2017年09月27日(水) 更新

上司を入れたCCメールで絶対に注意すべきポイント3つ

CCメール送信の注意ポイント①:宛名の書き方

CCメールはメインの宛先へ送る内容を共有するときに使用するものです。この基本的な使い方をおさえていても、宛名の書き方をしっかりとおさえ、CCメールを送らないと大変失礼にあたります。そこでまずおさえておきたいのが、社外の人にメールを送る際と、社内の人間にメールを送る際です。それでは、例を出して社内、社外の人にメールを出すときの宛名の書き方を紹介します。ビジネスメールの基本ともなりますので、しっかりとおさえておいてくださいね。

社内メールのCCに上司を入れる際:敬称をつける

ビジネスシーンでよくあることですが、例えば同じ会社の、言わば社内の人にメールを送る際、自分の上司をCCに入れるときなどであれば、その際は上司の名前に「様」をつける必要はありません。書き方としては「〇〇部長」、役職がないのであれば「〇〇さん」という表記で問題ありません。

<例>
To:Y株式会社 玉木さん ・・・自社
(Cc:Y会社渡辺、田中部長) ・・・自社

といったように、社内メールであれば、「様」はつけないようにしましょう。ビジネスメールの基本となります。

社外メールのCCに自社の上司を入れる場合:呼び捨てで構わない

先ほど紹介した、社内の人間に送るビジネスメールとは違い、社外の人に対してビジネスメールを出す場合、自社の人間は全て呼び捨てになります。自社の上司であれば社外の方にメールを出す際であれば呼び捨てで構いません。こちらも、ビジネスメールの基本中の基本となりますのでしっかりおさえておきましょう。

<例>
To:A株式会社 中川様  ・・・お客様
(Cc:Y会社渡辺、田中) ・・・自社

例:「弊社の渡辺がお世話になっております」など。

CCメール送信の注意ポイント②:お互いにアドレスが知れてもいい関係かどうか

社内メールのCCに上司を入れる際には、同じ会社の社内同士のメールのやり取りですので、さほど気にすることでもないですが、社外の人とメールのやり取りをする際には、社外の相手とCCに入れる社内の自分の上司は、お互いにメールアドレスが知れても問題がない関係なのかという部分をしっかりと確認した上で、社外メールのCCに上司を入れるようにしましょう。ビジネスメールとしてこちらも重要なポイントですので、しっかりとおさえておきましょう。

不用意に上司をCCに入れたことから取引失敗になったケースも

実際に、取引先方と商談のメールをしていたビジネスマンが、取引先の方に「自分の上司を今回のメールのやり取りを報告してもいいのか?」「上司をCCに入れても問題ないか?」と確認を取らずに勝手にCCに上司を入れたことから、信用がなくなり取引契約が打ち切りとなったケースがあります。

CCメール送信の注意ポイント③:BCCと使い方を間違えない

CCメール送信の注意ポイントです。メールは一度送信すると、その内容だけでなく、TOとCC宛先の全員が、誰にそのメールが送信されたのかを知ることになります。受信者によっては「上司にもきちんと情報共有の意味でCCを入れたのだ」と肯定的に捉えられる場合もあります。CCメールとBCCメールの使い分けはビジネスメールの基本として、社会人は当たり前にビジネスメールを使いこなせなければいけません。

上司に共有しなくていい内容をメール送信したケースも

しかしながら、時には「CCメールだけで事の一部始終を伝えているのでは」と疑念を抱かせたり、本来は 内密に伝えたい内容をうっかり共有してしまったり、というミスを誘発しかねません。特に社内むけのメールではなく、社外に送信するメールについて上司をCC宛先とする場合は、その内容と照らし合わせて、社外のステークホルダーに対し不必要な疑念や疑問を与えないよう心がける必要があります。

BCCとCCを間違えて送信して赤っ恥をかいたケースも

上司へメールを送る際に、致命的なミスになりかねないのが、本来ならBCCで送信すべきメールをうっかりCCで送ってしまった場合です。大事なお客様への謝罪メールを、「・・・ご報告まで」と上司にCCで送信した場合などがその典型例です。

ビジネスメールのCCに上司を入れる際には宛名の書き方を特に注意しよう

CCメールに上司を入れて送信する際に気を付けたい3つの注意ポイントはいかがでしたか? 社内の人とのメールのやり取りに上司をCCに入れる時はもちろんのこと、社外の人とメールのやり取りをする際に、上司をCCで入れる時にはより最新の注意を払いましょう。また、しっかりとしたビジネスメールを守って、メールをすることが社会人として大切です。

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