OB訪問の前後で返信をする際に覚えておきたいマナー｜来ない場合の対処法もご紹介します

OB訪問のお礼メールはその日中に送る人がほとんど！

キャリアパーク会員の就活生を対象に「OB訪問のお礼メールは何時間以内に送るべきだと思いますか？」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。

■調査方法：キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時：2017年3月7日
■調査元：ポート株式会社
■調査対象者：キャリアパーク会員の就活生
■質問内容：「OB訪問のお礼メールは何時間以内に送るべきだと思いますか？」

OB訪問後には、お礼メールを送るのがマナーです。では、時間帯に決まりはあるのでしょうか？アンケートを取ったところ、2～3時間以内といった回答から、その日の折るまでと答えは様々です。 この記事では、お礼メールの返信ポイントを、送る時間帯と合わせてご紹介します。

OB訪問を行う際にはメールでのマナーが大切

就活においてOB訪問を行う際には、電話もしくはメールを用いるのが一般的です。直接会って話すほどOBは暇ではないので、連絡を取る際には空き時間で返信できるメールを用いることが多いでしょう。しかし、その際にもしメールのマナーをわきまえていなければ、OBに不快な思いをさせてしまうかもしれません。そのため、OB訪問でメールを用いる際には、マナーを把握しておくことが大切なのです。

日程調整や内容確認などではメールの返信が必須となる

メールのマナーを把握しておく際、送ることばかりを気にしている人がいます。しかし、OB訪問では日程調整や内容確認を行うため、高い確率でメールのやり取りが行われるでしょう。そうなれば、返信のマナーもしっかりと把握しておかなければなりません。OBにメールを送る際には、送るところから返信のマナーまできっちりと知っておきましょう。

メールを送る際に覚えておくべき基本のマナー5つ

これから、覚えておくべきメールのマナーを5つご紹介していきます。どれも基本といえるマナーなので、もし守れなければOBに悪い印象を与えてしまうでしょう。悪い印象を与えてしまえば、最悪の場合、OB訪問がナシになる可能性も考えられます。送信・返信は関係なく、以下の5つのマナーは必ず守るようにしてください。

①：終業時間内でお昼休みを避けた時間帯が◎

メールの利点は、自分のタイミングでチェックができることです。そのため、メールを送る時間帯はいつでも大丈夫でしょう。ただし、常にOBが会社にいるわけではないので、可能ならば終業時間内に送る方が好印象を得られます。お昼休みの時間が分かるならば、避けて送るのもポイントです。そうすることで、時間帯に配慮できる学生という印象を与えられるでしょう。

②：件名は簡潔で分かりやすいものを心がける

社会人であるOBは、常に多くのメールを受信しています。そのため、ぱっと見て分かるような件名を付けておくこともマナーです。そうすることでメールに優先順位がつけられるため、OBの仕事を邪魔せずにすむでしょう。件名をつける際には、簡潔で分かりやすいものを心がけてください。

③：本文では冒頭で結論を書いておくことがマナー

また、メールの本文では、挨拶文や氏名を書いた後に結論を書いておきましょう。そして、その後に詳しい内容に触れていってください。そうすることで、内容がより伝わりやすくなります。結論を出しておかなければ、最終的にどんなことが言いたかったのか、OBに伝わらないことがあるでしょう。そのため、冒頭で結論を出しておくことが大切なのです。

④：最後には長くない程度の署名をいれておく

ビジネスメールを送る際に必ず守るべき基本マナーの1つが、最後に署名をつけることです。ネット上で署名のテンプレートを検索すれば出てきますので、ぜひ参考にしてください。署名では「大学・学科・氏名・電話番号・メールアドレス」などを書いておきましょう。特に電話番号などの連絡手段を書いておくと、OBがアクションを起こしやすくなるので、好印象を与えられます。

⑤：添付ファイルが重くならないように注意

最後に、添付ファイルのマナーも覚えておいてください。OB訪問にあたって履歴書などを添付する場合は、ファイルの重さに注意です。添付ファイルが重すぎると迷惑メールと判断されて届かなかったり、開くのに時間がかかりOBをイライラさせたりしてしまうでしょう。基本的にファイルの重さは2MB以内に収めるのが、一般的なマナーとなります。

OB訪問を日程調整する返信の例文

OB訪問を行うと決まった際には、日程調整を行わなければいけません。以下では、OB訪問の許可メールが来たという前提で、日程調整をする返信の例文をご紹介します。

相手側の都合を考えていくつか選択肢をあげるのがポイント

OB訪問の日程調整をおこなう際は、いくつか選択肢をあげておくのがポイントとなります。先述したとおり、社会人であるOBはいつでも暇なわけではありません。そのため1つしか日程の選択肢がない場合、予定が合わずにOB訪問ができない可能性もあるのです。日程調整をする際には、OBの都合を考慮したうえで、いくつか選択肢を用意しておきましょう。

依頼への返信が来ない場合にはしばらく待ってみる

上記では、OB訪問の依頼に対して許可を得た際の返信についてご紹介しました。しかし、場合によっては、OB訪問の依頼へ返信が来ないこともあるでしょう。そういった際には、OBが忙しくて保留にしている可能性もあるので、しばらく待ってみてください。すぐに電話をかけるなどの行為は、やめておくのがマナーです。

それでも来ないなら電話をかけてみるのも1つの方法

OB訪問の依頼に対して返信が来なければ、時間が経つほど不安になっていきますよね。もし2週間以上経っても返信が来ない場合には、電話をかけてみるのも1つの方法です。メールには気付いたけど保留のまま忘れてしまったり、メールそのものに気付いていなかったりする可能性もあるでしょう。2週間以上経っても返信が来ずに不安な場合は、「返信の催促」ではなく「届いたかどうかの確認」として、電話をかけてみてください。

OB訪問のお礼メールに返信がきたら①：早めに返す

次に、OB訪問のお礼メールに返信がきた場合の対処法を見ていきましょう。 原則として、OB訪問のお礼メールに返信がきたら、早めに返してください。この場合のOBは、忙しい中OB訪問を受けてくれた上に、こちらから送ったお礼メールに対して丁寧に返信までしてくれているのです。OBからの心遣いに感謝を込める意味も込めて、すぐに返信することがマナーとなります。 また、そのように丁寧な対応をするOBは、気配りもできて仕事もできることが考えられます。そういった人物は相手のことを深くまで見ていますので、悪い印象を持たれないためにも、すぐに礼を尽くしたメールを返すようにしましょう。

返信が遅れると印象が悪くなる可能性がある

OB訪問時の情報は、人事に流れる可能性があります。返信が遅かったからといってOBが人事に悪い評価を伝える可能性は低いですが、万が一ということも考えておきましょう。また、返信が遅い場合、レスポンスが悪いと考えられてしまう可能性もあります。どんなに遅くても、24時間以内に返信するようにしてください。早ければ早いほど、レスポンスの早さをアピールできるでしょう。

OB訪問のお礼メールに返信がきたら②：短い文にする

OB訪問のお礼メールに対する返信には、短い文で返した方が好印象です。なるべく短く、すっきりとまとめたメールを送ることがポイントとなります。もしOB訪問で仲が良くなったのならば、色々書きたくなることもあるでしょう。しかし、長いメールは忙しいOBにとって、迷惑となりかねません。あまり長くならないように要点をまとめて送るのが、お礼メールへの返信に対するマナーとなるのです。

長文を打つと誤字脱字やマナー違反のリスクも高まる

また、長文を打つことで、内容やマナーから逸脱してしまう恐れがあります。さらに、誤字脱字をしてしまう可能性も高まるでしょう。折角OB訪問で好印象を与えていても、その後のメールで台無しにしてしまえば意味がありません。誤字脱字やマナー違反を防ぐためにも、なるべく簡潔にまとめるようにしてください。

OB訪問のお礼メールに返信がきたら③：近況をいれる

OB訪問のお礼メールに返信が来た場合は、その後の近況を短く付け加えて返すのがポイントです。OB訪問の後は、OB自身も「あの学生は就職活動どうしているかな」などと、少し気にしてくれていることがあります。詳しい状況を書く必要はありませんが、前向きに就職活動に取り組んでいるといった旨を短くまとめて、メールに書き加えておきましょう。

礼を尽くす姿勢は社会人になってからも必要となる

OBによっては上記のような返信を受け取ったことで、「OB訪問を受けて良かった」と思ってくれるかもしれません。また、「自分に手助けできることがあるなら」と、今後も相談にのってくれるようになる可能性があります。 お礼メールへの返信に対しても丁寧に返す行為は、相手に対して礼を尽くすことになります。そしてそのような対応は、社会人になってからも確実に必要となる瞬間があるのです。今後のためにも、今から礼を尽くす習慣をつけておきましょう。

OB訪問のお礼メールに返信が来た場合に返す例文

OB訪問のお礼メールに返信が来たら、礼を尽くして返すことが大切です。以下では、その例文をご紹介しますので、参考にしてください。短く近況を入れて早めに返すことを、しっかりと意識して作成しましょう。

件名の「Re:」はつけたまま残しておくのがマナー

相手から返信が来た場合、件名に「Re:」という文字がついている場合があります。メールのマナーとして、この場合の「Re:」は消さずに残しておきましょう。そうすることで、再度チェックした時に何のメールなのかすぐに思い出せます。話題が変わる場合は件名も合わせて変えた方が良いですが、同じ内容の場合は不要なのです。

OB訪問に関する返信マナーを把握しておこう！来ない場合には電話するのも1つの対処法

本ページでは、OB訪問の前後で返信をする際に覚えておきたいマナーを、例文と合わせてご紹介いたしました。メールは、件名や本文など多くの項目から構成されており、その1つ1つにマナーがあります。そのため、それぞれのマナーをしっかりと把握しておき、OBが不快に感じないメールを作成することが大切です。OBとの仲が悪くなってしまえば、OB訪問も白紙となる可能性は十分にあります。そのようなことでは、社会人になってからもやっていけません。OBとのやり取りは、社会人になる前の予行練習ともいえるのです。たった1つのやり取りでもしっかりとマナーを意識して、失礼のないメールを作成しましょう。