2016年11月29日(火) 更新

視察される際のポイントとお礼状を書く際の例文

視察にもさまざまなパターンがある

視察は企業間・行政機関・学校など、様々な組織の壁を越えて行われています。また、グローバル化の進む現在では、国内のみならず海外視察の機会も増えているようです。たとえば、海外からの観光客を誘致するために諸外国を視察する都道府県のミッションや、先端技術を有する機関を視察する企業グループ、あるいはサプライヤーによる発注元のQCを学ぶための視察など、さまざまなパターンの視察があります。ここでは、特に企業間における視察を念頭に、準備からお礼状までを考えていきます。

視察時の目的を把握することが重要

まず、視察側が計画する時点で「目的」を明確に把握することが大切です。これは、視察団受入先の準備の負担を軽減することにつながります。たとえば、工場視察を希望する場合に、主目的となる工程が「QC工程」なのか、「下準備工程」なのか、などによって受入担当者も異なることでしょう。また、個人防護具が必要な場合には、視察団のデータを明確に伝えて、先方がスムーズに準備できるように配慮しましょう。また、タイムラインについて「余裕をもって打診する」「繁忙期・年度末を避ける」などの配慮も必要です。菓子折りを持っていく、礼状を出す……などの配慮も必要ですが、まずは冷たくならない程度の「ビジネス・ライク」に準備しましょう。

視察中の対応では謝意を忘れない

まずは視察受け入れに対する謝意を忘れないように。菓子折りを用意するなど、日本的な配慮があるとなお良いでしょう。視察中は視察先の規則・取り決めに従います。そして、視察中には「視察後の準備」を開始します。礼儀を失しないために、窓口(担当者)の方を通じて「お礼状の(代表となる)宛名」と「送付先」を確認するのです。特に「窓口」と「視察対応者トップ」が異なる場合には、かならず適切な相手にお礼状が届くように視察中から準備をしておくことがポイントです。また「例文」にとどまらないお礼状を書くために、視察中には視察に集中して様々な情報を取り入れましょう。

視察後に出すお礼状はビジネス文書の例文や定型文を使う

視察後、できる限り早急にお礼状を準備します。お礼状には「ビジネス文書の定型文や例文」を採用することも必要ですが、あなたが(または視察団代表が)視察を通じて特に感銘を受けたこと、ぜひ取り入れたい点などのコメントを謙虚に伝えることができれば、なお良いでしょう。この視察を契機に、新しいコラボレーションが生まれるかもしれません。あらゆる「つながり」をチャンスに変えるために、お礼状は例文・定型文などを参考にして、その都度、視察のケースに応じて心を込めて考えましょう。

視察先へのお礼状の例文①:横つながりの関係にあるサプライヤー

横つながりの関係にあるサプライヤー視察後のお礼状の例文

拝啓 【時候の挨拶】 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
さて、過日はご多忙中にもかかわらず、貴社工場をご案内いただき誠にありがとうございました。貴社の卓越した品質技術および、それを確保するためのたゆまぬ努力に感服いたしました。また、視察時には経験豊かな担当者様に直接ご対応いただき、詳細にわたるご説明をいただきました。貴社の多大なるご配慮に深く感謝申し上げます。
今後ともご指導、ご教示いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。敬白

横つながりの関係にあるサプライヤーには、このような例文を参考に書くと良いでしょう。

視察先へのお礼状の例文②:合同事業を検討している異業種

今後、合同事業を検討している異業種の企業視察後のお礼状例文

拝啓 【時候の挨拶】 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
過日はご多忙中にもかかわらず、貴社を視察する機会をいただき誠にありがとうございました。貴社の方針について説明をうかがい、体制及び業務システムを拝見したことで、貴社の事業をより深く理解し、今後の展開を具現化することができました。
貴社のご配慮に感謝いたしますとともに、今後、貴社との合同事業について深めて行くことができましたら幸甚に思います。敬白

合同事業を検討している異業種には、このような例文を参考にして書きましょう。

視察される際は謝意のある対応を心がけお礼状の例文を参考にして書こう

視察先へのお礼状を書く際のポイントと例文をまとめてみましたが、いかがでしょうか。ビジネスの場面であるとはいえ、視察先が時間と手間を掛けて、大切な人材を使って準備して下さる視察という行事。形にはまりきった文面ではなく、例文のように「1件ごとに」「心を込めて」書くことが大切です。既知の関係で視察に伺う場合もあるでしょうが、視察をきっかけに、新しいビジネスチャンスが開ける可能性もあります。準備段階から、例文を参考にしたお礼状を出すところまで、すべて丁寧に心を込めて対応しましょう。

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