2019年08月07日(水) 更新

テキパキしている人は何が違う?仕事の効果的な進め方7選

目次


仕事がデキるあの人はテキパキとしている

仕事を精一杯頑張っているのに、遅かったり結果を出せなかったりと、悩んでいる人も多いのではないでしょうか?そんなあなたの隣でテキパキと仕事をこなしている同僚や先輩がいたら、どう思うでしょう。きっと「くやしい」と思うより先に、「どうすればああなれるのだろう?」と考えてしまうかもしれません。 実は、仕事が早くテキパキとこなせる人には、いくつかの共通する特徴があるのです。今回は仕事をスピーディーにこなし、できる人と思われるために必要な7つの方法を紹介します。

手際よく迅速に処理をする様を指す

そもそも、普段意識せずに使っている「テキパキ」とはどんな意味なのでしょうか?辞書を引いてみると、「仕事を手際よく迅速に処理するさま」と書かれています。まさにイメージ通り、仕事ができる人を体現した言葉といえますね。 与えられた仕事に対して全力で挑みつつも、スマートにこなして大人の余裕さも見せることこそ、テキパキした働き方の条件とみて間違いないでしょう。

仕事が遅くてもテキパキできる進め方がある

テキパキ仕事ができる人は、職場でも一目置かれます「あの人はとても仕事ができる」という噂話しを耳にしませんか。社内でも有名なあの人に勝ちたい!とまではいかなくても、同じくらいの能力が欲しい、と思う人もいるでしょう。 ここからは、仕事が遅くてもテキパキとこなせるようになる秘訣をご紹介します。テキパキできる人とそうでない人の違いは、主に仕事や物事の進め方にあります。その点を意識しながら、7つの進め方を見ていきましょう。

進め方①物事に優先順位をつける

テキパキと仕事を進めるためには、物事へ優先順位をつける作業を最初に行う必要があります。出勤して今日何をするのかを考えたとき、優先度をもとに順番をつけなければ効率よく進められませんからね。
仕事の優先度は2つの観点から決められます。それは、「仕事の重要度」と「納期までの緊急度」です。重要度と緊急度の両方が高いものが最優先すべき仕事であると認識してください。 最初に優先度の高い仕事を決めて終わらせる時間を設定し、それに合わせて他の業務を進めるという考え方が理想です。

明確なゴールも同時に定めている

優先度を決めるという行為にはもう一つ、明確な目的があります。それは、ゴールを定めることです。 社会人である以上は納期を守らねばなりません。完璧に近い状態で仕事を終わらせるためにも、1日単位、1週間単位であっても、明確なゴール地点を決めておく必要があります。そこまでに納まるように仕事をこなせように、途中の流れも把握しておく必要がありますね。

全てを上から見下ろすイメージで

仕事をこなすうえで意識すべき点として、常に全貌を掴んでおくというものがあります。優先度と自分の状況を踏まえた作業工程を組む必要があるからです。急なトラブルや突然の体調不良によるコンディションの悪化strong>など、状況を踏まえたうえで予定を組めることが、テキパキと仕事をこなす条件でもあります。 そのためには、仕事の流れ全体を俯瞰(ふかん)できるようになる必要がありますね。イメージ的には雲の上から地表を見下ろす感覚に近いです。高いところからみれば、険しく見えた山脈も意外と小さいと知れるかもしれません。仕事においても同じで、物事の大小を判断するうえで非常に重要な視点になります。

優先度の低いものは割り切って飛ばす

全体を見下ろすことができれば、自然と必要なものとそうでないものの区別がつきます。作業に当てられる時間と相談して、不要なものは思い切って捨てるか先に飛ばすのも方法の1つです。仕事ができない人は、不要な作業にも時間をかけてしまいがちです。 そうならないようテキパキと仕事をこなすためには、優先度を意識した仕事を心がけましょう。

進め方②スケジュール管理の徹底

優先度を決められるほど全体の流れを俯瞰できるようになれば、次はスケジュール管理を徹底していきましょう。テキパキと仕事を勧められるのは、次に何をすればよいかが全て把握できているからです。 スケジュール管理は紙のスケジュール帳やスマホのアプリなど、何でも構いません。ただし、1つの媒体で管理するようにしないと、後でバラバラになって訳が分からなくなるので注意が必要です。 ▼関連記事 仕事効率を超絶高める9つの方法

余裕を持った行動

スケジュールを決めることによって、次に何をすべきか、作業を何時までに終わらせればよいかを明確にできますここでのポイントは、時間に余裕を持った行動がとれるようにすべき点。常にキツキツのスケジュールを組んでしまえば、テキパキとした仕事はできませんからね。 優先度と組み合わせて、少し余裕のある工程を組みましょう。

早く終わったら前倒しにする

スケジュール表に書いた仕事が早々と終わってしまったら、次の予定までゆっくりと待機する、というわけにはいきません予定よりも早く終了した場合、次の予定を前倒しにするのがベストです。 終わりの時間が決まっている以上、焦らないくらいのスピード感が必要。いつ何時急なトラブルに巻き込まれるかわかりません。常に早め早めの行動を心がけるのも、テキパキと仕事を進める上で必要な考え方ですよ。

あまり残業をしないのもポイント

設定した時間までに仕事が完了すれば、後は明日の準備などをしてすぐに帰宅しましょう。できる人は遅くまで会社に残らないもの。テキパキと仕事をした自分へのご褒美として、プライベートな時間を楽しみましょう。 残業が続くと体力を消耗し、翌日の仕事に差し支えてしまいます疲れた身体と心ではテキパキどころか、バキバキとした仕事しかできませんよ。

進め方③徹底的な効率化

テキパキと仕事をこなすためには、1つの動作にかかる時間を極限まで削る必要があります。 徹底的な効率化によって仕事のスピードを高められれば、単純な作業時間を圧縮しつつ、大切な仕事に多くの時間を割り振れます。その結果としてトータルで見た仕事の完成度を高められるようになるのです。 作業を効率化するための方法はそこまで難しいものではありません。最初の一歩は簡単なところから始められるため、以下の方法10選の中から1つずつ試してみてくださいね。

仕事を効率化する方法10選

1.机の上を整理整頓する
2.パソコンのフォルダを整理する
3.ショートカットキーを使いこなす
4.2つ同時に作業をこなす
5.印刷中に他の作業を進める
6.ゴミ捨てはトイレ時にいっしょに
7.確認する時間と回数を決める
8.情報収取の時間を短く
9.用途ごとにテンプレートを作る
10.雑談しつつも手は止めない



作業の効率化は、手を抜くこととは違います。大切な作業をないがしろにして大きなミスにつなげてしまっては、時間を削る努力をした意味がありませんからね。効率化のコツとしては、何度も行っていた作業を1回にまとめるという考え方を持つべきでしょう。

メールチェックの時間を決める

日常の業務ではメールチェックなどがこれに該当します。重要な案件を扱う場合や、カスタマーセンター勤務などは別ですが、それ以外の仕事ならメールの確認は回数を決めた方がよさそうです。 メールチェックの頻度は1日10回以上行う人が42%と、非常に多いことが分かります。しかし、何度も確認しているにもかかわらず、返信を行うまでに時間がかかるなど、あまり効率的とは言えないようです。 仕事内容にもよりますが、あまり頻繁に見なくてよいポジションなら、朝、昼、夕の3回程度に分けるほうが、業務にかかる時間を短縮できますよ。

情報収集は一度に行い無駄を省く

仕事をする上での情報収集もまた、作業時間を短縮できるポイントです。資料作成のための調べ物は、なるべく1度に済ませてしまいましょう。資料の途中で気になって調べに戻る行為を繰り返していると、流れを遮ってしまって中々先に進みませんからね。 同時に、確認事項なども複数をまとめて行う方が効率的です。その都度聞きにいけば相手の時間を何度も奪ってしまうため、お互いにとって無駄な行為になってしまいます。

テンプレートで時間短縮

資料作成などを行う場合は、テンプレートを持っておくと便利です。資料の見やすさ、わかりやすさは非常に重要な要素ですが、結果的にそうなればよいだけであり、過程は問題ではありません。 使いまわせるテンプレートがあれば、内容に応じて改良するだけで完成します。毎回一から作り直すよりもはるかに効率的といえるでしょう。 このように、日常の業務の中にもテキパキと作業をこなすためのヒントが隠されているのです。

同時に2つの作業をこなす

テンプレートの作成や情報収集など、作業効率を高める準備が完了したら、次は実際の行動に対して目を向けていきましょう。効率を重視するなら2つ同時に作業を行っていく必要があります。 例えば、会議が1時間後に近づいたとしましょう。限られた時間の中で同時に複数の作業をこなせば非常に合理的です。作成した資料をプリンターで印刷している間に、会議室の椅子をセッティングするなど、常に2つ以上の作業を並行して行うのです。 このような多重タスクを行うには本人の適性もあるため、無理に頑張ってミスを増やさないように注意したいですね。

進め方④不測の事態にも柔軟に対応

仕事がデキる人には迷いがありません。それは不測の事態に陥ったとしても、柔軟な思考によって対処できるからです。これは仕事への優先度のつけ方やスケジュール管理がうまくいっているからこそ可能になるのであり、テキパキと仕事ができる人の強みになります。

トラブル前提で予定を組んでいる

テキパキと仕事をこなすには、常に余裕を持ったスケジュール管理を行う必要があります。つまり、予定を組む段階からある程度のトラブルを想定しているのです。スタートとゴールを決めてしまいさえすれば、その過程には余裕を持たせられます。 優れた作業計画とはキツキツに予定を詰め込んだスケジュールを組むことではありません。不測の事態にも対応できるだけの余裕と柔軟性を持たせたものこそ、真に優れた計画といえるのです。

一手二手先を読む思考力も必須

不足の事態はいつ起こるか誰にもわかりません。そのため、常に最悪の状況を予測した行動が求められます。可能であれば優れた棋士のように、一手二手先の展開まで読めるようになりましょう。 先読みのスキルは頭がいいだけではできません。それなりの経験を積み、失敗から学んでいく必要があります。テキパキと仕事をこなす人も、最初からできていたわけではありません。自分なりに工夫をしながら成長してきたのです。

完璧主義よりも8割主義で

柔軟な思考は仕事面にも活用できます。最初から完璧を目指すのではなく、最初は8割程度の完成度を目指す考え方をを意識するのです。仕事ができる人は完璧主義ではありません。むしろ、効率よく仕事をこなすために、目標地点の難易度を自分で設定しています。これは仕事の優先度とも密接に関係しています。常に余力を持っていれば、大切な仕事で不測の事態になっても対応できますからね。 テキパキさの背景には、このように状況に合わせた柔軟さがあったのです。

進め方⑤圧倒的な学習能力

仕事は同じことの繰り返しかもしれません。その中でマンネリ化させずに知識を蓄えていくのも、テキパキさの源です。仕事ができる人も最初は完璧ではありませんでした。幾度となく失敗する中で、学習したのです。 圧倒的な学習能力こそ効率化を生み、仕事を先読みし無駄を省くために必要な要素になります。

まずは2聞いて8を知ろう

学習には自分の経験から学ぶのと、経験者から話しを聞くという2つの方法があります。特に話しを聞く方法は時間もかからず、効率的です。人の話や本の内容から物事の法則を理解できれば、実際に体験するよりも早く経験値を溜めることが可能です。 そのため、人の話を積極的に聞くようにしましょう。優れた聞き手になることは、社外での質疑応答時にもハキハキと喋れるようになりますよ。理想は1を聞いて10を知ることですが、中々そうはいきません。そのため、まずは2を聞いて8を知るくらいからで構いません。相手が話す内容を聞いた後に脳内でかみ砕いて理解し、その先にあるものまで理解できるようになれば、会話の時間を大幅に短縮できますよ。

失敗から複数の成功例を推測

話しを聞いて学ぶよりも、自分の経験から学習する方がより記憶に残りやすいです。実際に仕事で失敗した場合は落ち込むだけでなく、何がいけなかったのかを考えましょう。 PDCAと呼ばれる考え方で、簡単に説明すると計画と実行によって、どのような結果が出たかを分析し、改善点を導き出すというもの。

PDCAとは

P:Plan(計画):これまでの情報や予想から業務計画を作る
D:Do(実行):計画通りに行動してみる
C:Check(評価):業務内容が計画に沿ったものか確認
A:Act(改善):改善すべき点を導き出して対応



何度もトライ&エラーを繰り返すことにより、自分の中で正解にたどり着けるのです。ポイントは一度の失敗から成功に導くための答えを複数用意するという点。1つだけではそれが間違っている可能性がありますからね。可能な限り無駄を省いた思考を目指しましょう。

成長への投資を怠らない

テキパキと仕事を勧められる人の共通点は、以上の2つのように学び取る姿勢にあります。自分の成長のためにどん欲になれれば、より多くの知識や経験を短期間で吸収できるからです。 仕事以外でもニュースサイトから情報収集してトレンドを把握するなど、成長できる要素は日常の至る所から手に入ります。書籍の購入や勉強会への参加など、時にはお金をかけることも自分への投資となるでしょう。

日常からも情報を吸収

成長の糧は仕事や書物の中だけではありません。日常の何気ない一コマの中にも沢山含まれています。電車の中のつり革広告のキャッチコピーを見て何か気づきを得たとしたら、それは貴重な経験ですよ。町中の人々の会話や買い物袋などからも、その人がどのような行動をとってきたかが分かります。 普段の生活で視覚や聴覚、嗅覚から得られる細かな情報が、すばらしいアイデアを生みだす原材料になるかもしれません。多様な情報を1つにまとめられるスキルも同時に育てておきましょう。

進め方⑥円満な人間関係の構築

社内で一目置かれるあの人を思い出してください。人望が厚くはないですか?人間関係を円滑にできる人こそ、テキパキと仕事をこなす土壌を作っているといえます。 社内に敵が多ければ何かと作業が進まず、ときには妨害行為を受けてしまう場合もあるため、重要な要素です。

ピンチを助けてくれる仲間を作る

仕事を円滑に進めるためには部署内での人間関係を完璧にしましょう。常に周囲に気を配り、困っている同僚がいたら手を指しのべてみてください。それがいつか自分に帰ってきますよ。 テキパキと働ける人になれば自然と余裕が生まれ、周囲への気配りを息を吸うレベルで行えるようになります。これはチームで仕事をする場合は非常に重要で、ピンチを助けてくれる仲間の存在は非常に心強いものです。人間関係の範囲を他部署まで広げれば、より大きな仕事も円滑に回せるようになりますよ。

人間関係が良好なら上からも高評価

社内での人間関係を良好に保てていると、次第に部署のまとめ役的な人物になっていきます。次第に仲間内からも頼られる存在になり、社内で起きたトラブルを仲裁するなどの活躍の場も増えていくでしょう。そうすると、上層部からもマネジメント能力がある人物と認められ、評価の対象になる場合があります。

部下や同僚の失敗には寛大になろう

人間関係で大事なのは信頼関係です。人の心は闇、いつどこで恨みをかっているかわかりません。そのため、部下や同僚が失敗したとしても怒鳴ったりするのはやめてください。他者へ寛大になることこそ、テキパキと働ける人の条件でもあるのです。 先ほど紹介した仲間を大切にする意味でも、心に余裕を持って仕事に励みたいですね。

それでも言うべきときは言う

しかし、何度もミスを繰り返して反省の色を見せない仲間に対しては、きちんと注意すべきです。問題行為を放置することは、本人の成長に繋がりません。テキパキとした働き方ができる仲間を増やすという観点からも、きちんと言うべきことは言うようにしましょう。 もちろん、その後のフォローは忘れないでくださいね。缶コーヒーを買ってあげるなど、優しく接してください。

進め方⑦仕事へのプライドを持つ

6つの方法を実践すれば、テキパキと仕事をこなすあの人にだいぶ近づけてきたはず。最後は心構えです。仕事へのプライドを持つという一見楽そうで最も難しい要素を解説します。 今までに働く意味について考えた経験はありますか?急に聞かれると「お金のため」とか、「世間体のため」などの答えしか思い浮かばないかもしれません。それは正しい答えですが、テキパキと仕事を進めている人はさらに踏み込んだ考え方をしているのです。

自分が会社を動かすという意識

仕事をテキパキとこなすのには明確な目的があります。それは、仕事を時間内に終わらせて成果を出すというものです。例え役職についていなかったとしても、自分の手で会社を動かしているという意識は非常に大切なもの。 ただやらされているのではなく、自分の意志で働くという強い意志が必要されるのです。

周囲を見下さないように注意

高い意識を持ち仕事に当たっていると、次第に周囲との温度差に気が付きます。自分が一生懸命に頑張って結果を出しても、周囲は普通の働き方をしていると知れば、怒りにも似た感情を覚えるかもしれません。 それでも、周囲を見下すような真似はやめましょう。自分がそんなに偉い人間ではないと押さえてください。そううでなければ、上から目線の発言は周囲の信用を失うだけです。仕事ができるのは余裕のある証拠。プライドを高く持ち過ぎずに、周囲との協調性を保っていきましょう。

目的の向こう側を見据える

仕事を早く終わらせる、会社の売上に貢献するという意識を持てるようになったら、次はその先を見据えてみましょう。目的はゴールではなく、自分の将来に繋がっているのです。 何でもテキパキとこなせる人は無限の可能性を持っています。それはより厳しい環境に身を置くための転職や、起業なのかもしれません。できれば会社の中だけで終わらせず、その先の目標を高く持ってほしいですね。

テキパキが求められすぎる世の中に

以上でテキパキと仕事をこなせるようになる方法はすべて紹介しました。仕事を素早く効率的に進められれば、周囲から重宝される人になれます。 しかし、ここで一旦考えてみてください。今の日本はすべての仕事においてテキパキとした働き方が求められていないでしょうか?コンビニの店員や飲食店の裏方に至るまで、要領のよさが求められています。効率を追求した現代社会の考え方に、染まりすぎてはいないでしょうか?

テキパキは高度にシステム化した社会の産物

グローバル化が進んだ現代では、日本国内だけでなく世界と競争しなくてはならなくなりました。人件費の安い新興国との競争に勝つには、テキパキとした働き方をするしかなかったのです。このような働き方が素晴らしいという考え方は、高度にシステム化の進んだ現代社会の産物といえそうです。

昔はもっとスローライフだった

人の働き方や営みにこれほどまでにテキパキさが求められるようになったのは、2000年代以降からと感じる人が多いのではないでしょうか?昔はおおらかな時代でした。人の人はみんな、のんびりと働きゆっくりと生活していた気がします。もちろん、日本人の労働時間は昔の方が遥かに長いわけですが、今のようなテキパキさを求める風潮とは違っていたでしょう。

完璧すぎるテキパキマンになる必要はないのかも

仕事が早く何事もテキパキとこなせる人は素敵です。きっと異性からもモテるはず。しかし、完璧すぎるテキパキマンになりきる必要はありません。あくまで仕事や私生活を充実させる目的のために、効率化や意識の変革を進めていけばいいのです。 自分の中の目標や生き方のプランを明確にすることで、それに合わせた働き方を考えてみてください。その方が結果的に気持ちよく働けるはずですよ。

仕事をテキパキとこなすには全体を見据えた視点と効率化が命!自分のペースで目指そう

テキパキとした仕事ができるようになるには、全体を見下ろす視点と、作業時間を短縮する効率化にかかっています。それ以外にも人当たりの良さや使命感など、普通に働いているだけでは到達できないものばかり。 すぐにはテキパキを手に入れることはできないでしょう。少しずつでいいので、自分の働き方や考え方を変えるようにしていきましょう。仕事ができるあの人も、そうやってきたのですから。

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