2018年10月11日(木) 更新

学生が就活で使うメールの正しい署名をテンプレート例で覚えよう

あなたの就活メール、人事担当は注意して見ています

突然ですが、あなたはメールのマナーに自信がありますか?
学生から社会人になるにあたって、メールのスキルは必ず必要になってきます。プライベートで友人や家族と交わすメールとは異なり、社会人の必須スキルであるビジネスメールは、さまざまなマナーを習得したうえで作成しなければなりません。また、就活段階から、企業の担当者とのやりとりを通じて、必要最低限のマナーを求められるのです。
日頃、あたりまえのように利用しているメールですが、そんなの簡単だ、とあなどるのは危険です。注意すべきポイントが意外に多いのが、メールのマナーなのです。

就活生の実態調査。分からないことをそのままにするのはNG!

■調査方法:メールを配信して学生にアンケート
■調査実施日:2017/1/18
■投票数:1678

就活生を対象に1678名から集計したアンケートによると、「就活メールの署名の書き方がわからない?」という質問に対して、70.4%の人がYes、29.6%の人がNoと答えました。(2017年1月時点、キャリアパーク調べ)

多くの就活生が、メールの署名の作り方を把握できていないというのが現状です。言い換えると、少しでも対策をすることで、周りと差をつけるとも言えるわけです。
面接官や人事担当は、そうした細かいマナーも含めて学生を評価しているのです。
まずは、メールについての基本を簡単に説明します。

基礎①:メールアドレスはビジネスシーンでも通用するものに!

学生が普段使っているメールアドレスは、就活で使用するには適さないケースが多いでしょう。中には悪ふざけが過ぎるものや、彼氏彼女の名前やあだ名がはいっていたりするものもあります。そうしたメールアドレスは人事の評価を下げる可能性もあります。よって、就活で使用するメールアドレスはビジネスシーンでも通用するようなものにしましょう。

基礎②:就活に適したメールアドレスはシンプルでわかりやすいもの

就活時にふさわしいメールアドレスとは、具体的に言うと、大学で振り分けられた自分のメールアドレスが挙げられます。一度設定してしまえばスマートホンでも見れますし、学生なのですから特に問題がなければ大学で振り分けられたメールアドレスを用いるのをお勧めします。

それが何らかの事情で無理なのであれば、大学のメールアドレスのようにシンプルかつ分かりやすい、「フルネーム+誕生日」といったメールアドレスを取得して、就活用のメールにするといいでしょう。
そんなことは分かっている!という方も、ちょっと自信がない方でも、すべての就活生は「就活マナー」から準備するのがいいでしょう。

学生が就活メールの署名に盛り込むべき内容と注意点とは

それでは、学生が就活のときに使用するメールでの署名に盛り込む内容を見ていきましょう。自分の情報を見やすく記載するだけなので、そう難しいものではありません。しかし、社会人が送るメールのほとんどには署名がついていると考えた方が良いでしょう。

それを考えると、採用担当者から見た場合、署名の無いメールには違和感を覚えるのです。署名のテンプレートは以下でご紹介しますので、テンプレートを参考にして内容のある署名をしっかりと作成しましょう。まずは署名に記載する内容の確認です。

就活メールの署名に盛り込む内容テンプレ

■大学・学部・学科・学年
■氏名
■メールアドレス

■郵便番号
■住所
■携帯電話番号
■自宅電話番号

上記のようなテンプレートを使えば間違いは無いでしょう。このテンプレートの順番の通りに自分の個人情報を盛り込んでください。

署名を作るときはフリガナ・ローマ字などを使って見やすくする

なお、署名は横に長すぎても見づらいので、大学名や学部名が長い場合は、2行にしてしまってもかまいません。また、学年は省略してしまってもかまいません。自分の氏名が珍しい名字であったり、複数の読み方をできる場合は、漢字の氏名の後ろにローマ字でも氏名を記載すると親切です。

住所については、メールの署名に盛り込むことに、少し抵抗を覚える人もいるかもしれませんが、事前に提出した履歴書などにはすでに住所が載っていますし、人事部の社員がパソコンで事務作業するときにあると便利な場合が多いので、どうしても嫌という学生以外は盛り込んでおきましょう。一人暮らしで固定電話をひいてなければ、自宅電話番号は書かなくても大丈夫ですよ。

署名ができた人は就活中に送るメール対策を万全に

就活中に避けては通れない「採用担当者」とのメールのやりとり。普段メールを使わない人は必ず戸惑います。そんな時心強いのがこの就活マナー集。色々なシーンでのメールの書き方をカバーしています。就活が始まる前にかならず読みましょう!

就活で使うメールの正しい署名のテンプレートを紹介!

それでは最後に、就活で使用するメールの署名の正しいテンプレートを紹介します。テンプレートの通りですし、よく知っている自分の個人情報なので、難しいことではないでしょうが、誤字や脱字には十分注意してください。学生だからと大目にみてはもらえません。

学生が就活で使うメールの正しい署名のテンプレート例

――――――――――――――――――――
○○大学 □□学部 △△学科4年
山田太郎(やまだ たろう)
E-mail:taroyamada0101i@xxxx.co.jp

〒123-4567
○○県○○市○○町○○3-4-5
自宅TEL:000-1234-5678
携帯TEL:090-1234-5678
――――――――――――――――――――

―――――――――――――――■□■
◎◎大学 ○○学部 △△学科4年
田中久美子(たなか くみこ)
e-mail:xxxxxxx @xxx.co.jp

〒123-4567
○○県○○市○○町○○6-7-8
自宅TEL:000-1234-5678
携帯TEL:090-1234-5678

■□■―――――――――――――――

テンプレートの署名は、誰が見てもシンプルで分かりやすいですよね。
なお、署名の書く内容が同じなら外枠で個性をつける、なんてことは絶対にしないでください。例えば☆などを並べてしまうと子供っぽい印象を与えてしまいますし、本気で就活に臨んでいない学生だと思われてしまいます。マナー関連については個性を出すよりも、基本に忠実に行なうことが大切です。

就活メールで使う正しい署名は「分かりやすく」「誤字脱字がない」もの

本ページでは、就活で使うメールに正しい署名を添付する方法をご紹介しました。署名をメールの下に設置させておくのは、就活の中でも基本かつ大事なマナーです。署名に名前や大学が書いてあることで、誰からのメールなのかを把握できるようになります。この記事を参考に、就活を始める段階できちんとした署名を準備しておきましょう。

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