事務希望の人がおさえておきたいそれぞれの職種の業務

職種によって日々の業務内容や適性は違う

事務の仕事には、会社の事務作業全般にかかわる「一般事務」、営業部等で見積もり作成などの資料作成、営業のサポートを行う「営業事務」、この2種類は耳にしたことがあると思います。また、輸出入に関する事務を行う「貿易事務」というのもあります。もちろん同じ名前の事務でも会社によって違うこともありますが、こちらでは一般的な事柄について紹介します。それぞれの業務の違いはなんでしょうか。

一般事務とは

一般事務は書類作成、電話対応、来客応対等の社内の庶務業務全般を担う職種です。少し地味な作業ばかりと思われがちですが、各作業は企業に欠かせないもので「縁の下の力持ち」です。来客・電話応対を行うので、ビジネスマナーが求められます。また書類作成等の業務では、正確さとわかりやすさが必要になり、細かい気配りが大切な職種です。

営業事務とは

営業事務は主に営業担当者のサポートを行う職種です。商品の受発注、在庫や納期の管理、プレゼンテーション資料の作成、顧客からの電話対応と幅広い業務を担います。受発注や請求書発行などの専門的な業務も担う点が一般事務と異なります。営業担当者や取引先と関わることが多いので、コミュニケーション能力が必要です。

貿易事務とは

貿易事務とは商社などで輸出入に関する一連の手続きに関する事務を行う職種です。通関の手配、手続や船舶の手配、受発注の処理を行います。いろいろな関係者と調整を行う業務なので、コミュニケーション能力が求められます。また、海外の企業と取引を行うため、英語などの外国語でやり取りも多く、外国語能力も必要です。

資格取得でさらに広がる職種

上記で述べた3つ以外にも、資格を取得することで、選考が有利になるだけでなく、さらに職種の選択が広がります。また、資格の有無により給与の面で異なってくる場合もあります。ここでは資格を持っていたほうがいいい「経理事務」と「秘書」の2種類の事務についてご紹介します。

経理事務とは

経理事務は日々の出入金管理、伝票・会計帳簿の作成、給与計算や官公庁へ提出する税金関係の書類の作成等会社のお金に関わる職種です。会計や場合によっては税務に関する専門的な知識が必要となります。一般的には簿記2級程度の知識が必要だといわれます。数字を主に扱う仕事ですので正確さが求められます。

秘書とは

秘書は役員などの経営者や医師、弁護士などの専門職に直接ついてサポートを行う職種です。書類作成等の事務的な業務や来客の接待、スケジュール調整、出張時の交通手段、宿泊先手配など幅広い業務を担い、上司をサポートします。上司へ心配りやビジネスマナー、敬語の知識、またいろいろな事態に対応する臨機応変さも求められ、秘書検定の取得が大きく役立ちます。

職種を理解してどんな業務を担う事務なのかの確認が必要

同じ事務と言ってもいろいろな職種があることが分かっていただけたと思います。せっかく求人に応募しても希望していた業務と違っていたということがないよう、どんな業務を担う事務なのか確認が必要です。また職種によって求められる能力も異なるので、自己PRの方法も変わってきます。職種をしっかり理解し、自分の希望とする職種へ、より効果的なPRができるようにしましよう。