2017年07月25日(火) 更新

目上の人への手紙・メールの挨拶文の書き方と例文〜忘れてはいけない結び言葉のマナー付き

目上の人に手紙やメールで挨拶文を書く機会は多い

パソコンやスマホが普及した現在、かしこまって手紙を書くことは、日常生活の中ではあまりなくなってきたのではないでしょうか。しかし、仕事の場ではちょっとした報告から大事なお礼、お詫び、異動、挨拶などきちんとした文書を書かなければいけないシーンは多いのでは。目上の人に手紙やメールを送る場面も多いと思います。
しかし、具体的にどういう場面で上司や目上の人への手紙やメールの挨拶文を送ればいいのか分からないものです。そもそも仕事において挨拶文を書かなければならないときというのは、どういった場面なのでしょうか。

自身の状況が変わった時に手紙やメールで挨拶文を送る

■会社からの辞令で異動になった
■結婚の報告や苗字の変更
■その他の報告事項がある場合

そんな時には、目上の人にきちんとした形で挨拶と報告をしましょう。その際にはもちろん、状況の報告だけではなく、冒頭の挨拶や締めや結びの一文にまで気を配りましょう。目上の人に宛てるものであれば、マナーをしっかりとわきまえ、丁寧な文章を心掛けてください。また、目上の人へのメールや手紙を送る前には、誤字や脱字も確認しましょう。

メールや手紙のマナーは社会人としては基本的なスキル

挨拶文や手紙の文面というのは、人柄が出ますし、人間関係を円滑にするうえでも非常に大切なものです。細かいマナーや普段使わない言葉などが出てきて、戸惑う事もあると思いますが、ここで綺麗な挨拶文・手紙を送る事ができるだけで、上司からの評価はグンと上がります。
また、挨拶文はビジネスにおいて何度も書く場面に出くわすと思いますし、目上の人への対応は早いうちに覚えてしまった方が今後の、挨拶文や手紙作成の際にも役立ちます。挨拶文の重要性を知って、しかりと綺麗な挨拶文を書けるようにきっちり勉強しておきましょう。

手紙かメールかは目的に応じて使い分けよう

仕事では筆まめは得をすることが多いようです。上司に対しても、取引先などに対しても、ちょっとしたことでも一筆書くということを心がけていると、コミュニケーションも円滑になるのではないでしょうか。しかし、どんなことを伝えたいか、また挨拶文を書く目的によって、手紙かメールは使い分けれるようにすることです。

上司・目上の人に対する挨拶文は手紙がベター

▼手紙に適している内容
・披露宴や開設、竣工などの招待状、式に出席した人に出す礼状
・目上の人に出す挨拶状、紹介などの礼状

▼メールに適している内容
・各種サークルなどの開催通知、親しい友人同士の待ち合わせ連絡

▼電話に適している内容
・会合などの出欠確認、学校関連の連絡・親しい友人どうしの連絡

場合によってはメールやFAXを使う

▼メールの良い面
・電話のように相手を拘束することがない
・内容も手紙と同じにじっくり考えて作成することができる
・相手の環境にもよるが、手紙より早く届く
・たくさんの人に同じ内容を同時に送ることが可能
・引用・転送機能などをうまく使うことにより、内容の編集が簡単にできる

▼FAXの良い面
・同一の内容を複数の人に送ることができる
・メールと同じに記録が残るため、送信ミスがなければ、確実に伝達できる
・相手の環境にもよるが、手紙より早く届く

挨拶文の具体的な書き方とマナー

目上の人への挨拶文を書くツールとしては手紙かメールが一般的です。現在はほとんどの連絡がメールでOKになってきましたが、メールは手軽なものですし、本当に伝えたいことは手紙で送るのが丁寧で確実ではないでしょうか。それでは、目上の人への手紙とメールにおける挨拶文の書き方を見てみましょう。

5W1Hを意識した構成を心がける

メールや手紙を作成する際、あいさつ文には「5W1H」の要素を取り入れることが大切です。なぜ、何のためにその手紙やメールを送ったのかを明確に示しておくことが円滑なコミュニケーションにつながります。

文章作成時に大切な「5W1H」

  • When:いつ(時期)
  • Where:どこで(場所)
  • Who:誰が(発信者や対象者)
  • What:件名
  • Why:なぜ・目的
  • How:どのように・方針

わかりやすい文章にする

目上の人への手紙やメールにかぎらず、挨拶文を書くには、下記のような点に注意して「わかりやすい文章」を書くように徹底していきましょう。とくに、伝えたい内容をきっちりと伝えたいのであれば、「結論を先に述べる」というポイントは必ず押さえておくべきです。

ポイント

  • 「読む人は誰か」を考える:ビジネス文書は、直接関わりをもたない第三者が読んでも十分理解出来るような文章にすべき。
  • 「起承転提」で結論を先に言う:ビジネス文書は通常、結論を先に言う。良い文章は模範となる文例をまねるのが最も効率がよい。とくに社内文書に関しては、その企業の慣例書式を踏襲する。
  • 「基本条件」は備えているか:一つの文章において、文体は統一がとれていなければならない。

目上の人への手紙を書くときのポイント

目上の人への手紙で挨拶文を作成するときは頭語・結語を入れることを忘れないようにしましょう。日頃使い慣れている言葉ではないので、いざ使おうと思っても何が正しいのか、何を書けばいいのか分からないという人も多いと思います。ここでは、挨拶文の正しい頭語・結語を見ていきましょう。

目上の人への手紙にはかならず「頭語・結語」を入れる

「謹啓」「敬白」もしくは「拝啓」「敬具」を用いるのが、マナーとなっています。特に目上の人への手紙には正しく使用して手紙を整えましょう。
手紙を記入する際、その多くは「拝啓・敬具」で記載されることが多いです。また、略式の手紙の場合は、「前略」「草々」もポピュラーです。より改まった手紙の場合は、「謹啓」「敬白」なども使われます。
なお「敬具」のかわりに「かしこ」を使う場合がありますが、記入できるのは女性のみです。

場合によっては時候の挨拶も使う

・1月「新春の候」「大寒の候」「厳冬の候」など
・2月「立春の候」「早春の候」「梅花の候」など
・3月「春暖の候」「春分の候」「啓蟄の候」など
・4月「花冷えの候」「桜花の候」「陽春の候」など
・5月「新緑の候」「立夏の候」「初夏の候」など
・6月「入梅の候」「紫陽花の候」「小夏の候」など
・7月「盛夏の候」「大暑の候」「酷暑の候」など
・8月「土用の候」「残暑の候」「立秋の候」など
・9月「新秋の候」「白露の候」「秋分の候」など
・10月「秋涼の候」「紅葉の候」「寒露の候」など
・11月「晩秋の候」「初霜の候」「菊花の候」など
・12月「師走の候」「寒冷の候」「歳末の候」など

目上の人へのメールの書き方とポイント

目上の人へのメールは上司といった、仕事関係のメールであればビジネスマナーに則って作成すればよいでしょう。しかし、直属の上司でない、かなり役職が上の上司や目上の人へのメールだと、書き出しや締め・結びの言葉に悩んでしまいます。

目上の人へのメールの書き出しはシンプルな文面を心がける

目上の人へのメールは、シンプルな書き出しを心がけましょう。

書き出しの例文

  • いただいたメール、拝読いたしました。
  • ご連絡いただきありがとうございます。
  • ○○の件、承知いたしました。
  • ○○の件について、ご報告いたします。
  • 表題の件でございますが、……
  • ○○について、お心遣いいただきありがとうございます。

目上の人へのメールの書き出しは時候の挨拶は必要ありません。また、拝啓や敬具といった始まりの言葉と締めの言葉も必要ありません。上司や目上の人へのメールだとつい丁寧に書こうとしつこくなりがちですが、シンプルで読みやすいことが一番なのです。

メールは素早く返すことも重要なマナー

目上の人へのメールだと、文面にこだわってしまい、なかなか返信できないという人もいるでしょう。しかし、メールの利点は素早く連絡をし合えることです。メールで連絡をしてくる場合、上司などそのメールを送ってきた目上の人も早く返信がほしい可能性が高いです。目上の人へのメールだからと時間を書けず、シンプルでわかりやすい内容のメールを素早く返信しましょう。

目上の人への手紙やメールでおすすめの「締め・結びの言葉」

目上の人への手紙やメールを送る際は、締め・結びの言葉にも気をつけましょう。
締め・結びの言葉でその手紙やメールの印象が大きく変わりますし、気の利いた言葉や季節を表す締めの言葉を送ることで、より印象の良い素敵な文面にできるのです。
それでは上司や目上の人への手紙、メールの締めくくりの文にはどういったものがあるのか見ていきましょう。

健康を気遣う締め・結びの言葉

■皆さまのご健康を心よりお祈り申し上げます。
■ご家族の皆さまのご健康とお幸せをお祈り申し上げます。
■厳しい暑さ(寒さ)が続いておりますので、お体には十分お気を付けください。
■毎日お忙しい日々が続いていると思いますので、十分ご自愛くださいませ。
■どうかお元気でお過ごしください。
■それでは、お元気で。

仕事関係の相手に使う締めくくり・結びの言葉

■今後のますますのご活躍をお祈りいたしております。
■事業のますますのご発展を心よりお祈りしております。
■今後ともよろしくお願いいたします。
■これからもどうぞよろしくお願い申し上げます。
■これからも変わらぬご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。

目上の人やビジネス関係で使われる結びの言葉

■今後ともご指導賜りますようお願い申し上げます。
■今後とも引き続き何かとお教えいただけますよう、お願いいたします。
■今後とも、これまで同様ご教示いただけますようお願い申し上げます。
■今後とも、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
■今後とも、何かとご指導くださいますようお願いいたします。

目上の人へのメールや手紙での挨拶文はマナーが重要!締め・結びの言葉にも注意!

目上の人へのメールや手紙での挨拶文の書き方やマナーをみてきましたが、いかがでしたか?これで上司などの目上の人へのメールや手紙での挨拶文を書く事が出来るはずです。そのシチュエーションによって様々な挨拶文がありますので、注意しましょう。ちょっとした手間や心遣いで、仕事はうまくいくものだといえます。ここぞというときに、手紙やメールで好印象を与えたいですよね。
頭語・結語や手紙の締めくくり、メールの結びの言葉など、使い慣れない、聞きなれない言葉もありますが、場面や上司によって上手に使いこなしましょう!

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