秘書の志望動機が書けない人必見～仕事内容・取得しておくべき資格・伝えるべきポイント～【例文あり】

秘書関連の仕事を希望する人は少ない

■調査方法：キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時：2017年3月7日
■調査元：ポート株式会社
■調査対象者：キャリアパーク会員の就活生
■質問内容：「秘書関連の仕事へ応募をする予定はありますか？」

アンケートの結果によると、就活で秘書関連の仕事へ応募する予定の学生は少ないことが分かりました。理由として、「どんな仕事なのか分からない」「あまり募集されているイメージがない」の2点が挙げられます。では、秘書を目指す場合は、どんな志望動機を作成すれば良いのでしょうか。本ページでは、秘書の仕事内容や志望動機の書き方をご紹介します。

秘書の仕事内容

主な仕事内容は上司のサポート

一口に秘書といっても、その種類は様々です。一般的に知られている企業秘書以外にも、医療秘書や学校秘書などがあります。そんな秘書全体に共通している点は、「上司が業務に専念するためのサポートをおこなう」ということでしょう。細かい仕事内容は、上司によって異なります。

大きく分けると5つの仕事がある

秘書の仕事内容は、上司によって異なるとご紹介しました。ただ、上司に関係なく、多くの秘書がおこなっている仕事がいくつかあります。その内容は以下の通りです。

とくに情報管理は、重要な情報に触れることもあるため、責任が大きい仕事だといえるでしょう。

秘書として働く際に取得しておくべき資格

秘書技能検定があるとマナーやスキルを証明できる

秘書を目指す人が受験する有名な検定試験として、秘書技能検定が挙げられます。この検定に合格しておけば、秘書に必要なマナーやスキルを証明できるでしょう。
秘書技能検定は6・11・2月の年3回開催されており、受験資格はとくにありません。部門は理論と実技に分かれており、それぞれで60％以上正解していれば合格となります。受験する際は、問題集などを用いて対策をおこないましょう。

資格がなくても丁寧な言葉遣いとスキルがあれば◎

秘書技能検定についてご紹介しましたが、これは秘書になるうえで、必ず取得が義務付けられているわけではありません。秘書技能検定へ合格していなくても、秘書になるのは可能なのです。秘書に必要なのは、丁寧な言葉遣いやPCスキル、外資系企業の場合は英語力となります。秘書技能検定を受検する時間がない場合は、こういったスキルを磨いてカバーしましょう。

秘書の志望動機を書く際に伝えるべきポイント

①「人をサポートすることが好き」

秘書の志望動機を書く際に伝えるべきポイントを、3つ見ていきましょう。1つ目のポイントは、「人をサポートするのが好き」ということです。理由は、サポート役として活躍する陰の存在こそが「秘書」だからです。
秘書がおこなうサポートでは、上司だけでなく周りの人全員への気遣いが求められるでしょう。そのため、人をサポートすることが好きでなければ、精神的に厳しいと考える採用担当者がいるのです。そこをカバーするためにも、秘書の志望動機では「人をサポートすることが好きです」と、はっきりアピールしましょう。

②「臨機応変に幅広い仕事をこなしたい」

2つ目は、「臨機応変に幅広い仕事をこなしたい」ということです。秘書の仕事内容は、スケジュール調整から社内文書の作成まで幅広くあります。業務に取り組む際は、優先度を見極めて臨機応変に対処することが求められるでしょう。
臨機応変に幅広い仕事をこなすためには、多くのスキルを取得しておくと便利です。そのうえで、入社後にスキルを身につける熱意があることも伝えると、採用担当者から高評価が得られるでしょう。

③「コミュニケーション能力に自信がある」

3つ目は、「コミュニケーション能力に自信がある」ということです。秘書の仕事内容では、会社の顔として社外の人とやり取りする機会が多くあります。そんな秘書がやり取りをする相手の中には、大切なクライアントなども含まれるでしょう。そのため、秘書には、円滑な信頼関係を築くためのコミュニケーション能力が求められます。コミュニケーション能力をアピールする際には、「積極的に話しかけられる」「空気を読める」など、具体的に伝えましょう。

志望動機作成に役立つジェネレーター

志望動機を作成する際に、「伝えたいことはたくさんあるけど、考えをまとめてわかりやすく伝えるのが難しい」という就活生は、「志望動機ジェネレーター」を活用しましょう。志望動機ジェネレーターを使えば、用意された質問に答えるだけで理想的な流れの志望動機が完成します。面接での志望動機に関する質問にも対策が可能です。無料でダウンロードできるので、効率的に志望動機を完成させましょう。

秘書を目指す人が知りたい志望動機の例文

例文①

秘書を目指す人に向けて志望動機の例文をご紹介しますので、参考にしてください。

例文②

例文③

秘書の仕事内容や必要な資格を理解して例文を参考に志望動機を作成しよう

本ページでは、秘書の仕事内容や必要な資格、志望動機を書く際に伝えるべきポイントなどをご紹介しました。秘書の仕事内容は、主に上司のサポートとなります。有名な資格として秘書技能検定が挙げられますが、必ずしも取得が必要なわけではありません。秘書の志望動機を書く際には、意欲やコミュニケーション能力をアピールしましょう。ぜひ本ページで紹介した例文を参考に、魅力的な志望動機を作成してください。