2018年01月30日(火) 更新

アポイントの上手な断り方とキャンセルメール例文

アポイントメントのキャンセルは電話?メール?

予定していた場所や時間の変更やキャンセルは、時として起こります。その場合は、ビジネスマナーとしてすぐに先方へ連絡するようにしましょう。
その際、断り方はメールでいいのか電話がいいのか悩みますよね。普段はメールでやり取りしている間柄でも、メールが届かなかったり、相手が見ていなかったりする恐れもあるので、断り方は電話で口頭で伝える方が確実です。

断り方としてはメールよりも電話を入れるのがマナー!

訪問先へのアポイントは、ビジネスマナーとして変更できないものです。後から他の用事が入ったとしても、アポイントが最優先です。どうしても変更が必要な場合は、すぐに電話で連絡をいれるのがビジネスマナーです。
断り方としては、メールだと緊急性に欠けてしまうリスクがあるので、電話連絡をします。

また、お詫びをした上で事情を簡単に説明しましょう。詳細に説明すると言い訳に聞こえてしまいかねないので、シンプルに伝えましょう。
ただしやむを得ない事情で、訪問先へのアポイントをキャンセルしなくてはならないことも出てきます。約束後のキャンセルはビジネスマナー違反ですので、丁重にお詫びの気持ちを伝えましょう。

キャンセルの連絡では話し方・伝え方を重視

訪問先へのアポイントキャンセルは、深い事情があるとは言え、相手も時間を作って待っているもの。アポイントキャンセルの時、大事なのは謝罪の言葉の伝え方です。アポイントキャンセルの謝罪は、上述のように電話を使ってください。

自分の言葉で直接伝えるのが大切です。業務上の緊急トラブルなどの発生で、アポイントをキャンセルする場合は、まず相手先に連絡をいれます。ビジネスマナーとしてお詫びの言葉と共に、話し方・伝え方を工夫してアポイントキャンセルの事情を話して理解してもらいましょう。

謝罪と同時に日頃の感謝の気持ちも伝えよう

ビジネスマナーとしてアポイント先に行けなくなった事情を話し、キャンセルの事情を理解してもらうことが大切です。
また、プロジェクトチームの取引で他のメンバーのの参加の場合には、「株式会社××の○○です。大変申し訳ありませんが、緊急の所用が入りまして打ち合わせにうかがえなくなりました。内容につきましては、チームの◎◎が存じております。代わりにうかがわせたいのですが、いかがでしょうか。」と聞いてみましょう。

そして、感謝の気持ちはビジネスマナーとして必ずお伝えしましょう。日頃お世話になっている相手に対して「いつもありがとうございます。」という気持ちも同時に伝えられるといいですね。

アポイントを断る際は電話後にメールでもキャンセルの連絡を入れる

訪問のアポイントメントをキャンセルせざるを得なくなった場合、迷惑をかけることになります。訪問先へアポイントキャンセルの謝罪することを忘れないでください。先に述べたように電話で連絡するのがビジネスマナーですが、メールを後から送るのも大切です。
ここでは、キャンセルにおける、ビジネスメールのマナー、敬語の大切さについて紹介します。

メールを送る際は敬語を正しく使うのがポイント

電話に重ねてビジネスメールも送る際、謝罪の気持ちを伝えるわけですから、マナーの面で誤りがあるメールは避けなければなりません。誤字脱字はもちろん、敬語の使い方も正しくする必要があります。
ビジネスメールにおいては、謝るための敬語は「すいません」ではなく「誠に申し訳ございません」にするなど、細かな敬語の使い方にも注意を払いましょう。

メールによるキャンセルの謝罪例

【例文】

件名:(本日のお詫び/(本日/昨日)はご訪問できませんで申し訳ございませんでした)
ΟΟΟΟ 株式会社
(部署名) ΟООΟ 様  
大変お世話になっております。
株式会社○○○(○○部)○○です。
本日はご面会の時間を頂戴しておりましたのにご訪問できませんで誠に申し訳なく存じます。
ご連絡しましたとおり、台風で飛行機が飛ばなくなり、如何ともし難い状況でありまして、何卒ご容赦いたたきますようお願いいたします。

つきましては、再度○○様のご予定をお伺いしたく、お手数ではありますがご都合をご返信いただければ幸いに存じます。○日頃はいかがでしょうか。取り急ぎ、ご訪問できませんでしたことのお詫びまで申し上げます。

署名

訪問先へのアポイントキャンセルはビジネスマナーとしてメールよりも「電話」で!

訪問先へのアポイントキャンセルの際の断り方は、メールではなく原則電話で行いましょう。もし、あなた自身が取り付けた訪問先へのアポイントメントをキャンセルしなけらばならない場合は、訪問先に丁重にお詫びをした上で、事情を説明し感謝を伝えるのがビジネスマナーです。また謝罪のためのビジネスメールでは、正しい敬語で誠実に気持ちを伝えましょう。後回しにせず、訪問先にすぐに対応してくださいね。

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