2016年11月29日(火) 更新

ビジネスではNG?メールで誤りがちな「追伸」マナー

ビジネスメールで追伸の使用は基本的にマナー違反

ビジネスメールでは、基本的に「追伸」として本文に書き足しを行うことはマナー違反になります。ビジネスメールは用件を手短にわかりやすく伝えるのが目的だからです。追伸と言う形で付け足しを書いたら、相手は本文と追伸の両方に注意を払わなければなりません。本文に関係のある追伸ならまだよいのですが、本文とは別の用件を追伸という形で書き足すのは最大のマナー違反です。追伸もマナー違反ですが、「ビジネスメールでは1通のメールにつき1つの用件まで」というマナーにも反します。

関係性次第ですが、相手にとって重要な用件を追伸で済ますのはマナー違反

あなたにとっては本文の用件が重要だとしても、相手にとっては追伸の用件が重要だということがあります。自分にとって大切な用件を追伸と言う形で済まされて、いい気のする人はいません。本文の用件とは別の用件があるときには、別のビジネスメールで送るのがマナーです。

相手に対する気遣いは追伸に書いても良い

上記の通り、通常ビジネスメールに追伸は書きません。しかし追伸の中でも、業務やビジネスとは直接関係のない内容であれば、追伸として書いても許されるものがあります。それは、「相手に対する気遣いを書くとき」です。

たとえば、「寒い日が続いていますが、風邪などひかれませぬよう、お気をつけください。」や「お忙しそうですが、たまには息抜きがてら、一緒にお食事でもいかがですか?」などです。

親しくない相手に対する追伸はしない方が良い

これらのように、業務やビジネスに直接関係なく、受け取った相手の気持ちがほっと和むような追伸であれば、ビジネスメールに書いてもよいでしょう。ただし、書いてよいかどうかはあなたと相手との関係性によります。あまり親しくないビジネスの相手には、書かない方がよいです。

目上の方に対する追伸もあまりおすすめしない

ビジネスメールでは、上記の通り、基本的には追伸はNGですが、追伸の内容によっては書いてもよいことがあります。しかし、送る相手によっては、いかなる内容であっても追伸を書いてはいけないことがあります。それは「目上の方にビジネスメールを送るとき」です。

親しい相手に気遣う内容を添えるのは良いが目上に対するビジネスメールでの追伸はそれだけでマナー違反

以上が、ビジネスメールにおける追伸のマナーについてです。上記のように、ビジネスメールでは基本的に追伸はマナー違反です。自筆の手紙と違い、メールは容易に書き直しができます。ビジネスメールに書き忘れたことがあって追伸を書きたいときには、追伸ではなく、本文にうまく盛りこむのが正しいマナーなのです。

ただし、関係構築したいなどといった目的をもってであればOK

上記の通り基本的にはNGであるものの関係構築を目的に堅苦しい内容だけでなく、追伸という形で日常生活についてや違った話題について触れていきたいというのもあるでしょう。そういった目的で執筆する分には問題ないでしょう。その場合は相手に嫌がられ無い様に配慮した上で利用する様にしてください。

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