2016年12月05日(月) 更新

ビジネスメール~回答時の書き方~

回答時の書き方:正確な情報を伝える

回答するときのビジネスメールを書き方で、気をつけることは「相手に正確に情報を伝えること」です。たとえば、会社の行き方に関する問い合わせをいただいたときには、書き方としてメールの文章だけで相手が会社にたどり着けるように、書かなければなりません。回答の書き方として、相手の不明な点を解決するのが大切です。

回答のビジネスメールは相手に分かりやすい書き方を

よって、「相手が何を知りたがっているのか」をきちんと把握し、「それを解決するにはどのようなメールの書き方がよいのか」を考えなければなりません。メールの書き方では正確なだけではだめで、相手にわかりやすく説明することも大切です。回答時のビジネスメールにおける書き方は、「相手の立場になって考える」というビジネスメールの基本が最も試されるメールなのです。

回答するビジネスメールの書き方①【本題に入る前】

回答のビジネスメールを書き方として、知っておくと便利なフレーズを紹介します。まず、「○○について回答します。」です。「会議日程変更について回答します。」というように本題に入る最初に使うことができます。同じ意味で、「○○の件につきお答えします。」「○○につきまして、ご回答申し上げます。」「○○にてお問い合わせの件につきましては、以下の通りです。」などのフレーズがあります。

回答するビジネスメールの書き方②【問い合わせ対応】

ビジネスメールの本文で、問い合わせの書き方として説明するときに使えるフレーズは、「○○となっております。」「○○とのことです。」「○○という次第です。」です。たとえば、納期変更の理由の問い合わせがきたときには、「工場到着が遅れたため、納期を変更させていただいたという次第です。」というように書きます。

回答するビジネスメールの文例

最後に、回答のビジネスメールの文例を紹介します。在庫不足に対する回答のビジネスメールです。文例は、「平素はお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。○○会社の佐藤太郎です。この度お問い合わせいただきました○○の商品ですが、あいにく現在、在庫がありません。来週中には入荷予定ですので、納品日が確定次第、ご連絡差し上げます。お待たせして、ご迷惑をおかけしますが、何卒、ご理解を賜りますよう、お願い申し上げます。」です。

理由をつけたすなど丁寧な回答を心掛ける

この文例に、在庫不足の理由をつけ足してもよいです。たとえば、「生産現場では24時間フル稼働で対応しておりますが、生産が間に合っていない状況です。」というように在庫不足の理由まで書いておくと、相手の理解を得られやすいです。

ビジネスメールで回答する時は相手に分かりやすく丁寧な書き方をすることが大切

以上が、回答するときのビジネスメールの書き方についてです。回答するときは、まずは相手が何を知りたいのかを考えましょう。回答のビジネスメールでは、相手の疑問を解決するように、メールの書き方を工夫することが大切です。

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