2017年02月17日(金) 更新

手紙の書き方で「追伸」をビジネスで使用する際の注意点

「追伸」は横書きでも縦書きでも手紙の最後に書く

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形式的な手紙の書き方で追伸があります。追伸は横書きでも縦書きでも、日付や自分の名前を書いた後、つまり手紙の一番最後に書きます。これは、手紙の書き方で決まっています。電子メールでも多くの場合はこのように使われています日本語の別名は「二伸」や「副文」と言います。外来語ではP.S.と言い、ラテン語のPost-scriptの略称です。追記・後書きの意味を持っています。書き忘れた文章を付け加えるときや文章の流れの中に入れられなかった内容を伝えるときに重宝します。

「追伸」は親しい間柄にだけ使う

追伸があることで文章を書きなおすことなく、手紙を仕上げることができます。また、追伸にはあなたと仲良くなりたいという意味でつけられるときがあります。このことから、追伸は親しい間柄だけに使われるとされています。

「追伸」はビジネスを始め目上の人には使ってはいけない

「追伸」は公的な文書やビジネスメールでも使っていいのでしょうか?手紙の書き方をなぞれば使っても問題なさそうですが、実際はどうなのでしょう?この追伸は実はタブーとされている用法があります。まず一つ目は、ビジネス上で目上の人に使うことです。上述しましたが、追伸は親しい中の人に使うものとされていますので基本的にビジネスを始め目上の人に使うことはありません。

結婚や災害などがあった人への手紙にも使用不可

次に結婚や災害などがあった人への手紙です。追伸には、再度や再びといった繰り返されるイメージが有ります。結婚だと再婚がイメージされ、災害などは再び不幸が起こることが想起されます。

感謝や謝罪の文を「追伸」に書かない

また感謝や謝罪の文は本文に書かなくてはいけません。追伸にするととってつけたような文になります。ビジネスで使うときは追伸は避けた方がよさそうです。このように手紙の書き方の中にはタブーも含まれています。気を付けましょう。このように、手紙の書き方から外れる用法もあります。

「追伸」をビジネスで使っていいという声もある

ひとつ前の見出しでは、手紙の書き方を守り、ビジネスでは追伸を使わない方がいいと書きました。しかし、ビジネスでの手紙の書き方として追伸を使っても「いいのではないか?」、という声もあります。追伸は本文よりも目立ちます。追伸と付けられて、本文から離されているのでどうしてもそこに目が行くのです。

あまりワザとらしくせずに使用することがポイント

また、一番最後に見る文章だということも頭に残る理由の一つです。追伸で気遣いの文を書き、これをビジネス上で目上の人に出す。追伸で気遣いの文が目立っている分、ビジネス上で心象アップが期待できるという寸法です。このビジネスで使用する際の手紙の書き方のポイントはあまりワザとらしくせずに自分が言われたらうれしい言葉を選ぶことです。こういう理由で、手紙の書き方のテンプレートに縛られずビジネスでも「追伸」を使う人もいるそうです。

▼こちらもチェック! ビジネスではNG?メールで誤りがちな「追伸」マナー

手紙の書き方で「追伸」をビジネスで使用する際は目上の人に対しては控えよう

手紙の書き方で「追伸」をビジネスで使用する際の注意点をご紹介しました。「追伸」を使用する際は、使用しない方が良い場面がありますので、注意して使用して下さい。また、ビジネスで目上の人に使用する際は極力避けた方が良いでしょう。

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