2017年01月12日(木) 更新

仕事ができる人に!仕事効率を“劇的に”上げる7つの作業術

いつも仕事を早く終わらせて定時ダッシュしているあの同僚。実は仕事効率を極限まで高めていたって知っていました?作業を効率的に行う方法は、努力次第で誰にでも可能です。今回は仕事効率を高めるための7つの作業術を紹介。仕事のできる人を目指しましょう。

仕事ができる人になるには“仕事の効率化”が不可欠

毎日残業をしている人は、もしかしたら仕事の効率が悪いことが原因かもしれません。同じ内容の仕事でも手掛ける人によって大きな差が生まれるもの。「仕事ができる人」と「できない人」の違いには、仕事における作業効率への考え方の差が如実に表れているのです。 完璧に業務をこなし、定時で颯爽と帰宅する仕事のできる人。彼らと同じ考え方とスキルを身につければ、正確でスピーディーに仕事をしつつ、残業とおさらばすることも不可能ではありませんよ!

デキる同僚は効率の良い仕事を実践している

同じ職場に圧倒的に仕事が早い同僚はいませんか?そんな彼らは選ばれしエリート、というわけではありません。仕事を早く終わらせるための施策をきちんと練っているのです。 日本企業の中には残業して働くことを美徳とする意識も根強く残っているものの、少しずつ変わりつつあります。大手企業を中心に、決められた時間の中で確かな結果を出せる社員こそ、真に評価されるべき人材という風潮が高まっているのです。

仕事の効率を上げるには日頃の意識が重要

効果的に仕事をこなすには、日頃から意識しておく必要があります。それは職場だけでなく、私生活でも同じです。普段の行動から効率的に動けるようにクセをつけることで、仕事面でも能力を発揮できるようになるでしょう。

仕事の効率化ができる作業術を実践!

スピーディーに仕事をこなせる人材であれば評価にも直結します。仕事効率を高めるための方法はいくつもありますが、今回は選りすぐりの7つを紹介しましょう。順を追ってすぐに実践していけるものばかりなので、理解して実際に試してみてくださいね。

作業術①仕事の優先順位を決める

毎朝出勤してデスクのPCを立ち上げる作業。デスクワークならここから1日が始まるわけですが、ただ漠然と仕事を始めるだけではいけません。今日こなさなくてはならない業務内容に対し、優先順位を決めるのです。 優先度を決める条件は、仕事の「重要度」と「緊急度」です。重要度が高い仕事を優先して行うべきですが、緊急度が高いほど納期が迫っている証拠。柔軟に判断して取り掛かる順番を決めましょう。この場合では緊急度が高く重要度が高い仕事が、最も優先して取り掛かるべき内容です。

朝のうちに1日の仕事内容をまとめる

理想的なのはToDoリストと呼ばれる、必要な予定を書き出してチェック項目を設ける方法です。必要な要素だけを簡潔に抜き出しましょう1日に行うべき内容を一目で確認できるようにするためです。 頭の中だけで予定の管理をしようとすれば途中で訳が分からなくなるため、その日に行うべき内容は必ず視覚化するようにしましょう。何か急な予定が入った時でも、同僚に仕事を引き継いでもらいやすくなる利点もあります。

仕事の種類ごとに順番をつける

仕事の優先順位のつけ方は、業務の優先度と必ずしも一致するものではありません。特に締め切りの時間に差がない場合は、自分の体調に合わせて順番を管理しても大丈夫です。頭痛が酷く、コンディションが最悪のときに重要度の高い仕事を行うのは、ミスを増やす原因にもなりますからね。 締め切りというゴールまでに作業を終わらせさえすればよいのですから、最終的な順番にこだわる必要はありませんよ。

作業術②仕事を効率化できるスケジュール管理

1日の優先順位が決まったら、次はスケジュールを作成します。ToDoリストのやることに付随して、どの作業をこの時間までに終わらせるといった、明確な時間管理のためです。ここでのポイントは、必要な内容はすべて書き出すという点にあります。 そして、管理する媒体は紙のスケジュール帳でも、PCのソフト、スマホアプリでも構いません。自分が最適だと思う媒体を使いましょう。注意点としては複数のスケジュール帳を使い分けるのは避けてください。どっちつかずになり、大切な予定を忘れてしまうなんてことになりかねません。 ▼関連記事 社会人のスケジュール管理能力

必要な項目にチェックリストを

予定をすべて書き出し終わったら、項目ごとに簡なチェックリストを作りましょう。「□」という形にチェックを入れるだけでOKです。これをすることで、完了した予定が一目でわかるようになります。優先度と完了済みという2つの視点から業務内容を捉えることで、作業効率を飛躍的に高めることが可能になるのです。

スケジュール表への書き方

1.1日の予定を優先順位ごとに書き出す
2.1つの作業を何時までに終わらせるか記載
3.前日に未達成だった予定も組み込む
4.不測の事態に備えて早めに終わる気持ちで組む
5.終わらなければ翌日に持ち越せるようにする



できなかったものは後から対応

スケジュール表に書いてはみたものの、時間の都合でやり残した仕事が出ることは仕方ありません。その場合は優先度と比較して、飛ばしてしまいましょう。1つの作業で長時間手を止めてしまうよりも、後からすべき仕事を優先して行ったほうが、結果として1日の作業の完了度が高まるからです。臨機応変に対応してみてくださいね。

仕事効率化のためアプリを活用

綿密なスケジュールは始まりから終わりまでを長期的に見つめるための道筋でもあります。それをさらにわかりやすくするために、様々なアプリを活用しましょう。無料でダウンロードできるスケジュール帳などのアプリをスマホにいれておけば、予定を忘れるなどのミスを防ぐことができて便利です。

作業術③業務効率化のため身の回りのものを整理

1日の流れを把握したら、次は実践的な内容に取り組んでいきましょう。まずは、机の上を中心とした身の回りの整理です。仕事の効率化には1つひとつの作業速度を上げていかねばなりません。そのためには、机の上に何があるかを常に把握しておき、迷う時間を短縮する工夫が必要なのです。

机の上は整理整頓されている

仕事ができる人の条件として、机の上が綺麗というのは世間の共通認識です。机の上にあるものの位置を把握していれば、迷わず見つけ出すことができますからね。物を見つけるために迷う行為に1回10秒かかったとしましょう。それが100回続けば1,000秒になり、これは15分強の時間です。 年間ベースでみると馬鹿にできない時間になるため、「塵も積もれば山となる」という言葉の通り、日ごろからの整理整頓が時間短縮を生み出すことに繋がるのです。

PCのデスクトップのアイコンは7個まで!

きれいにすべきは机の上だけではありません。デスクワークには欠かせないPCの中身も整理整頓しておく必要があります。特にデスクトップ画面は1日で最もアクセスする場所です。 基本的にデスクトップには7個以上のフォルダやアイコンを置かないようにしましょう。これは、フォルダの作りすぎによる、探し出す時間を短縮するためです。基本は7つのフォルダを作成し、その中にまた細かくフォルダ分けしていきましょう。

不要な書類は思い切って捨てる

机の引き出しの中に大量の書類がある人は、すぐに中身を整理していらないものを捨てましょう。コンプライアンス的に即ごみ箱はまずいので、シュレッターにかけます。仕事においては物持ちの良さがうまく働くとは限りませんからね。 ただし、一度に裁断にかけようとすると紙を詰まらせたり、他の従業員に迷惑がかったりするため、人が少ない時間帯を選んで1日の予定に組み込んでおきましょう。

名刺やメールなども整理

書類のほかにも、貰った名刺も整理の対象です。人間関係を清算するようで心苦しいでしょうが、もう取引のない相手の名刺を処分する勇気も必要です。個人情報の塊である名刺も、機密書類と同様にシュレッターにかけて処分しましょう。 名刺を捨てるタイミングの目安は1年に1度くらいです。名刺の管理は名刺ホルダーできちんと行いたいですね。

保険としてバックアップは忘れずに

不要なものを捨ててくださいと説明しましたが、重要なデータなどはきちんと保存しておく必要があります。PCの容量的にも限界があるため、外付けのHDDか記録媒体にバックアップを残しておくと後々安心できます。 1年前に使ったデータが急きょ必要になるケースや、過去の案件の再発注など昔のデータが活かせる場面は沢山あるため、常に保険をかけておきましょう。

作業術④マルチタスクや効率化で無駄を省く

作業に必要な場所をきれいに整理できたら、次は徹底して無駄を省いた行動を心がけてください。ここまでの準備ですでに仕事への効率化はかなり進んでいます。次は実践編ともいうべき方法で無駄をなくしていきましょう。

可能なら複数の作業を同時並行

実践するとなると難しいですが、2つの作業を同時に進められるのが理想です。書類を作成し終わったら印刷します。その間に別の作業に取り掛かることで、時間を短縮できる仕組みです。仕事だけでなく、トイレ休憩のついでに飲み物を購入するなど、1回の行動でなるべく多くの作業をこなせるようにすると、非常に効率的ですよ。

テンプレートを作って使いまわそう

作業を効率化するためには、いかにデータを使いまわすかが重要になります。会議の資料などを毎回作成していたのでは日が暮れてしまいます。そこでテンプレートともういうべき作業用の下書きをいくつも用意しておきましょう。 会議用、予算作成用、作業工程管理用など、状況に合わせたテンプレートがあれば便利です。仕事はかかった時間よりもく、いかに効率的に成果を出せたかが重視されるもの。途中の時間をいかに省けるかが勝負です。

魂のショートカットキー連打

PCでの作業がメインの場合は、いかにショートカットキーを使いこなすかが重要になります。いちいちマウスを動かしてメニューを開くよりも、片手でショートカットキーを操れば一瞬で作業が完了するからです。 最初に覚えるのは手間がかかりますが、自然と指が覚えてくれます。気が付けば勝手に保存をかけるなど、頻繁にバックアップを取るクセもつけられますよ。特に「Ctrl+C」のコピーと「Ctrl+V」のペーストはセットで覚えるのがマストです。

便利なショートカットキー一覧

Ctrl+C コピー
Ctrl+V ペースト
Ctrl+X 切り取り
Ctrl+A 全選択
Ctrl+S 保存
Ctrl+N 新しいウィンドウを開く
Ctrl+Z 作業の取り消し
Ctrl+Y 作業のやり直し



日頃から合理的な考え方を意識

テンプレやショートカットキーの使用により、仕事の効率が少しずつ高まっていくはずです。しかし、それだけでは最大限の効果を発揮できません。大切なのは、日頃から合理的な思考で生活する意識です。どうすれば1工程でも早く料理を作れるか、お風呂を入れながら洗濯ものを畳むなどの考え方を持てるようになれば、自然と仕事にも応用できるようになるはずですよ。

仕事を効率化するグッズを積極活用

仕事の効率化には自分の意識だけでは追いつかない場合もあります。そんな時は便利グッズを購入しましょう。文房具の中にはアイデア商品が多数あります。特にホッチキス関連は地味に面倒な作業なので、簡単に書類を止められる製品を購入すると楽です。自分の行動とグッズの性能を活かし、作業を効率化していきましょう。

作業術⑤過ちは若気の至り・PDCAを回す

仕事の効率を意識して働き始めると、少しずつ成果が見えてくるはずです。仕事が終わる時間が早くなったのを実感できると、非常にうれしい物。しかし、まずは落ち着きましょう。慣れてくると慢心からミスが増えてしまうからです。 しかし、仕事で失敗したとしても気に病むことはありません。すべては若気の至り。自分を責めたりせず、過ちを認めて次に活かす糧にすればいいだけなのです。失敗は成功の父ともいいます。まずはPDCAと呼ばれる考え方をマスターしましょう。

PDCAとは

P:Plan(計画):これまでの情報や予想から業務計画を作る
D:Do(実行):計画通りに行動してみる
C:Check(評価):業務内容が計画に沿ったものか確認
A:Act(改善):改善すべき点を導き出して対応



上記のように、計画(P)を立てて実行(D)に移した内容に対し、なぜ失敗したかなどの評価を行い(C)、それに対する改善案(A)を考えるというサイクルです。これを繰り返すことで、ミスにつながる原因を潰し、次第に成功へと導くことができます。

仕事効率が悪い点を振り返る

PDCAサイクルを回す理由は、何度も同じミスを繰り返さないこと、そして失敗したまま終わらせないためです。いくら仕事の効率を追求したところで、工程にミスが生まれてしまえばまったく意味がありません。ミスした部分のリカバリーに時間を割かれ、結果的に残業や休日出勤をさせられるはめになるのです。 人が介在する限り、必ずヒューマンエラーは起こります。大切なのは次につなげられる意志の強さです。 ▼関連記事 仕事ができない人に共通する特徴

落ち込まず仕事の効率を上げることだけ考えよう

仕事を早く進めるためのモチベーション維持には、常に改善するという意識を持つことが重要です。最初は早く帰宅することが目的だったとしても、途中からより高い目標の達成へと意識を変えていけるのがベストといえます。 それに合わせてプライベートな時間も充実させられれば、人としても成長していけるはず。いわば人生も計画と改善の連続であり、充実した人生のためにも必要な行為ですよ。

作業術⑥スピード&パッションで効率化を図る

全体の流れの把握、物理的な速度の上昇、個人の意識改革まで来たら、残るはスピードと情熱です。ここまでの流れは努力すればだれもが成し遂げられるもの。しかし、さらなる高みを目指すには、圧倒的な作業スピードと仕事を時間内にやりとげるという情熱こそが、必要不可欠な要素になってくるのです。

時間への意識を高める

まずは、最初に組んだスケジュールよりも早く仕事を終わらせる姿をイメージしましょう。時間という概念を横軸で考えてみてください。今の作業をどのくらいまでに終わらせ、次に進むべきペース配分を掴みやすくなります。 時間への意識は仕事全体への俯瞰した見方を可能にします。開始から終わりまでの流れを見下ろすことで、自分が今何をすべきかが明確になり、より効率的な仕事を可能にするのです。

情熱の炎を消さない

仕事のスピードを維持するには圧倒的な情熱が必要です。まさにスピード&パッション!最初は定時までに終わらせるという考えで構いません。情熱を燃やし続けることで温度が高まり、仕事への意識にも良い影響を及ぼします。 余裕をもって仕事が終わるようになったら、そこからプラスαで何かできることを考えてみましょう。それが仕事の質を高めていき、結果的により高い評価につながるかもしれませんよ。

最初から完璧を求める必要はない

仕事をするうえで重要な完成度。日本人の気質的に常に完璧なものを求められがちですが、実際は60~80%ほどの完成度でも構いません。基本がしっかりしてミスがなければ、荒探しでもされない限りは大丈夫だからです。最初から完璧なものを目指して仕事をしていたら、いくら時間があっても足りませんからね。 それでも、特にサービス業やモノづくりの世界においては、完璧なものが求められる傾向にあります。その場合は同僚や上司の仕事を観察してみて、自分と比較してみてください。そこで必要とされる仕事のラインを明確にすれば、ひとつの指標になりますよ。

作業術⑦最後は上司や仲間を頼ろう

これまでに伝授してきた28の作業術を実践すれば、仕事を効率的に進められるはずです。しかし、実際に行動に移すのが人間である限り、最初から完璧に結果を出すのは難しいでしょう。 早く終わらせようとした仕事につまずいてしまい、落ち込むこともあります。そんな時は自分一人の力で何とかしようとは考えず、周囲の協力を仰ぎましょう

1人で抱え込みすぎない

どんなに優れた人材でも、一人でこなせる仕事量には限界があります。組織の内情によっては、仕事ができる人がより多くの作業量を振られることが多く、パンパンに抱え込んでしまいがちです。仕事の量が多くなればいくら効率的に働いたところで、いつか体力的にも精神的にも限界を迎えてしまうでしょう。

チームとしてのミッションを明確に

1人で仕事を抱えてしまっている人は、周囲を頼ることも必要です。業種や職種にはよるものの、基本的にはチームで目標を追っていきます。そのため、自分で無理だと思った仕事は同僚の誰かに頼むことも時には必要です。 いくら個人で強い選手でも、チームの目標の前には単独プレーは許されません。周囲と強調しつつ、仕事を効率的に進めていきましょう。

仕事ができる人ほど悩みを相談している

個人作業にしろチーム作業にしろ、仕事ができる人ほど抱え込むことはしません。むしろ、悩みがあれば積極的に相談します。悩みなどの精神的負担はストレスになり、仕事の効率を落とす原因になるからです。少しでも仕事のパフォーマンスを大事にする姿勢を身につけましょう。 ▼関連記事 仕事のストレスを感じる理由

後輩や同僚からも学んでいこう

仕事の効率には個人差があります。自分が試して実証できたもの以外にも、思いもよらない工夫の仕方というものも存在しているはずです。時には視野を広げて同じオフィスにいる同僚たちを観察してみましょう。参考にできるのは職場の上司や先輩ばかりではなく、同僚や後輩からも学べるものも沢山ありますよ

疲れたら一度立ち止まってみる

仲間の助けを借りながらでも、仕事が大変な場合は一度立ち止まってみることも重要です。今まで頑張ってきた自分を見つめ直す時間に当てましょう。闇雲に突き進むことは極めて非効率的であり、疲れた時こそ一服する必要があるのです。 作業効率を優先し過ぎたばかりに、仕事で疲れすぎて追い詰められすぎてはいませんか?しっかりと休んで、次に繋げていきましょう。

効率化して「仕事ができない人」を卒業しよう

以上7つの作業術を理解することで、仕事の作業効率は飛躍的に向上します。日々の業務への理解を深め、素早く適切に行うことで、「仕事ができない人」の汚名からも卒業です。

仕事を効率化する方法をすぐに実践する

仕事を効率化するには、意識するだけでは足りません。まずは実践してみることが何よりも重要です。理屈だけでなく体で覚えることで、確実に自分のスキルにできます。新しい効率化のアイデアが思いついたらすぐみメモを取り、機会をまって実践してみましょう。

仕事ができる人から学ぼう

仕事術7で説明した通り、人から学ぶことは非常に大切です。時間があるときは常に先輩や同僚の仕事の仕方を観察するようにしましょう。効率的で良いと思える点と、ダメな点が見えてくるはずです。そこから良い部分だけを抜き出して取り入れてみましょう。職場には学べる機会が溢れているのです。

自宅仕事でも考え方は同じ

近年は働き方の多様化によって、職場だけでなく自宅で仕事をする人も増えています。そんな在宅ワーカーの場合でも、効率化に必要な考え方は変わりません。仕事をする机周りを整理し、誰に見られていないからとだらしなく過ごすのではなく、気合を入れていきましょう。自宅で副業をする場合も同じです。 ▼関連記事 会社員のオススメ副業5選

フリーランスの仕事も効率重視で

会社組織に属さずに自分で仕事を受注する働き方であるフリーランス。働く場所や時間を選ばないながらも、効率化への考え方は必要です。納期に間に合えばいつ働いてもいいという考え方だけでなく、早く終わらせて余裕を持たせることが大事です。急な仕様変更などにも対応できる柔軟さが評価されますからね。小回りが利く働き方だからこそ、効率を突き詰めていくべきなのです。

仕事効率は前向きな取り組みで劇的改善!仕事のできる人としてクールな大人を目指そう

仕事効率を上げる方法を理解したら、必ず実践してみてください。イメージしただけではうまく行かない場合もあるからです。そんな時は少しずつ改良を重ね、自分だけの方法を確立してください。 仕事は個人プレーだけではなくチームプレイとしての側面もあるため、自分が早く仕事を終えられるようになったら、今度は同僚や後輩にもそのコツを伝えていけるようにできるとよいですね。

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