2017年07月28日(金) 更新

【説明会のお礼メールは送って損がない】気の利いた文章で人事の記憶に残るメールを送ろう!そのマナーからコツまでをご紹介

お礼メールを送って損はない

就活で企業の会社説明会というイベントまでたどり着けたことは、ひとまず就活におけるスタートラインに立ったということです。実際、会社説明会とはいえ、望む企業の説明会に参加さえできない就活生もいますし、これに参加できたことは就活生のあなたにとってはチャンスの機会を与えられたということになります。これに対する感謝の気持ちを担当者に伝えることは大切です。その気持ちをメールで速やかに伝えることは、決して損になるものではありませんし、何よりも企業の担当者に好印象を持っていただける機会ともなります。これは、就活生にとっては大切なアピール機会であると同時に、就活生が最初に行うべき、就職戦線における重要な戦術です。選考は始まっています。

会社説明会参加へのお礼メール

会社説明会に参加した就活生が送るべきお礼メールについては、いったいどのように書けばいいのかわからないという就活生もいるかと思いますが、それほど難しく考える必要はありません。ただ守らなければいけないマナーやトーンというものがありますので注意してください。
以下にその要点を挙げます。

タイトル

  • お礼メールは必ず送るべきものであること
  • 送る時期はなるべき早めに送ること
  • 送る時間帯は企業の営業時間内であること
  • 質問や感想を入れると好印象が得られやすいこと

ここからは、これらについて具体的に解説していきましょう。

「送らない」はNG

まず基本的なことですが、お礼メールは必ず送りましょう。会社説明会という貴重な機会に参加させていただいたことへの感謝を、しっかりと伝えることが大切なことです。もちろん、送ったからと言って選考に通りやすくなるというわけではありませんが、送って損はありません。感謝の気持ちを伝えるということは社会的なコミュニケーションにとって基礎となるものです。あなたがこれからビジネスマンとして、社会人として生きていくことの準備ができているかどうかが試されています。
説明会を開く企業側も時間とコストをかけて開催しているので、お礼を伝えるのはマナーのひとつと心がけることが大切です。これによって、企業の担当者に好印象を持っていただけるのであれば、それに越したことはありません。

なるべく早めに送る

この会社説明会参加に対するお礼メールを送るタイミングは、早いに越したことはありません。実際のビジネスの現場において、事に際してのレスポンスが迅速であるということは仕事に対する基本的なスタンスとして評価されます。このような考え方をもって、常に行動することが就活生として意識のあり方として考えるべきです。
お礼メールについても、会社説明会に参加した当日か翌日には必ず送信しましょう。素早い対応を見せるのは、あなたの企業に対する志望意欲のアピールへと繋がります。早めに送れば、当然、引用も残りやすくなり、好印象を持っていただけることは確かです。

時間帯は企業の営業時間内に

しかし、早ければ早いほど良いというものではありませんので、ここは気をつけてください。そこはもちろん常識的な態度が求められます。社会常識的にも、説明会に参加した企業の営業時間内に送信するのがマナーであることを認識しましょう。深夜など非常識な時間に送信するのは逆に悪い印象を与えてしまうこともあり、決していいことではありません。
友人同士のSNSのやり取りではありませんから、無駄にレスポンスを競うことに意味はないのです。なにより、あなたの生活態度として判断される場合もあり、その後の選考の評価にも影響を与えてしまいかねないということを承知しておいてください。なにごともやり過ぎは禁物です。

質問や感想を入れると好印象

お礼メールの内容については、基本的な書式に則って構成することは大切ですが、ありきたりな定型文だけでなく、自分の主観が入った感想や質問が入っていると独自性が生まれるため、他の就活生のお礼メールと差別化することができます。とはいっても難しく考える必要はなく、会社説明会で感じた企業の印象でもかまいませんし、もう少し踏み込んで業務に関する印象でもかまいません。もちろんネガティブな感想は避けるべきではありますが、あなたの企業に対する積極的な気持ちや意欲ある態度をアピールすることが重要です。
企業の担当者も自身の企業や業務に対して興味を持ってもらえることは、うれしいこととして受け止めます。あなたらしさを表現する背曲的な文面を構成しましょう。

今すぐ使えるメール例文

件名:会社説明会参加のお礼

株式会社〇〇
人事部〇〇〇〇様

本日、貴社の説明会に参加させて頂いた〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
お忙しい中、お時間を割いてお話をして頂き誠にありがとうございました。
実際に働いている社員の方からもお話を伺う事ができ、
非常に有意義な時間を過ごせたとともに貴社への入社意欲がさらに高まりました。
本日頂いた資料を元に、貴社への理解を一層深めていきたいと思います。
今後もご連絡を差し上げる事があるかと存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
本日は誠にありがとうございました。

以上基本的な文例を示しました。基本的な定型というものは守る必要があります。これは常識とマナーの問題です。しかし、担当者の心にちょっと引っかかるもの就活生の印象の痕跡は残したい、というのが理想的でしょう。かといって突拍子のないことを書きましょうということではありません。
過剰な個性のアピールは逆効果です。例えば、担当者に対する畏敬の念でも良いですし、説明を受けた業務に対する意欲など企業への志望意欲の高まりや業務への興味の深化など、就活生の人柄を感じさせ、そのことが自己紹介へと繋がっている素直な感想が望ましいといえます。

送信前は念入りにチェックする

お礼メールの文面が完成し、いよいよ送信する前にもう一度チェックしましょう。これは必要なことです。まず、基本の書式に間違いはないか、相手の印象に残る文面になっているか、失礼な物言いはしていないか、文法は正しいかなど短い文面であるとしても確認することは山ほどあります。
とくに普段の学生生活では使用しない敬語、謙譲語などの用法には注意してください。何気なく使ってしまっていても、実際には間違った用法というものも多々あります。念のため辞書で調べ直すことも必要となります。慎重になり過ぎて困ることはありません。あなたの今後の人生を左右するかもしれない重要なメールです。くれぐれも後悔のないよう、念入りにチェックをしましょう。

誤字脱字や名前の間違いはNG

このようなお礼メールで、最大限に注意を払わなければならないことがあります。誤字脱字がないことは基本中の基本ですから十分に注意してください。これはチェックの最重要事項です。文面がいかに素晴らしいものであっても、誤字脱字のある時点であなたの能力を判断されてしまうということさえあります。あなたにとっては単なるうっかりミスであっても、受け取る企業の担当者はあなたのビジネスに対する能力、態度、意欲の欠如として捉える場合もあるということを考えてください。
さらにメールの送信相手が判明している場合は、役職名と名前を間違えないように、連名の場合はその順番に気をつけることが必要です。企業の組織では、役職とヒエラルキーは大変に重要なポイントです。くれぐれも間違いの無いようにしましょう。

就活が有利になるわけではない

会社説明会へ参加させていただいたことに対するお礼メールは、必ずしも就活が有利になるわけではありませんが、社会人として身に付けるべきマナー、そして経験のひとつとして送信するものです。少なくとも担当者には、この就活生が社会人として活動していく準備ができているか否かは判断できるものになります。送信して損をするものではありませんし、送信しなければ明らかに損をする、そういったものです。
ビジネスの現場では、何よりもマナーや常識が重要視されます。挨拶をし、会話をし、意見を述べ合い仕事を進め、そして礼をつくします。このようなマナーはビジネス、さらに社会人として活動する限り必ず付いて回るものです。今この時からしっかりとそれを身に付けておくことが必要です。

お礼メールも社会勉強の一つ

たかがお礼メールといっても、さまざまな意味合いが詰まっていると感じた方もいるかもしれません。しかしこれを攻略したからといって、就活が完全に成功するわけではないです。お礼メールを送信することは損にはなりません。就活生のあなたは、恐らく複数の企業を候補としていて、それぞれの会社説明会に参加すると思いますが、それらの企業一つひとつにお礼メールを送信することになります。
お礼メールは、それらの企業の印象を比較整理するのに役立つかもしれません。あなた自身の就活の向き合い方次第です。その意味で説明会へのお礼メールはあなたにとっての社会勉強のひとつとして捉え、ぜひ実践していきましょう。

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