2016年12月07日(水) 更新

企業名に付ける正しい敬称の使い方

企業名を記載するときの正しい敬称には違いがある

敬称とは、相手や第三者に対して敬意や尊敬の意味を込めて、名前や肩書きの後ろに付ける接尾語のことです。
仕事では見積書や請求書、依頼書など様々なビジネス文書を作成します。ビジネス文書では文書の種類によって書式や文章の言い回しなどが決められており、その決まりに沿って正しい文書を作成する必要があります。企業名の正しい敬称の使い方も決められているため、それに沿って使用します。ビジネス文書のフォーマットは企業によって異なるため、正しい敬称を使えるように企業のフォーマットを確認しましょう。

企業名の正しい敬称は「御中」「様」を用いる

ビジネス文書での企業名の正しい敬称といえば、多くの企業が「御中」としています。企業に限らず、団体や法人の場合にも「御中」が使用されますが、企業によっては「様」が使われることがあります。ビジネス文書で「大切に読んでいただきたい」という気持ちを敬意にこめて作成するとき、「様」は決して不自然ではなく、企業によっては「様」が使われる場合があるのです。これも正しい使い方といえます。

企業名の宛名における正しい敬称も「御中」「様」を使う

企業名の表記の仕方、敬称の付け方は、企業名を宛名に表記するのか、文中に表記するのかによって異なります。例えば宛名に企業名を表記する場合、多くは「御中」が使用され、企業によっては「様」が使用されます。しかし、企業名を文中に表記する場合は「企業名+敬称」という表記は使われません。代わりに「貴+団体名」といった表記がよく使われます。

文中での正しい企業名と敬称「貴+団体名」

文中で企業名を表記する場合、どのような敬称を付けていいのかとまどう人は多いでしょう。文中での企業名の表記の仕方にはいくつか方法があり、例えば「企業名+様」といった表記をする企業もあります。また「貴社」「貴組合」「貴団体」といったように「貴+団体名」といった表記がよく行われます。ビジネス文書のフォーマットは企業によって異なるため、正しい敬称を使いたい場合は、企業での表記の仕方に従いましょう。

メールで企業名に敬称をつける場合に正しい答えはない

書面のビジネス文書の場合、宛名や決まった書式で文書を作成するのがビジネスマナーです。しかしメールの場合、簡潔に書くことが原則のため、必ずしも書面のように正しいとされる、決まったフォーマットに沿ってメールを作成しなければならないということはありません。丁寧であることが第一ですが協業関係にあるなど、企業間の付き合いの状況などによって宛名を表記しないで、必要事項だけを表記すればよい場合があります。

メールの場合は企業名と敬称はなくても良い

書面のビジネス文書は、丁寧に書くことがビジネスマナーです。しかし簡潔にすることが基本のメールの場合、必ずしも書面のビジネス文書のように丁寧な書き方をしなくてもビジネスマナー違反とはなりません。メールで企業名の宛名を表記する場合、敬称に「御中」または「様」を使用しますが、メールの場合、宛名自体を表記しない場合があります。

企業名の正しい敬称は「御中」「様」だが書類かメールかによって変わる点に注目

企業名の正しいとされる敬称の付け方は、書類が書面のビジネス文書なのか、メールなのか、また相手企業とどのような関係にあるのかによって異なります。ビジネス文書では、宛名に企業名を記載する場合は「御中」や「様」といった敬称を使い、文中に企業名を表記する場合は「貴+団体名」といった表記をします。しかしメールでは宛名自体を表記しない場合があり、ビジネス文書のフォーマットをそのまま利用しなくても必ずしもビジネスマナー違反にはなりません。ケースに合わせた正しい敬称を使えるようになりましょう。

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