2017年07月04日(火) 更新

秘書の志望動機が書けない人必見~仕事内容・取得しておくべき資格・伝えるべきポイント~【例文あり】

秘書関連の仕事を希望する人は少ない

就活生の回答

キャリアパーク会員の就活生を対象に「秘書関連の仕事へ応募をする予定はありますか?」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。

  • わからない
  • ありません。
  • あればしたい
  • いいえ
  • 今は予定はないです

■調査方法:キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時:2017年3月7日
■調査元:ポート株式会社
■調査対象者:キャリアパーク会員の就活生
■質問内容:「秘書関連の仕事へ応募をする予定はありますか?」

アンケートの結果によると、就活で秘書関連の仕事へ応募する予定の学生は少ないことが分かりました。理由として、「どんな仕事なのか分からない」「あまり募集されているイメージがない」の2点が挙げられます。では、秘書を目指す場合は、どんな志望動機を作成すれば良いのでしょうか。本ページでは、秘書の仕事内容や志望動機の書き方をご紹介します。

秘書の仕事内容

主な仕事内容は上司のサポート

一口に秘書といっても、その種類は様々です。一般的に知られている企業秘書以外にも、医療秘書や学校秘書などがあります。そんな秘書全体に共通している点は、「上司が業務に専念するためのサポートをおこなう」ということでしょう。細かい仕事内容は、上司によって異なります。

大きく分けると5つの仕事がある

秘書の仕事内容は、上司によって異なるとご紹介しました。ただ、上司に関係なく、多くの秘書がおこなっている仕事がいくつかあります。その内容は以下の通りです。

秘書の主な仕事内容

  • スケジュール管理
  • 環境整備
  • 電話・メール・来客対応
  • 文書作成
  • 情報管理

とくに情報管理は、重要な情報に触れることもあるため、責任が大きい仕事だといえるでしょう。

秘書として働く際に取得しておくべき資格

秘書技能検定があるとマナーやスキルを証明できる

秘書を目指す人が受験する有名な検定試験として、秘書技能検定が挙げられます。この検定に合格しておけば、秘書に必要なマナーやスキルを証明できるでしょう。
秘書技能検定は6・11・2月の年3回開催されており、受験資格はとくにありません。部門は理論と実技に分かれており、それぞれで60%以上正解していれば合格となります。受験する際は、問題集などを用いて対策をおこないましょう。

資格がなくても丁寧な言葉遣いとスキルがあれば◎

秘書技能検定についてご紹介しましたが、これは秘書になるうえで、必ず取得が義務付けられているわけではありません。秘書技能検定へ合格していなくても、秘書になるのは可能なのです。秘書に必要なのは、丁寧な言葉遣いやPCスキル、外資系企業の場合は英語力となります。秘書技能検定を受検する時間がない場合は、こういったスキルを磨いてカバーしましょう。

秘書の志望動機を書く際に伝えるべきポイント

①「人をサポートすることが好き」

秘書の志望動機を書く際に伝えるべきポイントを、3つ見ていきましょう。1つ目のポイントは、「人をサポートするのが好き」ということです。理由は、サポート役として活躍する陰の存在こそが「秘書」だからです。
秘書がおこなうサポートでは、上司だけでなく周りの人全員への気遣いが求められるでしょう。そのため、人をサポートすることが好きでなければ、精神的に厳しいと考える採用担当者がいるのです。そこをカバーするためにも、秘書の志望動機では「人をサポートすることが好きです」と、はっきりアピールしましょう。

②「臨機応変に幅広い仕事をこなしたい」

2つ目は、「臨機応変に幅広い仕事をこなしたい」ということです。秘書の仕事内容は、スケジュール調整から社内文書の作成まで幅広くあります。業務に取り組む際は、優先度を見極めて臨機応変に対処することが求められるでしょう。
臨機応変に幅広い仕事をこなすためには、多くのスキルを取得しておくと便利です。そのうえで、入社後にスキルを身につける熱意があることも伝えると、採用担当者から高評価が得られるでしょう。

③「コミュニケーション能力に自信がある」

3つ目は、「コミュニケーション能力に自信がある」ということです。秘書の仕事内容では、会社の顔として社外の人とやり取りする機会が多くあります。そんな秘書がやり取りをする相手の中には、大切なクライアントなども含まれるでしょう。そのため、秘書には、円滑な信頼関係を築くためのコミュニケーション能力が求められます。コミュニケーション能力をアピールする際には、「積極的に話しかけられる」「空気を読める」など、具体的に伝えましょう。

秘書を目指す人が知りたい志望動機の例文

例文①

秘書を目指す人に向けて志望動機の例文をご紹介しますので、参考にしてください。

私が貴社を志望した理由は、〇〇という点に魅力を感じたからです。高校時代、元秘書の先生のもとで接遇や電話対応の授業を受けていました。そこでは、接遇や電話対応のマナーはもちろん、積極性やコミュニケーション能力を身につけられました。とくに敬語を得意としていたので、丁寧な言葉遣いには自信があります。私は、これらの身につけたスキルを、秘書として貴社で活かしたいと考えました。秘書の仕事は幅広いので、自分に足りない部分があると感じた場合は、すぐに勉強して身につけます。秘書の仕事に丁寧に取り組むことで、貴社へ貢献できるよう努力いたします。

例文②

私は貴社の秘書として働くことで、会社全体に貢献したいと考えています。もともと人のサポートをすることが好きな性格のため、自分に向いていると感じました。もちろん、好きなだけでやっていけるほど秘書は甘くないため、参考書を読んだり大学の先生に頼んだりすることで、マナーやパソコンスキルを身につける努力を続けております。貴社の秘書として、上司だけに限らず社員全員が仕事をしやすいようサポートすることで、やりがいを感じられると考えています。縁の下の力持ちとして貴社で働き、貢献できるよう努力する所存です。

例文③

貴社の秘書になることで、これまで会社を大きく育ててきた方々を、精一杯サポートしていきたいです。とくに貴社は、取り組んでいる事業内容が幅広いため、秘書としてサポートできる部分もたくさんあると思います。私は高校時代、陸上部のキャプテンをしていました。そのため、当時身につけたコミュニケーション能力を活かし、クライアントの方々と円滑な関係を築ける自信があります。コミュニケーション能力以外でも、貴社で必要と思われたスキルは積極的に学び、努力を怠らない所存です。貴社の顔として社外の人とやり取りをおこなうことで、少しでもサポート役として貢献できたらと考えています。

秘書の仕事内容や必要な資格を理解して例文を参考に志望動機を作成しよう

本ページでは、秘書の仕事内容や必要な資格、志望動機を書く際に伝えるべきポイントなどをご紹介しました。秘書の仕事内容は、主に上司のサポートとなります。有名な資格として秘書技能検定が挙げられますが、必ずしも取得が必要なわけではありません。秘書の志望動機を書く際には、意欲やコミュニケーション能力をアピールしましょう。ぜひ本ページで紹介した例文を参考に、魅力的な志望動機を作成してください。

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