2016年11月29日(火) 更新

担当者変更メールの好印象な書き方と挨拶文例

担当者変更のメールは挨拶訪問する前に送る

まずは、担当者変更のメールを送るタイミングについて、見ていきましょう。担当変更のメールを送るタイミングは、新しい担当者が営業や業務を実際に始める前に送ります。営業であれば、顧客のもとに挨拶に伺う前に、まずビジネスメールとして担当者変更のお知らせをしましょう。

いきなり見ずしらずの人が訪ねてきては、先方もびっくりしてしまいます。取引先には、業務上のビジネスメールとは別に、担当者変更の挨拶のメールを送りましょう。

担当変更については前任者が顧客に一言伝えると◎

担当者変更については、できれば前任者から顧客に対して一言伝えておくとよいでしょう。このときは、これまでお世話になったお礼と、新しい担当者にもこれまでと同様の付き合いをお願いする内容のビジネスメールを送ります。

そうすることで、新しい担当者と顧客・取引先の付き合いがお互いに不安感のない状態から始まるでしょう。

担当者変更の挨拶メールの文例①:前任者が送る場合

【文例】
件名:担当者変更のお知らせ
本文:○○株式会社田中太郎様

いつも大変お世話になっております。株式会社○○の佐藤一郎です。
さて、このたび人事異動に伴い、4月1日より弊社山田花子が新たに担当させていただくことになりました。近々、後任の山田とともにご挨拶にお伺いしますが、とりいそぎメールにてお知らせ申し上げます。

追伸 4月1日以降は、山田へご連絡ください。
担当者変更に伴いまして、田中様にご迷惑をおかけすることのないよう、十分配慮いたしますので、今後共どうぞよろしくお願い申し上げます。

「いつ・誰が」が分かりやすく記載されていることがポイント

担当者変更のビジネスメールで大切なのは「いつ、誰が」担当になるのかを明記することです。

この二つが明記されていないと、相手は心構えもできていない状態で急に新しい担当者を迎えることになってしまうかもしれません。例文を参考に、メールを作成してみてください。

担当者変更を知らせるメールの文例②:新しい担当者が送る場合

【文例】
件名:田中の後任となりました(○○株式会社・佐藤)
本文:○○株式会社営業部 山田花子様

平素より大変お世話になっております。この度、4月1日より、田中の後任として営業部に着任いたしました佐藤太郎と申します。
先日までは○○支店におきまして、新規の顧客対応業務に携わってまいりました。今後は貴社のお役にたてますよう、精一杯業務に励んでまいりますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。

改めて、御挨拶に伺いますが、まずはメールにて、ご連絡申し上げます。

担当した業務内容などで簡単な自己紹介をする

以上が、新しい担当者が送る担当者変更のメール文例です。新しい担当者が送る場合でも「いつ、誰が」がポイントになります。

また、顧客や取引先に「私はこういう人物です」ということを伝えるために、前の職場での業務内容などを簡単に書いておくと良いですよ。最初に対面した時に、少しでも自分を知ってもらえていれば、お互いにコミュニケーションをとるきっかけになるでしょう。

担当者変更のビジネスメールは例を参考に「いつ・誰が」を明記することが重要

以上が、担当者変更をお知らせするビジネスメールの文例や書き方についてです。担当者変更のお知らせは、新しい担当者にとって相手とのファーストコンタクトになります。

ここで、悪い印象を相手に与えないことが、これからのビジネスが上手くいくコツになります。担当変更のメールを書くときは、ぜひ上記の文例を参考にしてみてください。

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