2019年08月07日(水) 更新

FAX・郵送に添える送付状の書き方7点とテンプレート集

送付状とは?

今回は送付状の書き方とすぐに使えるテンプレート集についてみてきます。就職活動・転職活動で履歴書を企業に送った経験はありますか。また、 同じく社会人となってFAXを送った経験はあるでしょうか。その際に送付状というものを余分に送っていませんでしたか?

ビジネスマナーとして送付状は重要です。履歴書をせっせと書いている就活中の学生、次のステップに向けて履歴書を書いている転職活動中の社会人、そしてFAXを送っているけど送付状をつけていない社会人必見です。

FAX・郵送を送った相手に内容を簡単に伝えるもの

送付状とはFAXや郵便物を送った相手に、内容を簡単に伝えるものです。送付状には「誰が誰宛てに」、「何を」、「目的」を明確にする役割があります。送付状は別名「添え状」、「カバーレター」とも呼ばれています。

送付状は履歴書や庶務経歴書を含めたビジネス書類を郵送・FAXする際はビジネスマナーとして必要不可欠です。

履歴書郵送において送付状の有無は第一印象に影響

就職活動・転職活動において第一印象は大事です。履歴書や職務経歴書を郵送する場合はそれが第一印象となります。つまり履歴書・職務経歴書において送付状の有無は第一印象に大きく影響すると言って過言ではありません。

履封筒に「履歴書在中」とあれば内容がわかるだろうというものではありません。

FAX送信で送付状がないと不達確認が不明確

相手に資料や請求書をFAXする際には送付状は欠かせません。なぜならFAXには「不達」というものがあるからです。仮に3枚FAX送信したとします。しかし相手には2枚しか届かなく、しかも3枚目が一番重要という場合に、受信側は送られてくる枚数が何枚か把握していません。

そこで登場するのが送付状です。送付状に枚数が記載してあれば、全て届いているか不達なのかが容易に確認できます。

送付状の書き方

ビジネスにおいて送付状はなくてはならない存在です。就活で履歴書・職務経歴書の郵送のときだけ書類選考に落ちていた方は、もしかして送付状に問題があったのかもしれません。

送付状のテンプレートを紹介する前にまずは送付状の書き方を押さえましょう。

送付状に記す7つの内容

送付状は横書きが基本です。送付状には7つの内容を記します。

送付状に記載すべき内容

  • 日付
  • 宛名(企業名・部署・氏名)
  • 差出人名(住所・連絡先・氏名)
  • 件名(一目でわかりやすく)
  • 本文(拝啓+時候の挨拶)
  • 記書き

送付状にはこれらを上から順に書きます。FAX送信の場合は必ず枚数を書いてください。

送付状は手書きじゃなくてOK

履歴書や職務経歴書は手書きが基本です。しかし送付状に関してはPCで作成して問題ありません。送付状は予めExcel、Word、はたまたPowerPointでテンプレートを作成しておいて、送付先の企業や名前を変えるだけで、大丈夫という準備をしておきましょう。

すぐに使える送付状のテンプレートサイト一覧

送付状の書き方を紹介しました。送付状に必要な7つの内容がわかれば、あとはPCで作成するのみです。これからすぐに使える送付状のテンプレートサイトを紹介します。

安心安全の「マイクロソフトオフィス」公式テンプレート

マイクロオフィスが提供する送付状のテンプレートです。FAX送付状はWordのみとなりますが、必要な要件は満たされていて、何よりマイクロソフトオフィス公式は安心できます。

Officeの最新版ではもともとテンプレートがインストールしている場合があります。またOfficeのバージョンによっては、「オンライン テンプレートの検索」という機能があります。そこで「送付状」と検索するだけで30種類以上の送付状のテンプレートが表示されます。一度試してみてください。

送付状が選びやすい「クラウド請求書」

「クラウド請求書」の送付書テンプレート一覧の最大の特徴は見やすさです。送付状のテンプレートの雰囲気が一目でわかります。

ビジネスで使える送付状テンプレートから、カラフルな送付状まで毎回デザインを変えてしまいたくなるくらいの種類の豊富さです。

Excel形式が特徴の「ビジネステンプレートファクトリー」

シンプルなデザインながらバリエーションが豊かなサイトの「ビジネステンプレートファクトリー」もおすすめです。その一番の特徴は送付状のテンプレートがExcelという点でしょう。

他サイトでは送付状はWord形式が多いですが、ありそうでなかったExcel形式の送付状なので、Excelが得意な方にぴったりといえます。

送付状の書き方例文

送付状の書き方の例文をみていきます。今回は履歴書・職務経歴書を送る際に同封する送付状とFAX送信に使う送付状の2パターンです。送付状の書き方の例文はあくまで参考程度に収めておいてくださいね。

送付状の書き方の例文【履歴書編】

XXXX年XX月XX日
株式会社XXX
人事部 XX採用御担当
XXX様
住所
名前
連絡先

応募の送付について

拝啓

●●の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
このたび、貴社の●●採用にご応募させていただきたく、下記の応募書類一式を
同封いたしました。是非一度ご確認いただき、面談の機会を頂けますと幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。

敬具

エントリーシート1枚
履歴書1枚

以上

送付状の書き方の例文【FAX編】

FAX送付状

送付先:XX株式会社 XX御中 発信元:有限会社XX ●●●●
FAX 番号:●●● 送付枚数(送付状含む): ●枚
電話番号:●●● 日付: XX月XX日

連絡事項:いつもお世話になっております。
見積もりを送付させていただきます。
お手数ではございますが、金額の確認をよろしくお願いいたします。
返信はXX月XX日 XX時までいただけると幸いです。

送付状に関する注意点

送付状の書き方とテンプレートサイトを紹介してきました。ここまでくれば送付状の書き方は大丈夫だと安心するにはまだ早いです。最後に送付状に関する注意点を押さえましょう。失敗しない送付状の書き方は注意点を理解して、ようやく完成するのです。

FAXの枚数に送付状を含むかどうか記載

FAX送信する際の送付状の役割はFAXがきちんと届いているかの確認です。送付状にFAXの総数を記載する際は必ず送付状を枚数に含むかどうか記載してください。
FAX送信する際の送付状には「送付状を含む●枚」か「送付状を含まず●枚」と記載するのがビジネスマナーです。

履歴書を郵送する際は「送付状不要」の記載の有無を確認

次は履歴書・職務経歴書を郵送に使う送付状の注意点です。企業の募集要項から必要な書類を確認します。企業によっては、「送付状不要」、「添え状不要」など明記されている場合があります。

必ず募集要項を確認して、「送付状不要」の表記がある場合は送付状をつけないようにしましょう。そういう企業に送付状をつけてしまうと、印象が悪くなるかもしれません。

送付状は企業名や事業名を省略しない

送付状については、まず送付する日を書きます。続いては封筒にも書くとはいえ誰宛の文書かというのは送付状にも書きます。

この際、事業所名は省略せずに書きましょう。「株式会社」などを「(株)」などと省略するのはビジネスマナー違反です。

宛名の「御中」と「様」の使い分けを意識

送付状の宛名を書く際、「御中」や「様」を正しく使い分けることが大切です。敬称にも分類があります。個人ならば「様」、会社などの団体ならば「御中」を使うのが基本です。一つの宛名に、御中と様は混在できません。

会社の中の誰宛てか、個人名まで分かっている時は、個人の敬称を優先にします。つまり、「〇〇株式会社〇〇様」となります。もし会社の部署までしか分からなければ、それは団体ですので、〇〇部御中で間違いありません。履歴書の場合もし応募先が、窓口を「人事担当」としか記していないのであれば、「人事担当者様」にしましょう。

送付状のサイズは履歴書に合わせて「クリアファイル」に

履歴書の送付状に関する注意点です。封筒のサイズは応募書類を折らずに入れられるサイズのものを用意してください。市販の履歴書を買うと封筒が同封されている場合が多いと思います。肝心な送付状は履歴書などの応募書類の大きさに揃えるのが大事です。

費用は多少かかるかもしれませんが、クリアファイルも用意して応募書類をそれに挟んで封筒に入れることをオススメします。郵送の場合には配達の中で雨などに濡れてしまうケースも考えられます。その場合でも応募書類がクリアファイルに入っていれば、書類にシミや汚れが付くことを避けられます。

テンプレートを参考にオリジナルの送付状を作ろう

今回は送付状の書き方とすぐに使えるテンプレート集についてみてきましたが、いかがでしたか。

就職活動・転職活動の履歴書郵送における送付状の重要性はご理解いただけたかと思います。またFAX送信する際の送付状の役割も同様です。
きちんとビジネスマナーを押さえて、相手に好印象を持ってもらいましょう。

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