2017年07月11日(火) 更新

ヤバい!仕事が終わらないときに効果抜群の秘訣7ヵ条

仕事が終わらないのは辛い

会社や取引先にも迷惑

仕事が終わらないと自分がつらいのももちろんですが、大前提として、周囲に迷惑をかけてしまいます。勤めている会社だけでなく、その先にいる取引先にまで影響が及びます。

残業では済まない負のスパイラル

仕事が終わらないなら、残業すればいいじゃん? 実はそんなに簡単な問題ではないのです。仕事が終わらないということは、まず社内での評価が悪くなります。そうなれば人事考課にも影響。給料がなかなか上がらず、プライベートでの不満も膨らむ。上手にモチベーションを維持できず、効率が落ちてますます仕事が終わらない。 そんな負のスパイラルは、残業だけではなかなか断ち切れません。

平日だけでなく休日もつぶれる

仕事が終わらない場合、休日出勤を余儀なくされることがあります。たとえ休日出勤をしなくていい場合でも、平日の疲れが大きければ休息で終わってしまうかもしれませんよね。このように、平日だけでなく休日もつぶれてしまうのです。

仕事が終わらない原因:外発的

仕事が終わらない人のなかでは、毎日12時間以上働いている人も珍しくないでしょう。でもちょっと待ってください。12時間働いても仕事が終わらないのは、根本的な誤りがあるからでは? ひょっとすると、環境に原因があるかもしれません。典型的な外部要因をご紹介します。

終わらない理由①上司が無能

誤った命令・指示、重要事項の共有漏れ、取引先との交渉不足など、考えられる問題はたくさんあります。自らがマネジメントに携わっている人にとっては、耳が痛くなるような話かもしれませんが、上司の能力が部下の働きやすさにダイレクトに響くのは事実です。

終わらない理由②深刻な人手不足

社員の出入りが激しい会社では、やるべき仕事量がたくさんあるのに担当者が圧倒的に少ない状態が続きます。誰か雇おうとなった際も計画性のない採用活動になることが大半で、”教え損”なんてこともあるようのです。

終わらない理由③仕事量が尋常じゃない

根本的に会社全体の仕事量が多すぎる、という職場も珍しくありません。バリバリのベンチャー企業や、不動産・建築といった業界では、一般的な業務量の倍以上こなさなければならないことも。桁違いのスピード感を持った人なら定時帰りも可能かもしれませんが「物理的に無理」と感じる人はたくさんいるようです。

仕事が終わらない原因:内発的

ご紹介したように、外部(仕事量や職場の雰囲気)に問題がある場合も考えられますが、内部(自分自信)に問題があるケースの方が圧倒的多数。そして自分に問題がある場合は、克服可能しやすいものです。どんな内発的原因があるのでしょうか。

終わらない理由④集中力がない

まず集中力を疑いましょう。持てる力の全てを発揮できていますか?どれだけ能力がある人でも、集中しないと仕事は進みません。たとえば普段は読書スピードが速い人も、一度”沼”に落ちると全く読み進められない…そんな経験をしている人も多いのではないでしょうか。 仕事が終わらないのを環境のせいにする人ほど、意外と集中力がなかったりします。

終わらない理由⑤スピードが遅い

現状よりも2倍のスピードがあれば、仕事は何時くらいに終わりそうですか?朝9時から夜21時までかかっている仕事を倍速で進めると、単純計算で昼の15時ごろ終わることになります。深夜までかかっている仕事も、定時までに終わる計算になるでしょう。実際に2倍速で進められるかどうかが問題なのではなく、どれだけスピードが重要か、という点を押さえておきましょう。 なおスピードが遅いと、取り掛かっている仕事が終わる前に次の仕事が降ってきます。仕事は増える一方で、”借金”は返せど返せどちっとも減りません。

終わらない理由⑥無駄が多い

やらなくていいことに時間をかけて、優先すべき仕事が終わらない。気を付けているつもりでも、意外とこんな事態に陥っている人は多いです。慣れてくると、ついつい同じやり方に固執してしまいがちですが、仕事が終わらないのであれば、根本的にやり方を見直したほうが良いかも。 自分がやらなくてもいい仕事を一生懸命やって、終わらせたい仕事が終わらない。そんな事態は何としてでも回避しましょう。

終わらない理由⑦抱え込んでいる

責任感が強くまじめな人は、任された仕事をすべて自分でやらなければならないと思いがち。そして、頼まれた仕事を断れない傾向にあります。真摯に仕事に向き合うのは素晴らしいことですが、結果的に仕事が終わらないならば、もしかしたらかえって周囲に迷惑をかけてしまっているかもしれません。

終わらない理由⑧仕事が嫌い

根本的な問題になってしまいますが、仕事が嫌いだから集中力も出ないしスピードも上がらないという人もいるかもしれませんね。それでも仕事は仕事。とにかくやりきらなければいけません。とことん仕事に没頭していると、案外好きになる可能性もありでしょう。

もうワンポイント


心理学の『認知的不協和』という言葉をご存知ですか?自分の中で矛盾を抱え込むと、強い不快感を覚える現象のことです。
嫌いな仕事に打ち込むと、自分の中で「嫌いな仕事に打ち込めるわけない」という不快感を抱きます。そうすると、辻褄が合うように「本当は仕事が好き」になるような態度や行動の変化がみられるようになります。

仕事をささっと終わらせる秘訣

秘訣①午前中に嫌な仕事を片付ける

仕事を効率よく進めるために大原則として、嫌な業務を午前中に終わらせてしまうというものがあります。なぜかというと、午前中は集中しやすいから。朝は電話や来客も少なく、邪魔をされることが少ないんです。対して午後になると、急な仕事を任されることも増えてしまいます。 そして何より、昼食を食べてしまった後は睡魔が襲ってきます。ひどいときは2時間も3時間も睡魔と格闘、なんて日もあると思いますから、厄介な仕事ほど早く終わらせることをオススメします。

秘訣②ペンディングしない

保留することをペンディングと言います。ペンディングする癖がつくと、どんどん仕事が溜まって時間に追われるようになってしまいます。 実際に「この仕事はあとでやろう」と考える機会は、これまでに何度もあったのではないでしょうか?一度見て「あとでやろう」、見直した時に「なんだっけ?」というのは、何度も繰り返しているとけっこう無駄です。

もうワンポイント


もう一点追加するなら、ToDoリストもあまり必要ないケースが多々あります。
たとえば、10も20もあるToDoリストから一つタスクが減るたびに「次はどれにしようかな…」と選んでいるのはかなりのタイムロスだからです。
ToDoリストを上手く使える人は仕事ができるけいこうにありますが、決して振り回されないように注意してください。

秘訣③一つ一つの仕事の"下限"を目指す

今すぐ完璧主義を捨てましょう。ただし、いい加減な働き方を推奨しているわけではありません。ギリギリ合格ラインの、いわば”下限”を狙おうということです。実際のところ、量をこなせば質は後からついてきます。特に周りからの評価が高い人はこだわりすぎないように意識してみてください。

もうワンポイント


相手の期待を超える成果を目指すのは素晴らしいことですが、せっかくクオリティの高い成果物ができても納期を守らなければ、その仕事はなかったことにもなりかねません。完璧主義ではなく、締め切り主義にシフトしてみてください。

秘訣④分単位でスケジュール管理

スケジュール管理をおざなりにしていると、どうしても後手後手になってしまいます。そして、本来のスケジュールからどれくらい遅れているのか、”手遅れ”になるまで気づけません。常に前倒しできるようにしましょう。 ただし、スケジュール管理はあくまでも手段です。目的化しないようにだけ気を付けてください。

もうワンポイント


5分や10分の遅れなら、巻き返し出来るチャンスもありますが、2時間3時間の遅れが出てしまったら致命的。
たとえば1日に30のタスクをこなすとき、1つあたり5分のロスを生むと、合計で2時間半の遅れが生まれます。分単位でスケジュール管理したほう良い理由は、まさにここにあります。

秘訣⑤緊急の用事に備えて余裕を持つ

仕事をしていれば、緊急の用事が多かれ少なかれ訪れます。オフィスで進める仕事ならば、データが消えた!なんて経験も一度や二度はあるのではないでしょうか?データはこまめに保存するといった予防策をしつつも、一からやり直すかもしれないというリスクを想定しておくのがベストです。
また上司から「これやっといて」といわれたときは、なるべく受諾したいものですね。あれもこれもと依頼を引き受けるのはよくありませんが、何を頼まれても「無理です」と断っていると、だんだん職場にいづらくなってしまいます。

秘訣⑥部下や後輩にお願いする

一人で抱え込みやすい人は、おそらく誰にも相談できていないでしょう。でも、同僚をはじめ部下や後輩に頼ることはとっても大事。むしろ、一人で抱え込む上司は、部下に悪影響を与えます。話しかけづらいオーラが出てしまうからです。 余計なプライドを捨てて部下や後輩に助けを求めれば、自分が楽になるだけでなく、頼まれた側の自己肯定も強まります。仕事が終わらないという悩みが解消されるだけでなく、相談によって人間関係も良好になるのです。

秘訣⑦働き方をマニュアル化して共有

社内に仕事の速い人がいたら、その人のノウハウをマニュアル化して全体共有しましょう。いわゆるTTP(徹底的にパクる)を実践するのです。仕事が速い人は、必ず何かしらの工夫をしています。本人はフィーリングと言って済ませることも、傍から見れば目から鱗かもしれませんよ。 そしてマニュアル化したノウハウは常に最善の状態に保ちましょう。マニュアル通りに進めても上手くいかない時は、マニュアルそのものが間違っていると疑ってみるのも大切な姿勢です。

根本的に仕事量が多すぎるなら

いまご紹介した7つの秘訣は、自分自身の変化によって問題が解決する場合の対処法です。必ず一度試していただきたいのですが、なかには「そもそも仕事量が多すぎる」「常に人手が足りない職場」といった悩みを抱えている人もいるでしょう。 そんなときは、外へ働きかけることも大切です。

まずは上司に相談

ありきたりに思えるかもしれませんが、上司にはっきりと言葉で相談してみましょう。キャパオーバー(容量オーバー)しているとき、遠慮して黙っておく人も多いと思います。しかし、何も言わなければ「大丈夫そうだな」と判断されておしまいです。 他の人の業務が増えることを気にする必要はありません。自分の仕事が滞るせいで顧客との関係が途切れてしまうくらいなら、社内の誰かの業務量を増やす方がよっぽどマシでしょう。

全社的に働きかける

たとえば『ノー残業デー』を取り入れるように、会社に提案してみてはいかがでしょうか?その時のポイントとしては、次の例文のように主張することです。

【例文】
「ノー残業デーを導入することで、他の日の生産性が上がる。だから仕事が遅れる心配はなく、むしろこれまでよりも進捗がよくなる」

単に残業したくないだけじゃないのかと、思われないように、会社側にとってのメリットを(経営的な観点)で伝えましょう。

転職してしまうのもアリ

上司に言おうが人事に言おうがダメ。そんな会社もあると思います。ならば転職してしまいましょう。 ただし、たとえ会社側に落ち度がある場合でも、トラブル回避のために退職手続きは慎重におこなってください。また、転職先で同じ失敗を繰り返さないために、ここで働きたい!と心の底から思える職場を見つけましょう。オススメなのが、転職エージェントを利用すること。仕事中で忙しくても、書類対策、面接対策、給料交渉など、あらゆるサポートが無料で受けられるのです。

もしも仕事が終わらないなら徹底的に効率化を図ろう

仕事が終わらない原因は様々。環境のせいにするのが一番楽ですが、自分にも足りないところが……時間もどんどん奪われて落ち込んでしまいます。 でも大丈夫。ちょっとした工夫で、効率はぐんと上がるのです。今回ご紹介した秘訣を、さっそく試してみてください。もしそれでもダメな時は、ひょっとすると職場が合っていないのかもしれません。自分らしく頑張れる会社へ転職するのも、一つの選択肢です。スピード感を持って働けることを、心より応援しています。

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