2017年06月29日(木) 更新

ビジネスメールで報告を行う際の文例と注意点

ビジネスメールを用いて報告を行う機会は多い

業務の進捗や出張の結果、クレーム対応など、上司への報告を行うべき場面は様々です。そしてその際にビジネスメールを使うのは、情報化が進む現代において当たり前のこととなりつつあります。そのため社会人のマナーとして、報告のビジネスメールを作成する方法は知っておくべきでしょう。本ページでは出張の結果とクレーム対応の報告について、例文と注意点をご紹介していきます。

ビジネスメールの文例①:出張の完了報告

出張の完了報告(例文)

××部 ○○部長
お疲れ様です。△△です。
以下の通り出張報告をいたします。よろしくお願いいたします。


出張日:○月✕日~○月△✕日

出張先:✕✕✕ ○○支社

同行者:特になし

出張目的:視察 兼 業績確認

出張結果:
①視察結果
特に問題はありません。

②業績確認
停滞が続いているため新たな施策の提案を受けました。添付資料に記載しております。

添付資料:本メールに添付しておりますのでご査収ください。


以上です。ご確認のほどよろしくお願いいたします。

(署名)

出張内容の概略を掴めるビジネスメールにする

出張の完了報告を行うビジネスメールでは、その内容がしっかりと分かるものを心がけましょう。実際に出張に行っていなくても出張先の現状が分かるようなビジネスメールが、完了報告では求められます。添付資料なども活用して、分かり易いメールを作成してください。

ビジネスメールの文例②:クレームの報告

タイトル

件名:クレームについてのご報告

✕✕部 ○○部長

お疲れ様です。✕○部の△△です。
表題の件について、下記の通りご報告いたします。

○○日の午前✕時頃、取引先の△△✕✕様より社員の営業態度についてクレームをいただきました。
✕✕様によりますと、商談途中に✕✕様が席を外した際に、新入社員の○✕✕が居眠りをしていたとのことです。
✕✕様は「新人教育を終えていないような社員は商談の場に相応しくない」と責任者直々の謝罪を求めています。

まずは私の方でお詫びを申し上げ、改めて部長からご連絡を申し上げる旨をお伝えいたしました。
恐れ入りますが、手が空き次第部長の方から✕✕様(080‐XXXX‐XXXX)に、ご連絡をお願いいたします。

後ほどまたお電話いたしますが、取り急ぎよろしくお願いいたします。

以上
(署名)

文に続けてクレームの詳細や考えられる対処法などを書くべき

この文例のように、クレーム報告のメールでは内容の詳細や今後の対処法などを書くことが大事です。クレーム報告のビジネスメールのポイントは、「いつまでにどうしてほしいのか」を明記していることです。ビジネスメールで報告をしてそのレスポンスがほしい場合は、その部分をしっかりと明記しておきましょう。

ビジネスメールに関する報告の文章は長さに注意する

報告の文章は短ければ短いほど要点が分かりやすいです。反対に、長い報告メールは要点が分かりにくくなり、何を報告したいのか、それがどれだけ重要なことなのかがつかみにくくなります。報告のビジネスメールを作成する際は、その点に関して注意しておきましょう。

文例を参考に長さに注意した報告のビジネスメールを作成しよう

以上、ビジネスメールで報告を行う際の文例と注意点をご紹介しました。報告のビジネスメールを作成する際は、最初に事実を伝えるように心がけてください。特にクレーム処理のメールでは、主観的ではなく客観的な事実報告を行うべきです。出張やクレームの報告をする際は、例文を基に正しいビジネスメールを作成してください。

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