2016年11月29日(火) 更新

日報の評価UPにつながる書き方と例文【業務報告書】

日報を上手に書けば社会人スキルの工場が見込める

新卒で会社に入社してまずやることの中に日報があります。日報に関しては研修期間中などは毎日報告するものになりますが、本質的な日報の意味を分からず、指定された項目をただひたすらに埋めている方も数多く見受けられます。日報は自分が考えていること、自分のパフォーマンス、上司へのホウレンソウなど、様々な場面で活用ができるツールの一つです。また、自分の仕事を客観的に見た上で、棚卸を行ったり、更なる改善を考えたりするなどよりクオリティーの高い仕事をするためには役立ちます。そういった点も踏まえて、ぜひ意味のある日報作成を意識しましょう。

業務日誌・業務日誌を書く目的とメリット

今回は新入社員にオススメの業務日報・業務日誌の書き方と例文について紹介していきますが、その前に業務日報・日誌の目的やメリットについてみていきます。どの会社に入社しても基本的に新入社員には業務報告書として業務日誌・日報を書かせるかと思いますが、その目的とメリットについてみていきます。

上司が新入社員の仕事内容や進捗確認するため

まずは、業務日報・業務日誌の目的を考えていきます。業務日報・業務日誌とは日々の業務内容を文書化した業務報告書です。ただ書くのではなく、何のために書くのかを考えてみる事もとても重要なポイントです。
業務日報・業務日誌の目的は以下3点です。
●目標に対しての進捗確認
●仕事内容の判断
●次の展開へのアドバイス

日々の仕事の「見える化」が最大の目的

業務日報・業務日誌一つとってみても、先ほどの3点の目的のように、その役割はさまざまあります。その中で、業務日報・業務日誌の一番の目的は日々の仕事を「見える化」です。業務報告書には 一日の行動のなかで、どの情報を「見える化」すべきなのか、考えるように心がけましょう。

新入社員には業務の見直しやコミュニケーションツールとなる

上記で、業務日報・業務日誌を書く目的はなんとなくでも、理解できたと思いますので、ここでは、その業務日報・業務日誌を書くメリットをみていきます。
業務日報・業務日誌のメリットは以下4点
●先輩・上司への報告で新人は業務日報・業務日誌を通して、顔を覚えてもらえる
●業務日報・業務日誌はコミュニケーションツールに使える
●業務日報・業務日誌を、見直しで改善する習慣が身に付きスキルアップにつながる●業務日報・業務日誌の記載により問題点、原因、対策を考えるようになる

新入社員にとって業務日報を書くメリットは大きい

上記の4点が、基本的な業務日報・業務日誌のメリットになります。当然ながら以外にも細々としたメリットは沢山あります。客観的に見えたり、後々に仕事で行き詰ったときの問題を解決するヒントになったり。それだけ、新入社員にとって、業務日報・日誌を書くメリットがあるという事は把握しておきましょう。

業務日報・業務日誌の書き方

業務日誌・日報の目的やメリットを通して、業務日誌・日報の重要性がわかりましたでしょうか。業務日誌・日報というのは先輩達や同期に自分の仕事内容などをアピールできるチャンスでもあります。普段コミュニケ―ションを取っていない人達は日誌・日報によってその人の事を判断しますので、注意が必要です。そこで、ここでは業務日誌・日報を書き方について紹介していきます。

業務内容は「何を・どのくらいの時間で・どれだけ」を書く

業務日誌・日報で業務内容の書き方のポイントですが、ポイントは次の三つになります。その日に、
●「何を」
●「どのくらいの時間で」
●「どれだけ行なったのか」
これを明確に分かりやすくを記載するように心がけましょう。新人のうちは時系列の書き方がおススメです。また、仕事に慣れてきたら、上司・先輩に確認の上、重要だと思う順に3つ書きましょう。なお、組織によっては、あらかじめ書式が決まっている場合があったりしますので、その際はその書式に従っておきましょう。

「1文50字程度・指導してくれた先輩への感謝」を箇条書きで

業務日誌・日報の書き方のポイントとして、
●箇条書きメインで書く
●1項目につき、1~2文程度で十分。1文は50字程度で長文にならないように
●指導してくれた先輩への感謝の気持ちや、明日から頑張る点など、一文を添える
上記が業務日誌・日報の書き方の新人社員が気をつけていきたいポイントですので、ここに関してしっかりとおさえておきましょう。

所感の書き方と書く理由

業務日報・業務日誌の書き方についてはおわかりになりましたでしょうか。業務日誌・業務日報には単なる実施した事を報告するのではなく、「所感」や「意見」を盛り込む事を意識していくといいのですが、そこで、なぜ業務日誌・業務日報で、「所感」や「意見」を盛り込むのか。その所感の書き方と書く理由について、みていきます。

所感では「気付いた点・疑問点・課題」を書く

所感の書き方では、基本的に業務内容の報告以外に、
●「気付いた点」
●「疑問点」
●「課題」
この3点を所感の書き方の基本ですので業務日報・日誌を書く際には、その1日の業務をキチンと振り返るように心がけてください。

書く理由は所感から生まれる効果があるため

なぜ、多くの企業が業務日誌・業務日報で「所感」「意見」を書かせるかと言いますと、業務日誌・業務日報で「所感」「意見」を書かせることで生まれる効果があるからです。その、効果として、
●気軽に気がつかないうちにアイデアや業務改善の提案できる
●社員からのアドバイスや突っ込みが得られる
●主体性のある社員を育てることができる

所感から新人ならではの視点や考えを投げかけられるため

新人にとって仕事に関してほぼ全てのことが新しいことです。先輩社員が当たり前の仕事として進めている業務も、実は改善の余地があったりします。
すでに習慣化されている私たちでは気付かないところを、新人は疑問として投げかけてきますし、 全社に発信するブログなら部門間を越えたコメントを許可することにより、新人研修担当者だけでなく、全社から叱咤激励をもらい、成長ができます。また、内容を考え発信することを習慣づけることにより、より自分の価値観に基づき積極的に行動する主体性のある社員が育ちます。

高評価を得られる業務日報・業務日誌の例文

所感の書き方と書く理由についてみてきましたが、いかがでしたか。続いて、具体的に業務日報とはどの様なものが適切か、具体的な例文をテンプレートとしてみていきましょう。業務日報・業務日誌の例文はあくまで参考程度に収めておいてくださいね。では高評価を得られる業務日報・業務日誌になるように例文からヒントを得てください。

業務日報・日誌おいて先輩への感謝文の例文

「いつもお忙しいなか親切に教えていただき、すごくうれしく思っています」
「■■さんにはいつもお忙しいなか親切に教えていただき、すごくうれしく思っています」
「■■さんの仕事の進め方を見て、素晴らしいと感じ、私も見習って、お客さまにお渡しする際には必ず指さし確認を行おうと思います」

時系列での記載した業務日報・日誌の例文

●●部第1営業課
氏 名         _

営業日報(●月●●日)

1業務内容
9:00 朝ミーティング
9:30 出発
10:00 A商店 納品、次月の予定聴取(■■■ 100個/月)
11:30 B商店 定期訪問 新製品(ОΟО)の説明
13:00 C商店 納品 追加注文(●●● 50個 納期8/30)
15:00 D商店 納品 売れ行き不振のため次月の発注数 40個へ変更
16:00 帰社
2.報告事項
1) B商店は10月第1週目に創業祭を行うため、●●●を100個発注予定とのこと。
2) D商店より、電話注文あり。■■■50個 最短納期)後日納期連絡要。
3) 競合量販店の開店の影響か、A商店の単月客数が減少。これ以上客足が遠のく場合は与信調査必要あり。

以 上

業務日誌・業務日誌を書き方の注意点

業務日報・業務日誌の例文を指導してくれている先輩への感謝と時系列を追った2パターンでみてきましたが、おわかりになりましたでしょうか。では最後に業務日誌・業務日誌を書き方の注意点をみていきます。例文でコツをつかんだら、あとは注意点を押さえるだけです。どのような点に注意していけばいいのでしょうか。

「~と思いました」で終わると感想になるので注意

業務日誌・業務日誌の注意点として、特に所感でやってしまいがちの「~と思いました」で締める書き方です。「~と思います」は問題ありませんが、「~と思いました」だとそこで完結してしまって、ただの感想になってしまうので、使わないようにしましょう。

同じ語尾を連続して使わないように

業務日誌・業務日誌の書き方の注意点として、同じ語尾を連続して使わないようにしましょう。「でした」「ます」「しょう」などの語尾が連続すると幼稚な文章に見えてしまいます。なので、同じ語尾が連続にならないように工夫しましょう。初めから意識するのは難しいので、読み返して同じ語尾になっていないか確認してください。

業務日報・日誌の内容や所感から自分を振り返るような書き方を

今回は、新入社員のための業務日誌・日報の書き方と例文と題して紹介してきました。今回は、業務日報・日誌の所感に関して説明してきましたが、大半の人がこの業務日報・日誌は、1日の最後に業務報告書として送るものと安易に考えているものですが、こういった業務日報・日誌は非常に重要な業務ですので、業務報告書の書き方のポイントをしっかりとおさえておきましょう。

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