2016年11月29日(火) 更新

仕事の期限まで間に合わない時にするべき報告の仕方

仕事の期限に間に合わないと分かった時点で報告する

どうにも仕事を頑張ったけれども、期限に間に合わないこともあるはずです。
そんな時は仕事が間に合わない旨を報告する必要があります。仕事の期限に間に合わない旨を報告するタイミングは、仕事の期限が間に合わないと分かった時点がベストです。

間に合わないと気づいたときよりも早い報告はない

仮に、その時点で取り返しがつかない程に遅くなったとしても、その時にできる最も早い報告は「いま」しかありません。
早く仕事の期限に間に合わない旨を報告し、次の対応を仰ぐなり、相手の出方をみるなりしましょう。

謝罪後に仕事の期限に間に合わない理由と今後を相談する

上司に話すときには、きちんとした謝罪をし、期限に間に合わない理由を述べ、これからどうすれば良いかの相談をすることが大切です。

任された仕事の期限に間に合わないことには誠意を持って謝罪する

任された仕事の期限に間に合わないのは、どのような理由であれ、自分に非のないことではありません。嘘を付くのではなく、誠意が大事だと思い謝りましょう。

謝罪をした後に具体的な進捗を説明して納期の相談をする

仕事の期限に間に合わない旨を謝罪したあと、具体的な進捗を説明して間に合わない理由を伝え、納期の再設定など今後を上司に相談しましょう。変な言い訳をしても仕事が間に合わなかった事実は変わらないので、はっきりと具体的に進捗を述べるように覚悟を決めましょう。

仕事が間に合わない旨を報告する際は代替案や対策を述べる

仕事の期限に間に合わない旨を報告する際は、ただ「できません」と断るのではなく、代替案を話すなど、配慮ある断り方をしましょう。

時間的・技能的リソースが無ければ派遣や契約社員を雇う

仕事の期限に間に合わない理由によっては、外部のリソースを検討するのも良いでしょう。
時間的・技能的理由で社内に手助けしてくれる人がいない場合は、契約社員や派遣社員という形で充当する方法を提案してみるのも悪くありません。

依頼を受ける際に”仕事の期限に間に合わない”と分かったら?

仕事を受けた後で期限に間に合わない、間に合いそうにないと分かった場合は、その時点で謝って、理由を説明し、今後を相談するという流れになります。

他方、仕事をする前の依頼の段階で、仕事の期限に間に合わなそうだと気付いたらどうしますか?

今取り組んでいる仕事内容を伝えた上で断りを入れる

どうしても無理な場合は、今取り組んでいる仕事内容を伝えた上で「××までなら大丈夫ですが」と前向きに考えたことをアピールするのも手です。

例えば、他の仕事との兼ね合いで、仕事が間に合わないと判断したら「本日中にしなければならないxxの作業がありますので、その仕事は明日の午前中でも良いでしょうか」と答えましょう。

仕事の期限に間に合わないと分かった時点で報告を入れる

仕事をしているとなかなか仕事が終わらず、時には期限に間に合わないという状況に直面することも・・・あるかもしれません。その際は仕事の期限に間に合わないと分かった時点での報告がベストです。

仕事の期限に間に合わない場合は、すみやかに上司に報告・相談し、誰かに手伝ってもらったり、別の人に仕事を代わってもらうなど、あくまでも上司の判断に任せるようにしましょう。

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