2017年09月13日(水) 更新

手帳を最高の相棒に!効率的な書き方のポイント3つ

手帳やスケジュール帳の使い方はいくらでも工夫可能

手帳と聞くと、アナログな物を思い浮かべる人が多いと思います。実際に、デジタルのスケジュール帳・スケジュール管理ツールを使っている人も増えました。しかし、アナログの手帳・スケジュール帳ならではのメリットはたくさんあります。それは、書き方・使い方を工夫できるという点。

文字の大きさや色など、手書きだからこその工夫ポイントがあります。また、マンスリーかウィークリーかによって、上手な手帳の書き方も異なります。今回は、そんな手書きの手帳・スケジュール帳の効果的な使い方を見ていきますので、学生も社会人も、はたまた主婦の方も、是非参考にしてください。

手帳・スケジュール帳の人気は学生や女性の間で高まっている

最近では、手帳に特化したブランドもいくつか出てきています。そういった手帳・スケジュール帳は、トレンドに敏感な女性や学生に人気です。マンスリー・ウィークリーでデザインが異なったりと、自分らしさを出せることも人気の要因の一つですね。また、手帳を書く事で自分の生活を振り返れる、という方もいらっしゃいました。そういった背景から、スケジュール帳・手帳の人気が高まっているのです。

スケジュール帳を効率よく活用したいという意気込みだけではダメ

普段ビジネスで利用する手帳。買ったばかりの時は書き方でも自分ルールを決めて、今年こそは徹底的に書き込みまくるぞ!と意気込んでいたりしませんか?しかしそれだけでは効率よく活用しようと思っても長く続きません。

書き方に自分ルールを入れるのも活用のポイント!

手帳を効率良く活用するには自分ルールに沿った書き方を決めていく事も大切!意気込みだけではなくて、しっかりと行動していけるルールを設定してみては?
でも時間が経つにつれてそんな決意も忘れ、自分ルールもないものになり、いつものグチャグチャなメモ帳と化す……。しかし、次こそは手帳を効率良く活用して使いこなしたい!! という事で、早速そのコツを見てみましょう。

学生の頃からスケジュール管理を習慣化させる

スケジュールというと、ビジネスシーンで使われる言葉のように感じるかもせれません。しかし、手帳やスケジュール帳を使って予定管理する事は、学生にとっても大切なスキルです。
各年度で学生に人気の手帳・スケジュール帳もあるはず。また、学生のうちからスケジュール管理に慣れていれば、仕事が始まってからもあまり気苦労せずに済むかも。是非、学生の皆さんもスケジュール帳を活用してみてください。そして、社会人の方は学生に負けないように、さらに手帳の使い方を工夫してみてくださいね。

手帳の書き方と効率的な活用法①:どんどん書き込もう!

私たちが手帳を持つのは、大切な情報を忘れないように書き留めておくため。人は忘却の生き物ですから、メモをしておかないとすぐに記憶が曖昧になってしまいます。なので手帳を効率良く活用していこうと思ったら、普段から書き留める癖を持つ事も必要なのです。
それでは、手帳の書き方と気をつけるポイントについて、見ていきましょう。

とっさのときにでもすぐ取り出せるのが魅力

何でもいいので、まずは手帳に書くという習慣をつけるといいです。アイデアが思い浮かんだときも、その一瞬を逃したくないもの。後回しにしたら、ほぼ確実にそのアイデアを忘れてしまうものです。

そのアイデアはものすごい名案だったかもしれません。手帳は基本的に手に取りやすく作られていますが、そういった咄嗟の時に使えるポータブルなものです、その特性を存分に活用してください。そうして効率よく活用していく事で、三日坊主とならずに使い続ける事ができます。

付箋を上手に活用すれば効率よく確認できる!

手帳の効率の良い活用法に決まりはありません。あなたの使いやすいように使うというのが一番効率の良い活用法なのです。

例えば、アイデアはポストイットに書き込み、それを手帳に貼りつけるようすれば使いやすいですし、効率も良いです。
この活用法で手帳に、アイデアをどんどん書き込めるわけです。

効率よく使うためにも簡潔に分かりやすい文章を心がけよう

手帳には何を記入するのかと言いますと、予定されているアポイントや仕事の進行予定、または仕事とは関係のないプライベートな予定などです。その活用法には多くのノウハウや、それぞれの価値観があります。

ビジネスの世界ではまず結論を先に持って来る事が効果的であり一番効率の良い方法です。結論があり、次にそれを詳しく補足するというスタイルが基本の活用法です。時間のない時は結論がすぐに分かり、そうでない時には必要に応じて詳細情報を得られるため、効率良く情報を得られるようになります。

手帳の書き方と効率的な活用法②:仕事や生活の一部に

営業職は外出が多いからこそ、手帳の活用しやすさは仕事の出来を左右します。では、手帳の書き方と活用法や効率法について、見ていきましょう。

効率よく使うために手帳は何度も見直すべし!

手帳は書くだけでは終わりではないです。基本的に手帳は確認をするものですので、手帳を何度も見直していく活用法がありますし、すぐ見直す事でその日のスケジュールを効率よく進められます。毎日でも自分で書き込んだ予定などを見て予定を効率よく把握しましょう!

肌身離さず持ち歩き何かあったらすぐ書き込む

手帳においても三日坊主になってしまう人が非常に多くいます。手帳はおおむね1月から使い始めるもので、1月は普段よりも強く手帳を意識して予定などを書き込むのですが、2月、3月と月日が経つにつれて徐々に手帳を開く頻度が減り、記入するのも減るということがあります。これでは意味がありません。スケジュールの書き方は「すぐ書き込む」のがコツです。

スケジュール通りに進められたかチェックする

手帳の効率の良い活用法として意外に大切なのは、手帳を仕事や生活の一部として習慣づけるという事です。常に肌身離さず手帳を持ち歩き、何か予定が入れば手帳に記入する。

朝には一日のスケジュールを確認するために手帳を活用する事を習慣づけ、一日の終わりには、スケジュール通りに仕事を進められたかをチェックします。こうした習慣をつけることで、手帳の効率はより絶大になるのです。

手帳の書き方と効率的な活用法③:ウィークリーとマンスリーを使い分ける

カレンダー式に見開きでスケジュールを管理できるマンスリーは手帳の中でももっとも書き込み参照するページでしょう。大抵の人の手帳で、このページは真っ黒だけど、ほかのウィークリーやメモ欄は真っ白という格差が生じているのでは? そこで、余りがちなウィークリーのページを利用して上手に予定管理をする習慣を身につけましょう!

マンスリーは先の予定まで把握できる

マンスリーは月間の予定が一目瞭然なので、その一カ月の大事な予定を忘れる心配が減ります。さらに、毎日マンスリー手帳を見ていれば、その日に向けて覚悟も引き締まるでしょう。社会人の場合、長いスパンでの予定管理が求められるので、そういった点からもマンスリーは効果が高い手帳でしょうね。

ただし、マンスリーは記入欄や枠が小さいという点をデメリットに感じる人もいるそうです。マンスリーならではの良さを最大限生かせるよう、自分流の工夫を織り交ぜて活用してみてくださいね。

ウィークリーには日記を書く人も多い

手帳に書く内容に困ったら、マンスリーは「予定」でウィークリーは「日記」というような使い分けもありです。そうすれば「あれれ、今度のランチ来週のいつだったっけ」というときはマンスリーを見ます。一方で、ウィークリーの場合は、空欄になってします日も出てきます。そのため、ウィークリーの手帳を日記代わりに使い、その日あったことを振り返る人が多いそう。

マンスリーと異なり、ウィークリーをそういった日記のような使い方をするのは、特に学生や女性に多いようですが、もちろん男性で実践している人もいますね。ご自分の使いやすいように使うのが一番効率の良い手帳の活用法ですね!

スケジュール帳や手帳の書き方は即効性・自分らしさを出すと効果的!

手帳・スケジュール帳の効果的な書き方と使い方についてみてきましたが、いかがでしたか?「手帳書き方分からない…」と悩んでいる人も、何かきっかけをつかめたのではないでしょうか。スケジュール帳・手帳の書き方や使い方は、自分らしさを出せるため、学生や女性の間で人気が高まっているようです。そして、ビジネスシーンで活躍する男性の間でも、今後新たなトレンドが生まれるでしょう。

今回見てきた「手帳の効率的に活用できる書き方と気をつけるポイント」について、気をつけるポイントを是非参考に、手帳を上手に活用していって下さいね。

国内最大級のキャリア情報プラットフォーム、キャリアパークの公式アプリが登場!

就活生必見のお役立ち情報が満載!

関連コラム