2016年12月12日(月) 更新

ブリーフィングの意味と仕事で使用する時の注意点

「ブリーフィング」の本来の意味は「報告・司令」

まずは、この「ブリーフィング」という言葉の意味からおさらいします。辞書などでは「briefing」の意味をこのように記載しています。

『1:簡単な報告・指令。2:報道機関などに対して行う簡単な事情説明。』

すなわち「報告」という意味に取って差し支えありません。また、「briefing」は名詞であり、原型は形容詞の「brief」から来ています。こちらも『要点をかいつまんでまとめる(話す)』という意味でよく使われています。では仕事上ではどのような意味合いを持つのでしょうか、見ていきましょう。

仕事でのブリーフィングの意味は「打ち合わせ・説明」

この「ブリーフィング」は軍隊用語として使われ、出撃前に作戦についての説明や指示することを意味していたものです。それが航空会社のパイロットが出発前のスタッフとの綿密な打ち合わせをすることの意味を持つようになり、やがて一般にも広まっていきました。したがって、仕事やスポーツなどチームで動く前の打ち合わせだったり、イベントを行う直前の関係者間での説明も「ブリーフィングを行う」というのが基本です。

仕事の経緯や背景を詳しく説明する際も「ブリーフィング」という

それでは、実際に仕事を行う上での「ブリーフィング」とはどのような意味になるのでしょうか。本来の意味が「報告」ですから、数分で終わる程度の内容報告も「ブリーフィング」といえますが、実際には何度も確認をとったりする綿密な打ち合わせや、これまでの経緯や背景を詳しく説明することも「ブリーフィング」と指していうことが多くなっています。"

要点を簡潔かつ印象的に説明するのをエレベーターブリーフィングという

仕事の取引先で、担当者の上司に直接アプローチして商談を一気に進めたい場合や、自社のトップやマネージャーに自分の意見をアピールしたいと思っても、一緒になる時間がエレベーターで偶然乗り合わせた時間だけの場合があるとしましょう。その限られた時間内で自分の仕事に対するアイデアをアピールするために、短時間で分かりやすく伝えられるように要旨を絞り、簡潔かつ印象的に説明・説得する方法を「エレベーターブリーフィング」といいます。この方法は仕事上では大きな意味や効果を発揮します。

紙の「ブリーフィング」もある

会話だけでなく、紙によって依頼したい仕事の内容・目的・対象・期間・ターゲット・コスト等が簡単にまとめられているものを、特に「ブリーフィングシート」といいます。このシートを作成する仕事を「クリエイティブブリーフ」といったり、ウェブ上で分析画面を用途ごとにまとめた格納領域の呼称として「ブリーフィングブック」というケースもあります。ブリーフィングシートは広告代理店で作成するケースが多いので、広告作成時を例に要点をまとめていきます。

ブリーフィングシートは1枚の紙に集約される

ブリーフィングシートを作成するときは、1枚の用紙に集約されます。以下、広告作成時のブリーフィングシートの例です。

(1)広告の目的「シェア25%の奪取」
(2)ターゲット「広告が話しかける相手は誰か」を明確化
(3)仕事の現状「ターゲットがどう認識しているか」を調査
(4)仕事の将来像「現状をどのように変えたいか」の姿を描く
(5)人を動かすツボ「どんな深層心理をつけば心が動くか」を描く
(6)プロポジション「ターゲットに何をメッセージするのか」提案する
(7)納得できる理由「主に商品の属性や性能」を書いておく
(8)トーン「どういう語り口、雰囲気で伝えるのか」も大切

プランナーとクリエイターがブリーフィングシートを交えてプランニングしていきます。

仕事上でブリーフィングは「打ち合わせ・説明」と言った意味合いになり相手にわかりやすく伝える際に用いられる

ブリーフィングの意味と仕事上で使用する理由について見ていきました。「ブリーフィング」は日本語で「報告」や「打ち合わせ」という意味ですから、この言葉を使わなくても日本語で済ませられるケースも多いでしょう。したがって、実際に使う・使わないは別にしても、相手から「ブリーフィング」と言われても戸惑わないように意味はきちんと理解しておきましょう。それから、ブリーフィング後に別な人へ報告することを「デブリーフィング(事後報告、ふり返り)」とも呼ばれていますので、併せて覚えておきましょう。

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