2017年09月27日(水) 更新

忙しい上司に返信メールを巧く催促する方法【例文あり】

忙しい上司に返信メールを催促するには?

いつも忙しく働いている目上の人や上司に、自分のメールを早く確認して返信してくださいと催促するのですから、失礼のないメールを心がけなければなりません。長文で要点も分かりにくいメール内容だったら、目上の人や、上司はメールを見る気も、メールを確認する気もなくしてしまうかもしれませんね。忙しい上司を気遣った、返信しやすい催促メールをどのようなマナーに気をつければいいのでしょうか。

催促メールのマナー①上司の手間を省く文面にしましょう

目上の人や、上司に早急にメールの返信をしてもらうコツとして、相手にかかる手間をこちらがなるべく減らしてあげることです。例えば催促メールに、以前にメールを送った日時と件名を記載して上司がすぐに何の件かわかるようにしてあげると親切です。そうすれば上司はその場でメールの返信してくれるはずです。

上司への催促メールで前置きは短く単刀直入に本題に入る

上司は1日に大量のメールを処理しています。そのため、一目見て大体の内容が把握できるメールの書き方が望ましいです。前置きは「お疲れ様です」か、催促へのお詫びとして「お忙しいところ申し訳ございません」と一文入れておけばOKです。あとは単刀直入にどのメールに対する返信の催促かを明確に記入します。

催促メールのマナー②柔らかい表現の文章を心がけましょう

送ったメールの返信がなかなか来ないからとイライラした状態で催促メールを送るのはよくありません。ましてや相手が上司なら逆に怒らせてしまう恐れもあります。とりあえず心を落ち着けて、柔らかい表現で催促するようにしましょう。感情的、一方的にならずに相手を尊重したメールになるよう気をつけてください。

上司への催促メールでは疑問形で書くなど角が立たないようにしましょう

柔らかい表現方法として、代表的なのが疑問形を使うことです。上司の返信が遅い際の催促メールでも効果的でしょう。例えば、「先日、メールさせていただいた○○の件について、お返事をお願いします。」とするよりも、「先日、メールさせていただいた○○の件について、お返事をお願いできますでしょうか?」とした方が柔らかい印象ですよね。返信に対する「催促」というより「お伺い」といったニュアンスのメールにするのが良いでしょう。

上司から返信がもらえない「悪い催促メール」の例文

催促メールの悪い例文①いつのメールかわからない

悪い催促メールの例文①

「先日、メールで○○の企画書をお送りしましたが、まだお返事をいただいておりません。その後、ご状況はいかがでしょうか?」

上司はこれを見て、「先日っていつ?」と思うでしょう。そこから「先日のメール」の捜索に入ります。返信するまでに無駄な時間がかかってしまうので勿体ないです。日付を明記してあげれば非常にスムーズにメールの返信ができます。

催促メールの悪い例文②威圧的な表現

悪い催促メールの例文②

「お疲れ様です。×月×日に議事録確認をお願いしましたが、ご覧いただけましたでしょうか。期日が過ぎておりますので、至急ご返信をお願いいたします。」

「至急お願いします」など、言葉だけで見るとかなり威圧的な印象になってしまっていますね。上司に対して「至急」などのいかにも催促している表現はあまり適切とは言えないでしょう。

上司から返信をもらう催促メールの良い例文

それでは、上司から返信をもらう際の催促メールの良い例文を見ていきましょう。先ほどの悪い例文からだいたいポイントはわかったと思いますので、悪い例文②に的を絞って良い例文を載せましたのでご確認してください。

催促メールの悪い例文②を良い例文に改善すると…

良い催促メールの例文

『お疲れ様です。×月×日に議事録確認をお願いしましたが、ご確認いただけたでしょうか。お忙しいところ大変恐縮ですが、今週中にご返信いただけましたら助かります。念のため、再度、議事録を添付いたします。よろしくお願いいたします。』

上司が忙しいのを慮って、配慮するような言葉をたくさん使っています。これだと「自分が悪かった。早く返信しなくては」と相手に思ってもらえるでしょう。

上司に返信を催促する際はいつのメールかわかるようにするなど手間を省く文面を心がけよう

本ページでは、目上の人や、上司に自分の送ったメールに対して返信の催促をする際のマナーや、例文について見てきました。催促をする際には、できるだけ相手の手間が省けるように、あらかじめ「いつの何時にお送りしたメールに関してですが・・・」文面に書くようにしましょう。ちょっとした思いやりを持つことで、頼みにくい事も頼みやすくなり、催促された側も気持ちよく対応してくれるはずです。

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