2016年12月09日(金) 更新

退職届の正しい郵送方法と封筒の書き方2つ【例文あり】

退職届・退職願を郵送するときは普通郵便でOK

事情により、退職届・退職願を上司や会社に直接提出できないときは、退職届・退職願を郵送しましょう。

退職届や退職願を郵送するときは、基本的に普通郵便でかまいません。このときは、定形外封筒で送ることになるので、切手代だけに気をつけましょう。

退職関係でトラブルになっているなら「内容証明郵便」で郵送

ただし退職金の金額や、会社が退職届・退職願を受け取ってくれないなどは、普通郵便で送らないようにしましょう。退職をめぐって会社とトラブルになっているときは、内容証明郵便で退職届・退職願を郵送してください。

内容証明郵便とは、書留郵便の一種で「誰が/いつ/誰あてに/どのような内容の郵便を出した」のかを郵便局が証明してくれる郵便サービスです。内容証明郵便で送れば、会社との間で退職届や退職願を「出した」「受け取っていない」など、の不毛な言い争いを避けられるでしょう。

退職届・退職願を入れるための封筒と郵送用の封筒を用意

退職届や退職願いを郵送する際は、封筒を2枚用意しましょう。

1枚目の封筒は、退職届や退職願を入れるための封筒です。2枚目は郵送用の封筒です。退職届や退職願いを郵送するときには、まず退職届・退職願を1枚目の封筒に入れ、さらに2枚目の郵送用の封筒に入れるようにしましょう。

入れるための封筒は白色で郵送用の封筒は大きめサイズ

退職届や退職願を入れるための封筒は、白封筒を用意します。できれば、郵便番号の枠が印刷されていない白封筒を用意しましょう。表には「退職届」や「退職願」と書き、3つ折(4つ折)した退職届・退職願を入れたら封筒の封はあけたままにしてください。

郵送用の封筒は、退職届用の封筒よりも1回り大きいものを用意しましょう。退職届・退職願用の封筒を折らずに入れるためです。

退職届・退職願を郵送するときの封筒と添え状の書き方

ここまでは、退職時・退職願の郵送をする方法について紹介してきました。

続いては、退職時・退職願を郵送する際の封筒の書き方と添え状の書き方について紹介します。しっかりとした書き方をおさえておくのも、ビジネスマナーの1つです。添え状は重要な役割があるので、書き方をマスターしておいてくださいね。

封筒の裏:氏名・住所・配属先を書く

封筒の裏面には、あなたの住所と氏名を書きます。宛名と同様、氏名だけでなく会社での所属先も書いておくと、相手が誰からの届け物かが1目でわかります。ビジネスマナーでもある書き方ともいえます。

特に退職届の提出先が直属の上司ではなく、人事部や総務部のときには、名前だけを見ても、あなたが誰なのかわからない可能性もあります。あなたと同姓同名の社員が誤って退職手続きをとられてしまうという危険もあるので、間違いのないように所属先も書いておきましょう。

封筒の表:内容証明でなければ「退職届在中/退職願在中」と朱書き

さらに、封筒の表には朱書きで「退職届在中」または、「退職願在中」と書いておきましょう。退職届が入っているのに気付かれず開封を後回しにされる可能性を防ぐことができます。

ただし、内容証明郵便で送るときには、「退職届在中」「「退職願在中」の朱書きはしません。ありえないとは思いますが、会社が朱書きを見て郵便物の受け取りを拒否するという可能性があるからです。封筒だけでは、それに退職届が入っているのが分からないように、朱書きはあえて控えておきましょう。

郵送時に同封する添え状の書き方の例文

送付状の内容は相手に誠意が伝わるような内容にしましょう。決してあらたまる必要はありません。以下、添え状の例文ですので参考にしてください。

【添え状の例文】

拝啓  貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。

このたび一身上の都合により退職させて頂くこととなりましたので、同封の通り、退職願(退職届)を提出させて頂きます。ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
長い間、大変お世話になりました。

何卒よしなにお取り計らいのほどお願い申し上げます。

敬具

退職届・退職願を郵送するなら普通郵便でOK!添え状は例文を参考に!

以上が、退職届・退職願を郵送する方法と、その際の封筒の書き方です。封筒の宛名や宛先を書く際には、当たり前の話ですが誤字脱字がないようによく確認しましょう。書き方や、誤字脱字をしないといったところは、最低限のビジネスマナーですので注意してくださいね。

また、退職届・退職願を郵送で提出するというのは、多くの会社にとってイレギュラーな提出方法です。「出した、受け取っていない」でもめたり、「退職届に記入した退職日までに封筒が開封されなかったために退職手続きが遅れてしまった」というようなアクシデントが起きないように、退職届を郵送する際には、上司や人事部などの提出先に電話やメールで「これから退職届願を郵送します」と一言伝えておきましょう。

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