2016年11月29日(火) 更新

返信不要と書かれたメールへの正しい対処法

メールの末尾に良く書かれる「返信不要」

■なお、ご返信は不要です。
■ご確認いただければ、ご返信は不要です。
■特に問題がなければ、ご返信にはおよびません。

上記のような文言をメールの末尾で見たことはありませんか?これは全て、「このメールは返信は不要です」という意味でつけられています。ですが、この一言を額面通りに受け取っているようでは、物事の本質は見えてきません。しっかりと、メールに返信不要と付け加えた送信者の心境を察しなければいけません。そうすれば、自ずと「返信不要」の意図も見えてきます。

「返信不要」に対する対処方法

では具体的に、返信不要と書かれたメールに対する正しい対処方法を見てきましょう。返信は不要ですとメールに書かれていた場合、どの様に対処しようか迷われる方も多いでしょうが、とあるエピソードを元に、正しい対処方法を考えます。

返信不要と書かれたメールが起こした悪いエピソード

会社の上司に、「飲み会では楽しく話すことができたよ。ありがとう。次回もよろしく。」というメールをいただき、最後に「返信不要」と書いてありました。「返信不要」と書いてあったということは返信する必要はないと考え、お礼のメールは出さなかったのです。しかし、数日後に同僚から聞いたところによると、「上司からのメールに返信をしないなんて常識がない」と言っていたようなのです。

私個人としては「返信不要」と書かれていたので、返信しなかったのですが、結果的に印象を下げてしまい、とても後味の悪い経験になりました。これは私が悪かったのでしょうか。

「返信不要=返事はいらない」とは限らないので、相手によって対応を変える

さきほど紹介したエピソードに限らず、「返信は不要です」と書いてくれる人がいますが、それは「わざわざ返事しなくても良い」という好意だと考えましょう。したがって、「絶対に返事はしてくるな」という意味と同義だと考えてはいけません。返信は不要ですと書いてあっても、誰も感謝不要とは書いてありません。それに、お世話になっている人であれば、せめて後日直接お礼を言うなど、気遣いは見せるようにしましょう。

「返信不要」に返事をしても悪く思われない

いくら返信不要とはいえ、メールは相手から返信や連絡が返ってこないと、伝えたとはなりません。「メールをしました」だけではマナーとして足りないのです。重要な用件で返事がないなら、電話をして確認するように、メールを受けた場合のマナーのひとつとして考えましょう。メールに返信不要と書いていない限り、ただの連絡メールでも「確認しました」程度の返信をするといった対処が正解です。

こちらからの「返信不要」は失礼にあたるのか

ここまでは、自分がメールを受けた際のマナーについて見てきました。ですが、ビジネスメールのマナーとはいえ、いただいたメールのすべてに返信をするというケースを続けていると、いつまでもメールのやりとりが終わらないという事態が発生してしまいます。そうした理由から、区切りのいい所でこちらから「返信不要」の意図を伝えるのは、正しい対処法であり失礼にはあたりません。

ここで重要になってくるのは、「返信不要」の意図を伝える際の方法です。メールの送信相手が目上の場合だったり、お客様の場合だったりすると、言葉を選ばないと失礼に取られてしまいますので、充分に気をつける必要があります。

自分から返信不要と書くなら丁寧な言い回しを

このメールを確認してくれれば返信は要らないという意図を相手に伝えたい場合、そのまま「返信不要」とだけ書いてしまうと、相手からすれば高圧的だと感じられてしまいます。場合によっては「この人は自分とメールするのが嫌なのか?」という捉え方をする人もいるでしょう。そうした事態を防ぐには「返信不要」という表現を別の言葉に変えて丁寧な言い回しを意識しましょう。

例えば「このメールへのご返信は不要です」や「ご返信はいただかなくて結構です」といった言い回しが丁寧ですね。表現を丁寧な言葉に変えれば、相手に不快な思いをさせずに済みます。少しの工夫だけで問題ないので、返信不要とメールで送る際の対処法として、ぜひ実践してください。

返信不要と書かれたメールでも返すのが正しいビジネスマナー

メールで見かける「返信不要」の正しい対処法についてみてきましたが、いかがでしょうか?いくら返信は不要ですと書いてあったとはいえ、人としてのマナーで考えれば、「確認しました」の一言だけでも返信するのが正しい対処法でありビジネスマナーともいえます。

また、こちらが返信不要という意図を伝えたい場合は、相手が受け取っても不快にならないような表現にするのが大切です。もちろん「返信不要」の意図を伝えるのは、自分のキリが良いタイミングではなく、用件や会話がしっかり済んだ段階にするのが鉄則です。

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