就活中の不在着信に対する折り返しマナー6つと電話する際の例文・ポイント

折り返し電話では失礼のないように気を遣うのが基本！

■調査方法：キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時：2017年2月22日
■調査元：ポート株式会社
■調査対象者：キャリアパーク会員の就活生
■質問内容：「応募企業からの不在着信に折り返すときはどのような点に気をつけていますか？」

応募企業からの不在着信に折り返し電話をかける場合、言葉遣いなど気を付ける点を理解できていても、実際にどういったマナーが適切なのかを把握している学生は多くありません。適切なマナーを用いて折り返し電話ができれば、良い印象を残すことができるでしょう。この記事で紹介するいくつかのマナーを把握すると、好印象を残せます。

就活中の着信無視はNG

就活生の皆さんは、不在着信に対し折り返し電話をかける場合のマナーを把握していますか。普段だったら着信拒否にしたり、そのまま無視してしまいがちな不在着信ですが、就活中に着信を無視するのは、非通知であっても禁物です。

就活中の不在着信を折り返すのは基本中の基本

就活中に不在着信が入っていた場合、折り返すのが基本中の基本となっています。それは、企業から面接や就職説明会の案内、内定時の対応などを伝える電話の可能性があるからです。特に、留守電が入っていた場合は、すぐにかけ直しましょう。もし、折り返し連絡をしなかった場合、「志望意欲なし」「社会人としてのマナー(報連相)がなっていない」と企業側に判断されかねません。

知らない番号や非通知設定でも折り返し電話をした方が良い

連絡したことのない電話番号や非通知設定で着信が入ると、どうしても不信感から電話を折り返せない就活生も多いでしょう。しかし、余程のことがない限り、就活中はすぐに折り返し電話をしてください。不信感が拭えないのであれば、インターネットで電話番号を検索してみましょう。ホームページなどで、電話番号を提示している企業もあります。
また、電話帳登録したとしても、企業内の別の電話番号から連絡が入ることもあります。登録されていないから、と自己判断で出ないのは危険です。もし、覚えのない電話番号であり、さらに検索しても出てこなかった場合は、「184+電話番号」と入力すれば非通知で電話をかけることができます。

伝言メモと留守電を事前に準備するのがおすすめ

まだ企業からの電話を受けたことがない方は、知らない電話番号や非通知設定の電話番号から不在着信が入る場合に備えて、伝言メモと留守番電話の設定をしてみましょう。留守番電話サービスに登録しておけば、どのような要件で連絡が入っていたのかをかけ直す前にチェックできます。また、電話番号を調べたり、非通知設定でかけ直したりする手間がある程度省けるでしょう。

企業は折り返しのタイミングや話し方で面接に臨む姿勢・意欲を見ている

企業へ折り返し電話をした時、採用担当者側は就活生の態度や言葉遣いはもちろん、電話するタイミングもチェックしています。それら配慮しているかどうかで評価が大きく分かれるでしょう。なお、電話するタイミングに関しては、この後紹介する時間帯に発信してください。

人事は黙って切り捨てる！あなたのマナーは大丈夫？

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就活に関連する電話の折り返しマナー6つとは？

ここからは、企業からきた電話への折り返しマナーを6つにわけて紹介します。基礎的なマナーになるので、最低でもこれらをしっかりと把握したうえで折り返し電話をかけましょう。

折り返しマナー①：メモができる準備をしておく

折り返し電話をする際はメモ帳や筆記用具の準備をしましょう。連絡事項が多い場合、自分の記憶だけですべてを覚えるには限界があります。電話をする前に、連絡事項が多いかどうかを把握するのは困難なので、できるだけメモの準備を整えておくと良いでしょう。
また、企業から留守電が入っていた場合、今後に関係する連絡事項が話されているかもしれません。連絡事項が入っていたら、内容をメモしてから、折り返しの電話をかけましょう。連絡事項が伝わっていることを最初に話しておけば、やり取りの重複を避けられますし、企業側に「話を聞いていた」と好印象を持たれるかもしれません。

折り返しマナー②：電話する環境を整える

折り返しマナーの2つ目には、電話環境を整えることがあげられます。外出中に着信があった際、すぐに折り返すことが大事だとしても、騒がしい街中で話すのはマナー違反です。周りが騒がしいと通話の音声が聞こえず何度も聞き返すことにつながります。連絡を取る際は静かな室内が理想ですが、それが難しければ人通りの少ない場所でかけ直しましょう。
ただし、電波状況がいい場所でなければ電話が途切れとぎれになりますので、周囲の騒音だけでなく、電話の電波も気にしておきましょう。

折り返しマナー③：電話する時間帯に気をつける

折り返し電話をする時間帯に気をつけるのも、マナーとして基本中の基本でしょう。就活生の皆さんも忙しいのは当然ですが、仕事をしている採用担当者は、さらに時間に対してシビアな状況です。そのため、これから紹介する理想の時間帯に電話するようにしましょう。

このように、朝の早い時間帯や昼食時、退勤前を避けて連絡を入れましょう。夜に不在着信が入っていたとしても、20時以降にかけ直すのは禁物です。その場合は慌てず、翌日の午前中に連絡を取ってみましょう。

折り返しマナー④：言葉遣いに気をつける

学生や就活生も、社会人の一員です。とはいえ、実際に仕事をしているわけではありませんから、ビジネスマンの言葉遣いが完璧にできる人はいません。それでも、通話中は採用担当者や企業の方に対して、できるだけ丁寧な言葉遣いを使い、社会人としての自覚を持ちましょう。
例えば、電話をかける際に「もしもし」と話すのは禁物です。この場合は「お忙しいところ恐れ入ります。」などと話すようにしてください。

折り返しマナー⑤：自分から名乗る

相手が電話に出た際、必ず名前と学校名を伝えましょう。これは、折り返しに限らず電話する際に覚えておきたいマナーのひとつです。名乗らなければ、採用担当者や企業の方は誰からの電話なのかわからず「どちら様でしょうか」と余計な手間をかけさせてしまいます。
また、担当者の携帯電話など、直接本人につながる番号だったとしても、折り返しで電話した旨を伝えなければいけません。それは、担当者がどの案件に対する連絡なのか、はっきりしない場合があるためです。

折り返しマナー⑥：重要な情報は復唱する

折り返し電話を入れてさまざまな連絡事項を教えてもらったあと、「聞き逃したから」「忘れたから」と何度もかけ直してはいけません。何度もかけ直すと、採用担当者側の業務に支障をきたしますし、「人の話を聞いていないのか？」と、思われる場合があります。
①と共通しますが、しっかりと話を聞きながらメモを取り、特に重要な連絡事項は復唱して相互確認を取るよう心かけましょう。

あなたのマナー力はどのくらい？

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就活中に企業へ折り返し電話する際の例文とポイント3つを紹介

最後に、企業からきた不在着信に折り返し電話する際の例文とポイント3つを紹介します。ここまで紹介した、6つの折り返しマナーをしっかりと認識したうえで電話をしましょう。シチュエーション別のポイントもいくつか紹介します。

ポイント①：取次依頼する際は丁重にお願いする

上記の例文では、担当者に直接電話がつながった場合の対応を紹介しましたが、別の社員が出てくるケースも考えられます。別の社員が電話に出た時は、折り返しマナー⑤で紹介したように名乗り、取次依頼を丁寧にする必要があります。以下の例文を参考にしましょう。

ポイント②：担当者に挨拶する際は一言お詫びを添えよう

担当者に電話がつながった場合、「先程は、すぐに電話に出られず申し訳ございません。」と一言お詫びを入れましょう。使うタイミングは折り返しマナー⑤で紹介したように、名乗ってからお詫びするよう心かけてください。お詫びをせずに、話を進めてしまうと、採用担当者に不快な思いをさせてしまいます。一言、お詫びを添えてから本題に入りましょう。

ポイント③：担当者不在の場合は必ずこちらからかけ直す旨を伝える

不在着信に気づき、すぐに折り返しの電話を入れたからといって、必ず相手が電話に出られるわけではありません。会議や別の方の連絡などで不在の可能性もあります。その場合は改めてこちらからかけ直す旨を伝えましょう。以下、例文になります。

就活での不在着信はかけ直しが基本！正しい折り返しマナーを知って対応しよう

本ページでは、就活中にかかってきた電話の折り返しマナーを見てきました。電話に出られなかったとしても、きちんとした対応をすれば、企業側にも良い印象を与えることができ、面接が有利に進むかもしれません。不在着信が入った際は、なるべく、すぐに折り返しの電話を入れましょう。その際は、時間帯や電波などに配慮して電話しましょう。