2016年11月29日(火) 更新

ビジネスメールの文例~連絡事項の扱い方~

会議開催の連絡をするビジネスメールの文例

まずは、会議開催の連絡のビジネスメールの文例を紹介します。文例は、「件名:会議開催連絡 本文:委員会メンバー各位 お疲れ様です。管理部の田中です。会議開催の件、以下のとおりお知らせいたします。ご予定ください。日時:8月30日 13:00~ 場所:本社会議室 資料・データは当日配布します。以上」です。最後に署名を貼り付けておきましょう。文例から伺えるポイントを以下で示します。

会議などを連絡するビジネスメールは日時・場所・内容を書く

会議などを連絡するビジネスメールでは、日時や場所、内容などの必要な情報が明確に分かるような書き方をしましょう。これらは項目ごとに箇条書きにすると、分かりやすくなります。また、メールに対する質問や問い合わせがあるかもしれません。問い合わせ先もきちんと書いておきましょう。

システム停止連絡に関するビジネスメールの文例

次に、システム停止の連絡のビジネスメールの文例を紹介します。文例は「件名:【重要】7/2~7/3システムダウンの連絡 本文:社員各位 お疲れ様です。管理部の田中です。休日を利用しデータサーバを点検します。つきましては、以下の期間はサーバにアクセスできませんのでご了承ください。日時:7/2(土)21:00~25:00(予定)この時間帯に作業をする場合は、事前に必要なデータをダウンロードしておいてください。なお、セキュリティのため、ダウンロードしたデータの外部への持ちだしは厳禁です。以上」です。文例から伺えるポイントを以下で示します。

ビジネスメールでは【重要】や【至急】と表記して注意喚起をすべき

ビジネスメールの中には、重要や至急といった、連絡事項があります。社内メールの場合には件名に【重要】や【至急】とつけて、社員の注意喚起をしましょう。ただし、社外宛のメールでは、【重要】や【至急】は使ってはいけません。物事の優先事項は相手が決めることだからです。

欠席の連絡をするビジネスメールの文例

最後に、早退の連絡のビジネスメールの文例を紹介します。文例は「件名:早退のご連絡(営業課佐藤より) 本文:山本課長殿 佐藤です。今朝、父が危篤との報が届き、急遽病院に行ってまいります。容体確認後、会社に連絡いたします。当方の連絡先は、実家000-000-0000 携帯電話090-0000-0000です。なお、本日予定していた会議につきましては米川さんに連絡して、代わりに出席してもらうことにしました。ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いします。」です。文例から伺えるポイントを以下で示します。

欠席連絡のビジネスメールは期間の見込み・業務予定を書く

このような連絡のビジネスメールでは、まず、「欠席がいつまで続くのか、その見込み」「その間の業務の予定」を伝えておきましょう。また、連絡先が必要な場合には、それも明記しておきます。なにかあったときにすぐ連絡が取れる状態なら安心だからです。

連絡に関するビジネスメールは状況に応じて優先して伝える内容を変え文例を参考に書く

以上が、連絡に関するビジネスメールの文例についてです。ビジネスでは、色々な種類の連絡事項があります。連絡内容に合わせて、適切な内容のメールを作成できるようにしましょう。また、連絡メールでは、連絡事項(日時や場所など)を明記することが大切です。箇条書きにする、日付だけでなく曜日まで書く、などして連絡ミスを防ぐようにしましょう。

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