退職の挨拶メールの宛先設定にはTO、CC、BCCの3種類がありますが、退職挨拶メールを一斉送信する際にはBCCを用いるのが一般的です。しかし、なぜBCCで送った方が良いとされるのでしょうか?その理由について説明します!

受信者のプライバシーを守れる

TOやCCでも一斉送信できないわけではありませんが、TOやCCでは送り先アドレスが受信者から見えてしまいます。大量の送り先アドレスが設定されているのが見えてもメリットは無く、見づらいだけです。また、受信者のプライバシーの観点からもよくありません。

退職の挨拶メールをBCCで一斉送信する際の注意点

退職の挨拶メールを一斉送信する場合は、受信者のプライバシーの為にもBCCで送るべきということを伝えました。しかし、ただ単に一斉送信でBCCを使えば問題がないというわけではなく、注意点があります。

BCCで社内と社外に一斉送信は厳禁

BCCで送り先を隠して一斉送信できるからといって、社内、顧客、取引先にまとめて退職の挨拶メールを送るのはいけません。

世の中にはメールでの退職挨拶というだけで、丁寧さに欠けると感じる人もいます。できるだけ手間を省きたいとしても、社内向けと社外向けで文面を変えるぐらいの配慮は必要です。

BCCで送る退職の挨拶メールを書く際のポイントとは?

一斉送信する際にはそれなりに社内向けと社外向けで文面を変えなければならないわけです。他に気を付ける点はあるのでしょうか?それではBCCの退職の挨拶メールを書く時のポイントについて見ていきましょう。

分かりやすさを重視した文面に!

退職の挨拶メールの宛名は送り先の部署名などとしましょう。BCCで送っているのですから、個人名を列挙する必要はありません。

また、大勢の人が読むのですから、分かりやすさを重視しましょう。個人的な退職理由を詳しく書く必要はありません。

件名についても大勢の人に送っていることを意識し、「退職のご挨拶 佐藤太郎より」などと氏名も入れて明快なものにしましょう。

メール本文でBCCでの送信に対する謝罪も入れる

BCCでのメール送信というのは、受信者に喜ばれるものではありません。退職挨拶メールの本文において、BCCで一斉送信していることを謝罪しておいたほうが無難です。

TOメールで送った方が良い場合とメリットとは?

今まで一斉送信する場合はBCCで送るべきということを言っていきましたが、逆に一斉送信しないならTOメールで送るというのもありです。TOメールで送った方が良い場合とそのメリットについても見ていきましょう。

退職までの時間がある場合はTOで送ろう

退職までに時間的な余裕があるのなら、BCCを使わずに、個別にTOで宛先設定をして退職挨拶メールを送るのがおすすめです。

個別に送るほうが、文面もその人にあわせたものにでき、感謝の気持ちを伝えやすくなります。受信者側もBCCなのか、TOなのかは意識しており、TOのほうが好印象を持ちます。

TOで送る方が返信確率も高く退職後の親交も深まる

BCCでの退職の挨拶メールにも返信は来るでしょうが、定型的な返信になりがちです。一方、TOなら心のこもった返信が来る確率が高いです。

TOで送るなら、退職の挨拶メールの末尾に私的な連絡先も掲載しておくといいでしょう。退職の挨拶メールがきっかけで、退職後に親交が深まる可能性もあります。

退職挨拶メールを一斉送信する時は「BCC」時間がある時は「TO」がオススメ

退職挨拶メールを一斉送信したいのなら、TOやCCではなく、BCCを用いるのが基本です。BCCなら受信者に宛先アドレスが見えないので、受信者たちのプライバシーを守れます。

また、BCCで送る際の文面、件名は大勢の人が読むことを意識し、わかりやすさを重視しましょう。BCCの一斉送信で送信することを詫びておくのも重要です。

なお、退職までに時間的な余裕があるなら、BCCではなく、TOで個別に退職挨拶メールを送ると好印象です。

退職したからといって、それで関係が途切れるわけではありません。マナーを守った退職挨拶メールを送って、良い関係を継続するようにしましょう。

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