2016年12月09日(金) 更新

配送ミスをしてしまった際の謝罪文の書き方と文例

配送ミスの謝罪文では自らの非を認めることが大切

配送ミスの謝罪文では、まず自らの非を認めることが大切です。謝
罪文で、言い訳や責任回避をすると、相手に発送ミスに対する謝罪の気持ちが伝わらないばかりか、場合によっては「責任転嫁をされた」というように受け取られ、相手との信頼関係に傷がつくことがあります。
配送ミスの謝罪文を書くときは、言い訳は一切せず、率直に自分の非を認める書き方をしましょう。そのうえで、謝罪の言葉を明記します。後ほど紹介する文例を参考にしてください。

配送ミスの状況・原因・再発防止策をはっきりと示す書き方が望ましい

運送会社のミスなど、自社に落ち度がない場合でも、配送ミスをした状況や原因を書き、今後、同じミスをしないための対策を相手に示すことが、謝罪文の書き方として大切な要点です。
配送ミスにおける今後の対策については、「○○していきたいと思います」や「○○しないように気を付けます」というようなあいまいな書き方ではなく、「○○します」「○○しません」というようにはっきりとした意思を示す書き方をしましょう。

配送ミスをしてしまった際の謝罪文の文例

ここまで、謝罪文を書く上でのルールを確認できましたね?
それでは、実際に謝罪文を書かなければならなくなった時、一体どういう風に謝罪文を書いていけば良いのか。謝罪文の文例をまとめました。いざという時のため、以下の例文を参考にしてください。

配送ミスの謝罪文の文例①:原因が自社にあった場合

【謝罪文の文例】
○○未着のお詫び 
拝啓 貴社にはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は、格別のお引き立てを賜り、お礼申し上げます。
この度は、御注文を頂いております○○の納品が遅れてしまいましたこと、深くお詫び申し上げます。
この度の件は、弊社の配送用の伝票に誤りがあったためであり、弁解の余地もありません。今後はこのようなことのないように伝票の確認の徹底をはかってまいる所存ですので、変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
改めてお伺いしてご報告させていただきますが、まずは書中にてお詫び申し上げます。敬具」です。

これは、配送ミスの原因が自社にあった場合の謝罪文の文例です。このときには、本文では真っ先に、文例のようなお詫びの言葉を書くようにしましょう。その後に、配送ミスが起きた原因と今後の対策を報告します。相手の信頼を回復するためには、配送ミスの原因を隠さないことが大切です。

配送ミスの謝罪文の文例②:原因が自社になかった場合

【謝罪文の文例】
(時候の挨拶) 
この度は弊社をご利用いただき、心より御礼申し上げます。
商品未着に関しましては、○○様の住所が不明確であったため配送業者が、ご注文品を一旦弊社に返却したことが原因でした。
このような場合、本来なら、返却前に私どもに確認すべきところですが、それがされずに返却されたのは私どもの不手際と言わざるを得ませんので、○○様にはご注文品のお届けが遅れてしまいましたこと、深くお詫び申し上げます。
今後はこのようなことのないよう、配送業者への指導をいたしますので、何卒この度のことお許しいただき、変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
略儀ながら、書中にて商品未着のお詫びを申し上げます。
敬具

配送ミスの原因が相手にもある場合は自社の非を認めてからやんわり指摘する

配送ミスの原因が相手にもある場合、自分にも非があることを認めることで、角が立たないように相手の非を指摘することができます。上記の文例を自社の場合に合うように上手く調整して使ってみてください。

配送ミスの謝罪文の書き方は文例を参考に自社の非を認めて誠意ある対応を示すことが重要

配送ミスをしてしまった際の謝罪文の書き方と文例を紹介しました。
配送ミスの謝罪文を書くときには、この文例を参考にしてください。
また、謝罪は早ければ早い方が吉です。配送ミスが発覚した時点で、まずは相手にお詫びをし、さらに配送ミスの対策が決まった時点でそれを報告するという形でもう一度謝罪しましょう。
謝罪文の書き方として、責任転嫁だと思われるような書き方は避けてください。不愉快な気持ちにさせるだけですので、誠意ある謝罪の姿勢を、謝罪文で示しましょう。ぜひ、例文を参考にしてください。

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