2017年08月02日(水) 更新

履歴書の作成方法は手書きかパソコンか|作成時と提出時のポイントも紹介【新卒・転職活動中の方必見】

履歴書の手書きorパソコン作成は賛否両論

手書きの印象:書き方でキャラクターが伝わるが読みづらい場合も

手書きで作成した履歴書は、書き方や表現の仕方によって、応募者の人柄が伝わるとされています。大きい文字か小さい文字か、びっしり書かれているのか、そうでないのかでそれぞれ印象が異なるでしょう。ただし、それらの考えに否定的な考えを持つ企業も多く、応募者それぞれ字体が異なるために効率よく読めない、読みづらいとの印象を受ける場合も考えられます。

パソコンの印象:読みやすいが淡白と感じることも

パソコンによる作成の最大のポイントは読みやすさでしょう。フォーマットやフォントをあらかじめ定めれば、手軽にきれいな履歴書を作成することが可能です。書いた文字が読みづらくなる、バランスが取れないなど、きれいな文字を書くのが大変だと思っていらっしゃる方には最適な作成方法です。一方で、画一的な文字であるがゆえに、淡白に感じる人も少なくありません。

職務経歴書はパソコンで作成するケースが多い

このように、履歴書に関しては作成方法に関しては賛否両論あるものの、中途採用者が提出する職務経歴書に関してはパソコン作成が主流です。理由としては、情報量が多いのと、内容を書き換えずに使いまわせる分、データ化したほうが効率的だからでしょう。事務職やIT系企業など、パソコンの使用がポピュラーな企業においてはスキルアピールにもつながると考えられていることもあるようです。

新卒者の履歴書は手書きでの作成が良いとされる

新卒者、中途採用者と立場によって履歴書の作成方法のおすすめが異なり、新卒者が作成する場合は、手書きでの作成が良いとされています。ライフネット生命保険株式会社が調査した「新卒採用関係者の意識調査」において、新卒者が作成する履歴書が手書きとパソコンどちらがいいのかについての問いに対し、以下の回答を得られました。

上記の通り、どちらで作成しても問題ないと答える方が7割弱と多数を占めているものの、手書き作成が有利と答える方も約3割いることがわかります。この結果を踏まえると、なるべく多くの企業の選考に通過したいと考えている方は、手書きで作成するのは有効な手段だといえるでしょう。

直筆で作成するよう指示されることもある

また、企業によっては直筆(手書き)で作成するよう指示を出す企業もあるようです。これは、上記の理由でも説明した、文章や内容を中心に応募者の人間性やキャラクターを判断したいと考えているからでしょう。ただし、手書きの作成は時代遅れと捉えている企業も少なからずあるため、判断が難しいところですよね。上記のアンケートのように、依然として手書きを重視する企業も存在するため、指示が特になければ、手書きで作成しておくのをおすすめします。

中途採用者はパソコンでも手書きでも問題ない

中途採用者が履歴書を作成する際は、パソコンでも手書きでも問題ないとされています。例えば、人材紹介サービスを利用する場合、書類選考に関してはパソコン作成のデジタルデータを用いるのがほとんどです。また、上記のアンケートにもある通り、新卒採用でもパソコン作成した履歴書は採用に不利にはならないとする企業が過半数を超えているため、なるべく早くに転職先を見つけたい中途採用希望者の方は、効率化を図るためにパソコンで作成し、データを保存しておくとよいでしょう。

提出方法に応じて作成方法を決める

中途採用を目指す方が履歴書をパソコン作成か、手書き作成かで判断する基準として、提出方法が挙げられます。以下のケースで判断しましょう。

手書き作成が推奨されるケース

①面接時に直接手渡しする場合
②郵送で履歴書を送る場合

パソコン作成が推奨されるケース

①メールでデータ送付する場合
②WEBサイト上で登録する場合

このように、データでの送付が必要な場合は、パソコンであらかじめ作成しておいたほうが良いでしょう。手書き作成した履歴書をスキャンしてPDF形式で送るケースもありますが、データの容量が大きくなりやすいため、容量が軽くなるワープロソフトや表計算ソフトでの作成をおすすめします。

企業の特色に合わせて記入方法を変えることもある

ただし、企業によっては手渡しや郵送で送る場合であっても、手書き作成よりパソコン作成のほうが良いと判断する企業もあります。それぞれ推奨される企業をピックアップします。

手書き作成が推奨される企業

・社員の年齢層が高めの企業
・創業年の古い老舗企業
・事業規模の大きい企業(一部)

パソコン作成が推奨される企業

・ITやベンチャー系企業
・人材紹介会社を経由して応募した企業
・外資系の企業

上記でわかるのは、手書き文化が主流だった社員が多い企業や老舗企業ほど手書きを推奨する傾向にある点です。パソコン使用が当たり前になった世代が中心となっている企業や、そもそも手書き履歴書を作る文化のない海外の企業においては、パソコンでの作成の方が望ましいでしょう。

手書きで履歴書を作成する際のポイント2つ

続いては、手書きで履歴書を作成する場合のポイントについて確認しましょう。パソコンでの作成もポピュラーにはなりましたが、依然として手書き作成を推奨する企業は少なくありません。以下のポイントを押さえて、採用担当者が読みやすい履歴書を作成しましょう。

ポイント①:ボールペンか万年筆で丁寧に大きな文字で書く

手書きで作成する場合、まず大事なのが使用するペンです。ボールペンや万年筆の使用が推奨されていますが、ボールペンを使用する場合は水性よりも乾きやすく、油性よりもインクのスレが少ないゲルインキがおすすめです。また、記入する際は、はっきりと見やすい文字で記入しましょう。走り書きのような書き方では採用担当者も読みづらいため、楷書体で丁寧に、文字も大きめに記入しましょう。その際、ひらがなを漢字より少し小さめに記入すると文字のバランスが取れた綺麗な表記になります。

ポイント②:書き間違いに備えて下書き・複数枚作成

手書きで作成する際のポイントとしては、書き間違いに備えて、履歴書をいくつか作成することと、下書きすることが挙げられます。手書きでの作成なので負担が大きいのですが、誤字脱字があると「詰めが甘い・確認が不十分」ととられかねません。また、修正液などを利用すると見た目が悪くなるのでもってのほかです。まずは消しゴムで消せる程度の濃さで下書きをして、そのうえで清書をおこなってください。ただし、記入後すぐではなく、ある程度時間をおいてから下書きを消しましょう。

履歴書をパソコンで作成する時のポイント2つ

パソコンによる履歴書の作成は、手書きで作成するのと比べると手軽ですし、データ保存ができるなどメリットが複数あります。ただ、いくつか気をつけなければならないポイントがあるため、それらを踏まえたうえで作成に取り掛かりましょう。

ポイント①:フォーマットは市販の履歴書と同じにする方が無難

パソコンを使用して履歴書を作成する場合は、転職用の履歴書フォームをインターネットでダウンロードして作成することをおすすめします。 パソコンでオリジナルの履歴書を1から作成し、それが市販のものと項目が異なっていると、書きたくない項目を削除していると考える採用担当者もいるので注意が必要です。

ポイント②:証明写真は印刷時は貼り付け・データは取り込みが必須

証明写真を貼り付ける際にも注意が必要です。印刷して提出する場合、手書きの履歴書と同様に直接写真を貼ってください。データ送信する場合は、写真館などで撮影したものを画像データ化し、それを直接履歴書のフォーマットに添付しましょう。なお、データ化する写真の画質は必ず高くしてください。履歴書の写真は印象を決める大切なもの。圧縮等はおこなわないようにしましょう。

履歴書を提出・郵送する際のポイント4つ

ポイント①:封筒の表面には「履歴書在中」裏面には住所・氏名・提出年月日を記入

履歴書を提出する際、直接手渡しする場合も、そうでない場合も封筒に入れておきましょう。履歴書を汚すリスクが少なくなります。なお、封筒の色は白、A4サイズのものにしてください。封筒には以下の内容を記入しましょう。

履歴書を入れる封筒に記入する内容

表面:左下に赤で「履歴書在中」と記入し赤い選で四角く囲む
裏面:左上に提出年月日、左下に郵便番号・住所と氏名を黒で記入

なお、郵送する際は、表面に志望先企業の住所や企業名、郵便番号を必ず記入してください。

ポイント②:クリアファイルにいれて用紙の折れ曲がりを防止する

履歴書を封筒に入れれば問題ないと思われる方も多いかもしれませんが、多くの荷物を入れるカバンの中にそのまま封筒を入れると折れ曲がったり、汚れるリスクが考えられます。郵送においても同様です。それらを防ぐために、封筒と履歴書それぞれにクリアファイルを上下から重ね合わせましょう。1枚だけでは折れ曲がりやすいため、二重がベストです。なお、郵送の場合は履歴書のみクリアファイルを重ねてください。

ポイント③:手渡しの際は封筒から取り出して渡す

封筒を手渡しする際は、封筒から履歴書を取り出して渡しましょう。その際も、履歴書は封筒の上に置き、採用担当者が読める向きに揃え、両手持ちして渡してください。一次面接の場合は、履歴書をいったん返却されることも考えられるので、履歴書と封筒だけ渡さず、クリアファイルも必ず渡しましょう。

ポイント④:郵送で送る際は発送日と発送手段に注意する

続いて、郵送で送る際は作成日と同日に発送するのが基本です。作成から時間が経っての郵送だと使いまわしが疑われるため、遅くとも履歴書の記入日の翌日までに受付けてください。また、重さやサイズで郵便料金が異なる可能性も考えられるため、発送手段はポスト投函ではなく、郵便局で直接手続きしましょう。

履歴書は会社の特色に合わせて手書きかパソコンかを選択しよう

履歴書の作成方法は手書きがいいのか、それともパソコンにするべきか確かめました。業態にもよりますが、老舗企業などは手書き、IT系や外資系など、若い世代の登用も多い企業はパソコン作成が良いとされています。ただし、手書きの作成が非効率的との見方や、パソコン作成が採用不利にはならないとの見方が広がっているため、どちらを使用しても特に問題はないでしょう。ただし、作成する際は書き間違いに備えて下書きやデータ保存をおこなってください。また、提出時に用紙が汚れては評価を落としますので、クリアファイルに入れて丁重に扱いましょう。

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